Comment rédiger un mémo?
La meilleure façon de rédiger un mémo est de commencer par une introduction d'un paragraphe qui explique ce qui se passe ou ce que vous voulez que les gens fassent et pourquoi. Ensuite, écrivez un corps qui comprend plus d'informations de base et de preuves qui appuient la décision dont vous informez les gens. Si les gens doivent prendre des mesures, indiquez clairement ce qu'ils doivent faire et quand. Concluez votre mémo avec un résumé amical qui réitère pourquoi vous pensez que la décision est la meilleure. Pour plus de conseils de notre critique, comme comment rédiger un en-tête de mémo et signer un mémo, lisez la suite!
Pour plus de conseils de notre critique, comme comment rédiger un en-tête de mémo et signer un mémo, lisez la suite!
Les mémos sont un excellent moyen de communiquer des décisions importantes ou des changements de politique à vos employés ou collègues. Il est important que vous preniez le temps de rédiger un bon mémo afin que votre message soit transmis comme vous le souhaitez.
Partie 1 sur 4: rédaction de l'en-tête du mémo
- 1Tapez "mémorandum" en haut de la page. Précisez que ce document est un mémorandum dès le départ. Étiquetez la page "MÉMORANDUM" à 4 centimètres (3,8 cm) du haut de la page. Mettez le mot en gras sur la première ligne. Vous pouvez soit le centrer sur cette ligne, soit l'aligner à gauche. Vous pouvez également choisir d'agrandir la police pour ce mot.
- Double espace entre cette ligne et la ligne suivante de l'en-tête.
- 2Adressez-vous au destinataire de manière appropriée. Un mémo est une communication commerciale formelle et vous devez également vous adresser formellement au lecteur. Utilisez un nom complet et le titre de la personne à qui vous envoyez le mémo.
- Si vous envoyez un mémo à l'ensemble du personnel, vous pouvez écrire: «À: Tous les employés.
- 3Ajoutez des destinataires supplémentaires dans la ligne CC. La ligne «CC» indique qui recevra une «Copie de courtoisie» du mémo. Ce n'est pas la personne à qui la note est adressée. Il s'agit plutôt de quelqu'un qui peut avoir besoin de rester informé des politiques ou des problèmes que vous abordez dans le mémo.
- 4Écrivez votre nom dans la ligne "de". L'en-tête doit inclure qui écrit et envoie le mémo. Votre nom complet et l'intitulé de votre poste figurent dans cette ligne.
- 5Inclure la date. Écrivez la date complète, en épelant le mois et en incluant la date et l'année. Par exemple, écrivez: «DATE: 5 janvier 2015» ou «DATE: 5 janvier 2015».
- 6Choisissez une phrase spécifique pour la ligne d'objet. La ligne d'objet donne au lecteur une idée de l'objet du mémo. Soyez précis mais concis.
- Par exemple, au lieu d'écrire «Fourmis» pour le sujet, soyez plus précis en écrivant «Problème de fourmis au bureau».
- 7Formatez correctement le titre. Le titre doit être en haut de la page, aligné sur le côté gauche de la page. Mettez les mots «À:», «DE:», «DATE:» et «OBJET:»
- Un exemple d'en-tête ressemblerait à:
À: Nom et titre du poste du destinataire
DE: Votre nom et titre du poste
DATE: Date complète à laquelle le mémo a été rédigé
OBJET: (ou OBJET:) De quoi parle le mémo (mis en évidence d'une manière ou d'une autre) - Lors de la construction du titre, veillez à doubler l'espacement entre les sections et à aligner le texte.
- Vous pouvez choisir d'ajouter une ligne sous le titre qui s'étend sur toute la page. Cela séparera l'en-tête du corps du mémo.
- Un exemple d'en-tête ressemblerait à:
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Partie 2 sur 4: rédaction du corps du mémo
- 1Considérez qui devrait être le public. Afin d'amener les gens à lire et à répondre au mémo, il est important d'adapter le ton, la longueur et le niveau de formalité du mémo au public qui le lira. Faire cela efficacement nécessite que vous ayez une bonne idée de à qui le mémo est destiné.
- Pensez aux priorités et aux préoccupations de votre public.
- Essayez d'anticiper les questions que vos lecteurs pourraient avoir. Faites un remue-méninges sur le contenu du mémo, comme des exemples, des preuves ou d'autres informations qui les persuaderont.
