Comment rédiger des statuts?

Si vous avez été appelé à rédiger des règlements administratifs pour votre entreprise ou organisation, vous voudrez aborder la tâche de manière organisée.

Les organisations à but non lucratif et autres entités ou organisations utilisent les statuts comme une ressource formelle et légalement reconnue pour identifier les façons dont l'organisation fonctionnera. Pour cette raison, les règlements administratifs sont extrêmement importants. Les statuts sont souvent considérés comme le «manuel d'exploitation» d'une organisation. Si vous avez été appelé à rédiger des règlements administratifs pour votre entreprise ou organisation, vous voudrez aborder la tâche de manière organisée.

Partie 1 sur 4: Planifiez vos statuts

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Comprenez le but des règlements. Les statuts sont les règles écrites d'une organisation. Les statuts sont importants car ils peuvent aider à résoudre les problèmes ou les conflits qui surviennent. Par exemple, si vous avez des difficultés avec un dirigeant de l'organisation, vous pouvez lire les statuts pour voir quelles mesures vous êtes autorisé à prendre. Les statuts peuvent également couvrir les éléments suivants:
- le nom de l'organisation
- le but de l'organisation
- conditions d'adhésion
- les titres et responsabilités des officiers
- la façon dont les agents sont affectés
- comment les réunions se dérouleront et quand elles auront lieu
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Désignez des membres pour rédiger les statuts. Pour commencer, il est nécessaire de consulter la plupart ou tous les membres qui ont aidé à démarrer une organisation. Faites appel à au moins deux ou trois autres personnes pour donner leur avis et aider à rédiger les statuts.
- Si vous démarrez une organisation à but non lucratif, par exemple, vous aurez besoin d'un conseil d'administration qui donnera ensuite votre avis et vous aidera à rédiger les statuts. Travailler en équipe garantit que toutes les perspectives seront représentées et prises en compte dans les statuts.
- Essayez de vous assurer que le comité des statuts reflète un échantillon représentatif précis de votre organisation. Ne l'inclinez pas trop avec des personnes d'une section de l'organisation ou d'un niveau de la hiérarchie de l'organisation.
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Collecter des informations. Pour rédiger correctement les règlements administratifs, vous devez comprendre l'organisation: son objectif, la manière dont les agents feront progresser cet objectif et l'avenir de l'organisation. Pour recueillir ces informations, rencontrez tous les membres de l'organisation et discutez de la façon dont ils envisagent l'objectif de l'organisation et des emplois qui seront nécessaires pour faire de cet objectif une réalité.
- Vous souhaitez également que vos statuts soient cohérents avec d'autres documents de base, tels que vos statuts constitutifs, vos politiques de gouvernance et tout autre document reflétant le fonctionnement de l'organisation. Rassemblez ces documents pendant que vous vous préparez à rédiger les statuts.
- En particulier, assurez-vous que le nombre de postes au sein du conseil et les descriptions de poste sont les mêmes sur tous les documents. Assurez-vous également que les jours de réunion sont les mêmes, ainsi que d'autres détails mineurs. Si vous êtes affilié à une autre entité, telle qu'un département d'État de l'éducation ou similaire, vous devez confirmer que vos statuts sont conformes aux attentes et aux exigences de cette entité.
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Obtenez des exemples de règlements. Essayez de trouver des règlements pour une organisation similaire à la vôtre. Vous ne devez jamais simplement les copier, mais ils peuvent servir de guide utile lors de la rédaction des vôtres.
- Appelez des organisations comme la vôtre et demandez si vous pouvez voir une copie de leurs statuts.
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Rencontrez un avocat. Consulter un avocat spécialisé dans les organismes sans but lucratif peut être utile pour vous assurer que vos statuts couvrent le terrain nécessaire. Un avocat peut également s'assurer que vos statuts s'harmonisent avec la loi à but non lucratif de votre état. Les lois sur les organismes à but non lucratif peuvent contenir des interdictions, telles que des limitations du vote par procuration, et vous devez en être conscient avant de rédiger vos statuts. Tout article de règlement qui viole la loi à but non lucratif de votre état sera nul.
- Vous pouvez trouver un avocat expérimenté spécialisé dans les organisations à but non lucratif en visitant le barreau de votre État, qui devrait gérer un service de référence.
- Si les coûts sont un problème, vous pourrez peut-être obtenir de l'aide d'une organisation bénévole de votre région. Les organisations d'aide juridique aident généralement les personnes indigentes, mais beaucoup aident également les organisations à but non lucratif. Vous pouvez rechercher des organisations d'aide juridique en visitant ce site Web.
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Structurez vos statuts dans un format de plan. Les statuts sont généralement rédigés avec des titres de section appelés «articles» et des paragraphes appelés «sections». Cette structure rendra vos statuts plus lisibles et standardisés avec d'autres statuts. Ce format facilite également la recherche d'informations sur les règles de vote, les comités et d'autres éléments sur lesquels vous pourriez avoir des questions au fur et à mesure que l'organisation se lance.
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Commencez chaque article par un titre intitulé ARTICLE. Ces en-têtes seront en majuscules et en gras et numérotés avec des chiffres romains. Centrez cet en-tête sur la page.
- Par exemple, le premier article serait intitulé: ARTICLE I: ORGANISATION. Le deuxième article serait intitulé: ARTICLE II: OBJET.
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Numérotez chaque section de sous-titre dans chaque article. Pour chaque section de chaque article, numérotez-les clairement et donnez un descripteur de un à deux mots de la section.
- Par exemple, vous pourriez écrire: Section 1. Réunions régulières. Ceci serait suivi d'une brève description du protocole des réunions régulières. Ensuite, vous écririez: Section 2: Réunions spéciales. Cela serait suivi d'une brève description du protocole des réunions spéciales.
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Utilisez un langage simple mais clair pour vos statuts. Les statuts sont des documents juridiques, vous voulez donc avoir l'air professionnel. Lorsque vous regardez un modèle ou un échantillon de règlements administratifs, étudiez la langue qu'ils utilisent. Gardez un ton approprié et utilisez un vocabulaire compréhensible.
- Bien que les statuts soient des documents juridiques, vous n'avez pas besoin d'utiliser un «jargon juridique» obscur. Au lieu de cela, vous devez utiliser un langage simple et facile à comprendre.
- Gardez les détails pour les politiques, pas les règlements. Les statuts sont les lignes directrices avec lesquelles mettre en œuvre des politiques spécifiques. Par conséquent, les statuts doivent être flexibles et pouvoir être interprétés conjointement avec des politiques plus détaillées. Gardez les statuts assez généraux.
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Adaptez les statuts à votre organisation spécifique. De nombreux modèles et autres instructions concernant la rédaction des statuts sont intentionnellement généraux afin de pouvoir être adaptés à votre organisation. Votre organisation peut avoir des besoins spécifiques qui nécessitent certains éléments que d'autres organisations n'ont pas.
- Rédaction des statuts de l'église: Les statuts d'une église comprendront une section sur le ministre de la congrégation. Cet article traiterait des relations du ministre avec la congrégation, des qualifications que le ministre devrait avoir et du processus pour recruter un nouveau ministre ou renvoyer le ministre actuel. Un exemple de langage pourrait commencer par: "Le ministre est le chef religieux et spirituel de l'église. Il ou elle aura la liberté de la chaire et de la parole. Le ministre est un ancien membre officiel du Conseil et de tous les comités, à l'exception du Comité des candidatures. "
- Rédaction des statuts de la société: pour les statuts de la société, vous pouvez également inclure des sections traitant de la fréquence des réunions des actionnaires, des questions relatives aux actions de la société, etc.