- Tenir compte du public vous permet également d'être sensible à l'inclusion de toute information ou de tout sentiment inapproprié pour vos lecteurs.
- 2Passer une salutation formelle. Un mémo ne commence pas par une formule de salutation comme «Cher M. Edwards». Au lieu de cela, plongez directement dans votre segment d'ouverture qui présente le sujet dont vous discutez dans le mémo.
- 3Présentez le problème ou la question dans le premier paragraphe. Donnez-leur brièvement le contexte derrière l'action que vous souhaitez qu'ils prennent. C'est un peu comme un énoncé de thèse, qui introduit le sujet et explique pourquoi il est important. Vous pouvez également considérer l'introduction comme un résumé ou un résumé de l'intégralité du mémo.
- En règle générale, l'ouverture devrait occuper environ un paragraphe.
- 4Par exemple, vous pourriez écrire: «À compter du 1er juillet 2015, XYZ Corporation mettra en œuvre de nouvelles politiques concernant la couverture santé. Tous les employés bénéficieront d'une couverture santé et gagneront un minimum de 11€ par heure.
- 5Donnez le contexte du problème en question. Votre lecteur peut avoir besoin d'informations générales sur le problème que vous abordez. Donnez un peu de contexte, mais soyez bref et n'énoncez que ce qui est nécessaire.
- Si cela est pertinent, continuez votre mémo en indiquant pourquoi la politique est mise en œuvre. Par exemple, vous pourriez écrire: "Le gouvernement du comté a voté pour exiger que tous les employés du comté reçoivent un salaire minimum de 11€/heure."
- 6Soutenez votre plan d'action dans le segment de discussion. Faites un bref résumé des actions qui seront mises en œuvre. Donnez des preuves et des raisons logiques pour les solutions que vous proposez. Commencez par les informations les plus importantes, puis passez aux faits spécifiques ou à l'appui. Indiquez comment les lecteurs bénéficieront de l'action que vous recommandez ou seront désavantagés par manque d'action.
- N'hésitez pas à inclure des graphiques, des listes ou des graphiques, en particulier dans les mémos plus longs. Assurez-vous simplement qu'ils sont vraiment pertinents et convaincants.
- Pour les notes plus longues, pensez à rédiger des titres courts qui clarifient le contenu de chaque catégorie. Par exemple, au lieu d'indiquer «Politiques», écrivez «Nouvelles politiques concernant les employés à temps partiel». Soyez précis et bref dans chaque titre afin que le point de base de votre mémo soit immédiatement visible pour le lecteur.
- 7Suggérez les actions que le lecteur doit entreprendre. Un mémo est un appel à l'action sur un problème particulier, qu'il s'agisse d'une annonce concernant un nouveau produit de l'entreprise, de nouvelles politiques concernant les notes de frais ou une déclaration sur la manière dont l'entreprise résout un problème. Répétez l'action que le lecteur doit prendre dans le paragraphe ou la phrase de clôture.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Tous les employés doivent utiliser le nouveau système comptable d'ici le 1er juin 2015».
- Cela peut également inclure des preuves pour étayer vos recommandations.
- 8Fermez le mémo avec un résumé positif et chaleureux. Le dernier paragraphe de la note devrait reformuler les prochaines étapes pour résoudre le problème en question. Il devrait également inclure une note chaleureuse qui réitère la solidarité de l'organisation.
- Vous pourriez écrire: «Je serai ravi de discuter de ces recommandations avec vous plus tard et de donner suite à toutes les décisions que vous prendrez.
- Vous pourriez terminer par quelque chose comme «Nous sommes enthousiasmés par l'expansion de cette gamme de produits. Nous sommes convaincus que cela fera croître notre entreprise et fera de cette entreprise une entreprise plus durable.»
- Cela devrait généralement être d'une à deux phrases.
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Partie 3 sur 4: finaliser le mémo
- 1Formatez correctement votre mémo. Utilisez un format standard pour votre mémo afin de vous assurer qu'il est facile à lire. Utilisez une police de 12 points telle que Times New Roman ou Arial. Utilisez des marges d'un pouce sur les côtés gauche, droit et inférieur.
- Utilisez des paragraphes de style bloc. Double espace entre les paragraphes. N'indentez pas chaque paragraphe.