Aider à rédiger les statuts — Faites appel à au moins deux ou trois autres personnes pour donner leur avis et aider à rédiger les statuts.

Partie 2 sur 4: rédiger les articles de vos statuts

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Rédigez l'article sur le nom de l'organisation. Ceci est une brève déclaration qui identifie le nom officiel de votre organisation. Vous pouvez également indiquer le principal emplacement de fonctionnement de votre bureau dans cet article. Si votre organisation n'est pas physiquement fixée à un emplacement (si vous êtes un groupe principalement en ligne, par exemple), vous n'avez pas besoin d'inclure une adresse.
- Vous pourriez écrire dans cette section: "Le nom de l'organisation doit être le PTO élémentaire ABC."
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Incluez l'article sur l'objectif de l'organisation. Cet article comprendra votre énoncé de mission et votre vision de l'organisation. Cela peut être une déclaration d'une phrase assez basique. Vous pouvez le rendre plus complexe, si vous le souhaitez.
- Un exemple de langage pourrait se lire: "L'organisation est organisée dans le but de soutenir l'éducation des enfants de l'école élémentaire ABC en favorisant les relations entre l'école, les parents et les enseignants."
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Rédigez l'article sur l'adhésion. Cet article abordera plusieurs sections, y compris l'éligibilité (qui peut devenir membre et comment), les cotisations (les membres doivent-ils payer une cotisation pour adhérer? Doivent-ils payer une cotisation annuellement?), Les catégories de membres (actifs, inactifs), les conditions pour rester membre et comment se retirer de l'adhésion.
- Un exemple de langage pour la première section sous la rubrique Adhésion pourrait se lire: «L'adhésion est ouverte à tous ceux qui sympathisent avec les objectifs et les programmes de l'église, indépendamment de leur race, croyance, sexe, orientation sexuelle, âge, origine nationale et défi mental ou physique. "
- Continuez avec les sections suivantes décrivant les cotisations, les conditions pour rester membre et comment se retirer de l'organisation.
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Écrivez l'article des officiers. Cet article traitera de plusieurs sections relatives aux officiers, y compris la liste de chaque poste, les fonctions liées à chaque poste, la façon dont les officiers sont nommés et élus, la durée du mandat (combien de temps ils peuvent servir à leur poste) et comment gérer les vacances.
- Par exemple, pour la première section, vous pourriez écrire: "Les dirigeants de l'organisation sont un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et trois administrateurs." Ensuite, vous suivrez ceci avec les autres sections concernant les officiers, en fournissant une description des tâches de chaque officier, et ainsi de suite.
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Incluez l'article sur les réunions. Cet article couvre plusieurs sections qui décrivent la fréquence des réunions (trimestrielles? Semestrielles?), Où les réunions auront lieu (à l'emplacement principal de l'opération?), Et comment les votes peuvent être exprimés pour les motions.
- Cet article établit également le nombre requis pour un quorum, ou le nombre de membres du conseil qui doivent être présents pour que les motions soient adoptées. Si une organisation compte neuf membres du conseil d'administration et que les statuts exigent que les deux tiers du conseil constituent un quorum, alors au moins six membres du conseil doivent être présents pour prendre des décisions pour l'organisation. Certains États peuvent exiger un minimum de quorum; Vérifiez auprès de votre secrétaire d'État pour connaître les exigences de votre État.
- Un exemple de langage pour la première section de cet article pourrait se lire: "Les réunions régulières de la société se tiendront le premier mardi de chaque mois." Ensuite, passez aux autres sections dans le reste de cet article.
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Rédigez l'article sur les comités. Ces comités sont spécifiques à votre organisation, mais ils peuvent inclure un comité de bénévoles, un comité de publicité, un comité des membres, un comité de collecte de fonds, etc. Incluez une brève description de chacun de ces comités. Suivez cette section avec une brève description de la façon dont les comités peuvent être formés (nommés par le conseil d'administration?).
- Un exemple de libellé pourrait se lire: «La société doit avoir les comités permanents suivants», suivis d'une liste et d'une brève description de chaque comité que vous avez.
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Rédigez l'article sur les finances. Vous devez spécifier quand un budget sera créé, qui sera responsable de la tenue des registres financiers (généralement le trésorier), comment les dépenses sont approuvées et ce qu'il adviendra des fonds en cas de dissolution de l'organisation.
- Par exemple, vous pourriez écrire: "Un budget doit être rédigé à l'été pour l'exercice suivant et doit être approuvé par un vote majoritaire du Conseil."
- Ensuite, vous pouvez attribuer au trésorier (ou à un autre dirigeant) des responsabilités pour la tenue des registres financiers: "Le trésorier doit tenir des registres précis de tous les décaissements, revenus / crédits et informations de compte bancaire."
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Rédigez l'article sur l'autorité parlementaire. L'autorité parlementaire est l'ensemble des lignes directrices qui régissent vos procédures de gestion de votre organisation. De nombreuses organisations respectent le Robert's Rules of Order, un guide sur la façon d'organiser des réunions dans une assemblée de personnes afin de s'assurer que les voix sont entendues et prises en compte.
- Un article sur l'autorité parlementaire nommera également la ressource spécifique qui guide les statuts, les procédures et le fonctionnement de l'organisation.
- Un exemple de langage pourrait se lire: «Les règles de procédure de Robert régiront les réunions lorsqu'elles ne sont pas en conflit avec les règlements administratifs de l'organisation».
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Inclure l'article sur les modifications et autres dispositions. Bien que les règlements soient destinés à être utiles et à s'adapter à de nombreuses situations pouvant survenir dans la vie d'une organisation, ils nécessitent de temps à autre des modifications. Vous devriez écrire dans les statuts le processus de modification que vous utiliserez. L'inclusion d'un processus de modification démontrera que votre organisation est flexible et comprend le changement.
- Ne rendez pas trop difficile la modification des statuts. Choisissez plutôt un processus adapté à la culture et à la politique de votre organisation. Vous pouvez également inclure ici une section indiquant votre exercice, ou vous pouvez inclure un article distinct indiquant votre exercice.
- Un exemple de libellé concernant les amendements pourrait se lire: "Ces règlements peuvent être modifiés ou remplacés lors de toute réunion de la société par un vote des deux tiers (0,67) des personnes présentes et votantes. L'avis de tout changement proposé doit figurer dans l'avis de la réunion."
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Rédigez l'article sur les conflits d'intérêts. Votre organisation doit se protéger contre un conflit d'intérêts personnel ou financier de la part du conseil d'administration ou d'un autre dirigeant. Incluez un article qui spécifie ce qui doit se passer si quelqu'un a un conflit d'intérêts.
- Un exemple de langage pourrait être: «Chaque fois qu'un administrateur ou un dirigeant a un intérêt financier ou personnel dans une affaire soumise au conseil d'administration, la personne concernée doit (a) divulguer pleinement la nature de l'intérêt et (b) se retirer de la discussion, du lobbying, et le vote sur la question. Toute transaction ou tout vote impliquant un conflit d'intérêts potentiel ne sera approuvé que lorsqu'une majorité d'administrateurs désintéressés déterminera qu'il est dans le meilleur intérêt de la société de le faire. Les procès-verbaux des réunions au cours desquelles ces votes sont prises doivent enregistrer cette divulgation, cette abstention et la justification de l'approbation. "
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Insérez un article sur la clause de dissolution. Certaines lois d'État exigent une clause de dissolution ou une déclaration décrivant comment l'organisation peut être fermée. Cela peut être une bonne idée même si votre état n'exige pas cette clause, car elle peut aider à protéger votre organisation en cas de conflit interne.
- Ici, vous pourriez écrire: "L'organisation peut être dissoute avec un préavis (14 jours calendaires) et un vote des deux tiers des personnes présentes à la réunion."
- Certains États exigent que les organisations incluent une clause de dissolution dans leurs statuts. Renseignez-vous auprès du secrétaire d'État de votre État pour obtenir des informations spécifiques.