- 2Relisez votre mémo. Révisez et modifiez votre mémo pour vous assurer qu'il est clair, concis, convaincant et exempt d'erreurs. Vérifiez que vous êtes cohérent dans le type de langage que vous utilisez. Éliminez les mots savants inutiles ou le jargon technique.
- Vérifiez les erreurs d'orthographe, de grammaire et de contenu. Portez une attention particulière aux noms, dates ou numéros.
- Vérifiez qu'il n'est pas excessivement long et coupez tout matériau étranger.
- 3Écrivez à la main vos initiales par votre nom. Un mémo n'inclut pas de ligne de signature. Mais vous devez parapher le mémo avec un stylo dans l'en-tête. Écrivez vos initiales à côté de votre nom. Cela indique que vous avez approuvé le mémo.
- 4Utilisez du papier à en-tête pour mémo. Vous pouvez avoir du papier à en-tête spécial conçu pour les mémos, ou vous pouvez utiliser du papier à en-tête professionnel ordinaire.
- Si vous créez un document numérique (à utiliser pour l'envoi par courrier électronique, par exemple), vous souhaiterez peut-être créer votre propre en-tête dans un document Word contenant le logo de votre entreprise et des informations de contact de base. Utilisez-le comme modèle de mémo pour chaque mémo que vous envoyez.
- 5Choisissez votre mode de livraison. Déterminez la meilleure façon de distribuer votre mémo. Vous voudrez peut-être imprimer des copies papier du mémo et le distribuer de cette façon. Vous pouvez également l'envoyer par e-mail.
- Si vous envoyez votre mémo par e-mail, vous souhaiterez peut-être formater votre e-mail en HTML. Vous pouvez également enregistrer votre mémo au format PDF et le joindre à votre e-mail.
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Partie 4 sur 4: utiliser des modèles de mémo
- 1Recherchez des modèles de mémo. Déterminez si vous souhaitez utiliser un modèle au lieu d'écrire un mémo à partir de zéro. Si tel est le cas, votre premier plan d'action devrait être de rechercher en ligne de bons modèles de mémo. Microsoft Word propose également des modèles de mémos. Les modèles partagent généralement tous le même formatage de base, mais ils peuvent utiliser des polices, des tailles et des conceptions différentes.
- Téléchargez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins.
- Assurez-vous de lire les conditions d'utilisation avant d'utiliser des modèles provenant d'une source Web.
- 2Ouvrez votre modèle téléchargé sur votre ordinateur. Une fois que vous avez appuyé sur le bouton de téléchargement, le modèle sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur ou peut prendre quelques étapes pour démarrer le téléchargement. Il est téléchargé sous forme de fichier zip, vous devez donc le décompresser puis l'ouvrir dans Microsoft Word.
- C'est une bonne idée d'utiliser la dernière version de Microsoft Word afin de s'assurer que vous ne rencontrerez pas de problèmes logiciels imprévus et que le modèle fonctionnera comme il a été conçu pour fonctionner. Si vous utilisez une ancienne version de Microsoft Word, mettez simplement à jour votre logiciel avant de télécharger des modèles.
- 3Configurez votre en-tête. Gardez à l'esprit que tout sur le modèle est modifiable. Vous pouvez personnaliser chaque partie du modèle de mémo pour l'adapter à vos besoins particuliers. Par exemple, vous pouvez ajouter votre logo et votre signe de copyright dans la section d'en-tête du modèle. Cliquez simplement sur la section d'en-tête et saisissez les informations de votre entreprise.
- 4Remplissez les champs dans l'en-tête du modèle. Assurez-vous de remplir les champs «À» et «DE», ainsi que les champs «CC» et «OBJET». Soyez prudent lorsque vous remplissez ces champs pour vous assurer que vous n'avez sauté aucun champ, laissant certains d'entre eux vides, ou que vous n'avez pas fait d'erreur en tapant quelque part en cours de route.
- 5Tapez votre message. Écrivez l'introduction, le contexte, la discussion et les parties récapitulatives de votre mémo dans le corps. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des puces ou des listes pour organiser les informations.
- Conservez la mise en forme du modèle. Cela garantira que l'alignement de votre paragraphe est correct et que vous disposez des marges et de la taille de police correctes.
- Si nécessaire, vous pouvez même personnaliser le mémo pour utiliser un tableau. C'est parfois une bonne idée, surtout si l'utilisation d'une liste à puces ou quelque chose de similaire rend le mémo trop chargé ou difficile à lire.
- Assurez-vous d'avoir supprimé tous les mots qui figuraient déjà dans le modèle. De plus, relisez attentivement votre mémo avant de l'envoyer.
- 6Assurez-vous de vérifier le pied de page. Le pied de page est l'espace en bas de la page qui contient souvent des informations supplémentaires. Vous pouvez inclure les informations de votre entreprise ou vos coordonnées personnelles ici. Il est important que vous preniez le temps de vous assurer que ces informations sont correctes. La dernière chose que vous voulez arriver est d'écrire un excellent mémo, puis d'avoir des informations de contact incorrectes ou d'avoir ces informations complètement manquantes.
- 7Personnalisez votre look. L'un des aspects les plus attrayants du modèle est que vous pouvez même changer la couleur du document. Cela permet d'exercer un certain degré de personnalité et fait ressortir l'ensemble du document avec plus de précision. Il vous permet également de choisir une couleur appropriée à la situation actuelle afin de garantir que le mémo est visuellement frappant, mais professionnel.
- 8Enregistrez votre mémo en tant que document unique. Assurez-vous d'enregistrer une copie de ce mémo. Vous disposerez alors d'un document de sauvegarde numérique attestant de votre communication commerciale.
- 9Enregistrez le modèle pour pouvoir le réutiliser. Chaque fois que vous aurez besoin d'utiliser le mémo pour un sujet légèrement différent à l'avenir, modifiez simplement chaque champ en fonction du sujet du mémo particulier. Cela vous fera gagner du temps et vous aidera également à créer un mémo cohérent, professionnel et qui attirera l'attention des gens afin que le mémo soit lu rapidement.
- Ne donnez pas trop de pourquoi. Il est important d'expliquer pourquoi vous voulez que quelque chose soit fait, mais n'en faites pas trop.
- Les mémos doivent toujours être brefs.
Questions et réponses
- Quelles sont les différentes sections d'un mémo?Cela dépend du type et de l'objet du mémo. Au minimum, un mémo professionnel doit inclure un en-tête (qui contient les informations de et vers), une date, une ligne d'objet et le message réel du mémo. Le corps du mémo peut contenir une introduction, des détails qui développent le sujet du mémo et une demande d'un certain type d'action de la part des destinataires. Vous pouvez également inclure des pièces jointes si nécessaire.
- Comment rédiger un mémo pour rappeler aux gens la prochaine formation aux premiers secours?Voici un exemple, en utilisant le modèle de l'article. Ajustez les noms et les dates au besoin. MÉMORANDUM À: Tous les employés; CC: Sandra Smith; DE: Taylor Kamm; DATE: 4 juin 2017; OBJET: Formation aux premiers secours; Veuillez noter que le service des ressources humaines offrira une formation aux premiers soins à tout le personnel intéressé. Les dates seront le 20 juin 2017 et le 30 juin 2017. Nous sommes enthousiasmés par les avantages d'offrir cette formation importante et nous sommes convaincus qu'elle sera d'une grande valeur pour notre entreprise. Vous pouvez confirmer votre intérêt en appelant notre service des ressources humaines au plus tard le 15 juin 2017. Merci d'avance de votre collaboration. Meilleur, Jeff Miller
- Les mémos peuvent-ils être écrits au client? Je pensais que les mémos étaient destinés à un usage interne.Oui, les mémos sont comme un message de recommandation. Donc, si vous étiez caissier et qu'un client vous demandait quel type de chips recommandez-vous, alors vous diriez ce que vous préférez. Et non, ils ne sont pas réservés à un usage interne.
- Comment écrire un mémo aux employés pour leur dire qu'ils doivent pointer à l'entrée et à la sortie pour leurs pauses déjeuner?"Il s'agit d'informer tous les employés de la nouvelle politique en vigueur (date), qui stipule que chaque employé devra pointer à l'entrée et à la sortie pour sa pause déjeuner. Merci de votre conformité, la direction."
- Pourquoi les gens écrivent-ils des mémos?Un mémo est simplement un moyen de communiquer des informations au sein d'une organisation. Vous pouvez l'utiliser pour communiquer avec vos employés, collègues ou superviseurs. Ils peuvent être adressés à un seul destinataire ou à plusieurs personnes à la fois.