Vous pouvez soit modifier les statuts pour tenir compte des changements mineurs — Ensuite, vous pouvez soit modifier les statuts pour tenir compte des changements mineurs, soit réviser les statuts pour incorporer des changements plus substantiels.

Partie 3 sur 4: Finaliser vos statuts

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Compilez les articles en un seul document. Utilisez une mise en forme cohérente dans tout le document et utilisez une police et une taille de police (la police de 11 à 12 points est la plus lisible). Incluez une page de titre avec le nom de votre organisation, la date de la dernière révision des statuts et la date d'entrée en vigueur des statuts.
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Demandez à un parlementaire professionnel de réviser vos statuts. Vos statuts décriront les procédures par lesquelles diriger l'organisation, diriger des réunions, élire des fonctionnaires ou des chefs de comité, et ainsi de suite. Ces procédures sont basées sur des règles qui dictent ce qui se passe en premier, combien de personnes doivent voter pour prendre une décision, qui peuvent voter par procuration (envoyer leur vote au lieu de voter en personne), etc. un expert de ces règles et procédures.
- Les parlementaires peuvent être trouvés en contactant des associations telles que l'Institut européen des parlementaires ou en effectuant une recherche en ligne sur «parlementaire professionnel» dans votre État. Vous devrez probablement payer des frais de consultation pour leurs services.
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Adoptez les statuts lors d'une réunion d'organisation. Les statuts doivent être acceptés par l'organisation pour qu'ils prennent effet. Le directeur de l'organisation a généralement le pouvoir d'adopter les statuts.
- Incluez une déclaration à la fin de vos statuts qui atteste de leur adoption et indiquez la date de l'adoption. Le secrétaire de l'organisation doit également signer cette déclaration.
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Déposez vos statuts avec votre état, si nécessaire. Certains États exigent que les règlements soient déposés auprès de l'État, tandis que d'autres États exigent uniquement des rapports périodiques sur le personnel clé et les informations financières. Renseignez-vous auprès de votre secrétaire d'État pour savoir si vous devez remettre une copie de vos statuts à votre agence d'État.
- Les statuts d'entreprise ne sont généralement déposés auprès d'aucune agence officielle. De nombreux États exigent que les sociétés rédigent des règlements, mais vous n'avez pas à les déposer auprès de votre État. Ils peuvent cependant être partagés avec les actionnaires et d'autres personnes clés.