- Quels sont les différents types de mémos?Un mémo peut servir à presque n'importe quel objectif. Certains types courants incluent les annonces, les notes opérationnelles (c'est-à-dire les notes qui informent le destinataire des politiques ou procédures de l'organisation), les directives ou les demandes d'action et les rapports (par exemple, des résultats d'une expérience ou d'une enquête).
- Quelle est la différence entre une lettre et un mémo?Un mémo est surtout utilisé pour un usage interne, au sein d'une organisation. Une lettre peut être utilisée pour envoyer des informations à l'extérieur de l'organisation.
- Comment puis-je rédiger un mémo sur une injustice sur mon lieu de travail?Suivez les instructions énumérées dans l'article ci-dessus.
- Comment rédiger un mémo à mes employés?Soyez bref et simple - allez droit au but. Utilisez un langage professionnel et vérifiez votre orthographe et votre grammaire avant de l'envoyer. Lorsque vous signez le mémo, informez le personnel qu'il peut venir vous poser des questions et remerciez-le pour sa conformité.
- Est-il nécessaire de signer sous un mémo?Non. Assurez-vous simplement qu'il indique de qui il vient dans l'en-tête. Un titre approprié donne tous les détails du mémo. A qui il est destiné, la date, de quoi il s'agit et qui l'envoie.
Questions sans réponse
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- Comment les pages mémo sont-elles numérotées?
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- Comment écrire un mémo sur quelque chose de compliqué?
Les commentaires (30)
- M'a appris que lorsque j'écris un mémo, je dois dire mon nom deux fois.
- Je pense que c'est un excellent environnement d'apprentissage pour les gens à venir.
- Je trouve que guide est un outil essentiel pour tous les employés de bureau pour communiquer, planifier et exécuter efficacement leurs activités respectives.
- Cela me donne une bonne compréhension des mémos. Merci, je l'ai trouvé utile.
- Merci de votre aide. J'ai pu procéder étape par étape pour rédiger un mémo.
- Bon article, j'ai appris plus d'idées pour rédiger des mémos. Merci.
- Les exemples que vous donnez sont simples et sous une forme simple.
- Cet article m'aide beaucoup. Les détails qu'il nous dit sur la façon de rédiger un mémo sont très importants.
- Cet article m'a vraiment aidé à me préparer aux examens et m'a donné une nouvelle idée à discuter avec mon PDG. Merci.
- C'est vraiment aidé. Je peux maintenant écrire un mémo sans craindre l'échec! Merci.
- M'a appris le format de mémo standard et comment hiérarchiser les parties importantes dans la construction du corps. Merci beaucoup!:)
- Je comprends facilement le format des mémos grâce à cet article, merci.
- Je viens d'apprendre à rédiger un mémo pour faire mes devoirs. C'est informatif! Merci.
- Clair et simple, et m'a aidé à rédiger mon premier mémo. Merci, guide!
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- Je pense que c'est un excellent effort fait dans le but d'apprendre et d'apprendre le processus de communication.
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- La présentation ordonnée de la façon de rédiger un mémo a été utile. Bon travail. Gloire!
- Cela m'a beaucoup aidé, j'ai oublié mes livres au collège et j'écris un examen aujourd'hui. Merci beaucoup.
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- Il a vraiment développé plus sur ce que je voulais savoir à côté de choses que je ne savais pas. Merci beaucoup de nous aider à dissiper nos doutes et à trouver des solutions.
- Cet article m'a aidé à mieux comprendre et observer les étapes de la rédaction d'un mémo et à apprécier le mémorandum.
- Cela m'a beaucoup aidé, maintenant avoir des détails sur la façon de rédiger un mémorandum interne.
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- Cela m'aide beaucoup en me montrant comment rédiger un mémo, ce que je n'ai jamais fait auparavant.
- Étudiait pour mon examen, a beaucoup aidé pour mon papier d'anglais des affaires. Super article et site web, merci.:D
- C'est un très bon moyen d'acquérir des connaissances sur nos études.
- Mes étudiants en sciences générales viennent de terminer leur apprentissage des différents types de sources d'énergie, et ils écrivent maintenant un mémo à l'urbaniste (pas vraiment) pour suggérer comment la ville pourrait être alimentée compte tenu de plusieurs contraintes. Cet article leur donne les outils pour rédiger un mémo très professionnel et soigné. Merci.
- Tout cela m'a été très utile et je n'aurais pas pu écrire ce mémo sans lui!
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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