Pour rédiger des règlements administratifs, commencez par énoncer le but de votre organisation en utilisant un langage simple, tel que «L'organisation est établie dans le but de soutenir l'éducation des enfants à l'école élémentaire ABC».

Partie 4 sur 4: conserver et utiliser vos statuts

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Gardez vos statuts dans un emplacement central dans les bureaux de votre organisation. Conservez-les dans un classeur avec vos statuts constitutifs, les procès-verbaux des réunions, la liste des noms et adresses des administrateurs et autres principaux dirigeants de l'organisation, les registres des membres, etc.
- Il peut être judicieux de rendre vos règlements facilement accessibles à vos membres en les affichant sur votre site Web ou en les mettant à disposition dans vos bureaux. Bien qu'il n'y ait aucune exigence que les règlements soient accessibles au public, cela pourrait rendre votre organisation plus responsable et transparente.
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Apportez les règlements administratifs aux réunions des membres et de l'exécutif. Avoir les statuts en main sera utile lorsque vous organisez des réunions des membres ou des membres de la direction. Consultez les règlements administratifs lorsque vous votez sur une motion, si vous décidez des membres d'un comité ou du conseil d'administration ou que vous vous engagez dans des activités spécifiquement décrites dans vos règlements administratifs. Vos réunions se dérouleront sans heurts et les membres seront rassurés que leurs points de vue sont correctement représentés.
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Passez en revue les règlements régulièrement et tenez-les à jour. Au fur et à mesure que votre organisation change, vos statuts peuvent également devoir changer. La clé pour rendre les règlements adaptables au changement est de les rendre flexibles et modifiables au début. Par exemple, vous pouvez inclure une plage du nombre de membres du conseil d'administration que l'organisation aura au lieu d'un nombre fixe. Ensuite, vous pouvez soit modifier les statuts pour tenir compte des changements mineurs, soit réviser les statuts pour incorporer des changements plus substantiels.
- Vous pouvez apporter des modifications mineures avec des amendements, qui peuvent couvrir l'ajout d'un nouveau comité, par exemple.
- Si vous envisagez de réviser les statuts, vous devez d'abord organiser une réunion des membres de l'organisation afin de donner votre avis sur ce que devraient être les révisions. Avisez vos membres que vous tiendrez une réunion pour discuter et réviser les statuts, et donnez-leur la possibilité de soumettre des changements pour examen.
- Quelques sous-comités devraient travailler sur les révisions: un sous-comité peut rédiger les révisions, un autre sous-comité peut vérifier ces révisions pour les incohérences, et un troisième sous-comité peut vérifier les révisions pour l'orthographe et la grammaire. Présentez les révisions finales aux membres pour voter sur les changements.

Désignez des membres pour rédiger les statuts.

Conseils

Il existe de nombreux styles et versions de statuts différents, et il n'y a pas deux ensembles identiques. Il est utile de consulter une série de statuts, en particulier ceux d'organisations similaires à votre organisation.
Consultez une autre organisation pour en savoir plus sur leur processus de rédaction et de perfectionnement de leurs statuts.
C'est une bonne idée de nommer un sous-comité différent pour vérifier la cohérence avec vos statuts. Le groupe qui rédige les statuts peut négliger les incohérences simplement en étant étroitement impliqué dans la rédaction proprement dite. Le fait qu'un autre groupe vérifie votre travail, pour ainsi dire, peut aider à éliminer les incohérences.

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Comment rédiger des statuts?

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Partie 1 sur 4: Planifiez vos statuts

Partie 2 sur 4: rédiger les articles de vos statuts

Partie 3 sur 4: Finaliser vos statuts

Partie 4 sur 4: conserver et utiliser vos statuts

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