Comment vérifier l'admissibilité des employés?

Déterminez quand vous devez remplir le formulaire i-9. Le formulaire I-9 doit être rempli chaque fois que vous embauchez un nouvel employé. On considère que vous «embauchez» un employé dès que vous commencez à le payer pour ses services. Un «employé» est une personne qui effectue des services ou du travail en Europe. Le formulaire I-9 ne doit pas être rempli tant que vous n’avez pas offert un emploi à l’employé et qu’il n’a pas accepté votre offre.

• Vous n'êtes pas obligé de remplir le formulaire I-9 si vous employez quelqu'un pour un travail occasionnel dans une maison privée (par exemple, tondre le gazon, entretien ménager), employez un entrepreneur indépendant ou employez quelqu'un qui ne travaille pas physiquement sur le sol américain.
• Vous devez remplir complètement le formulaire I-9 dans les trois jours ouvrables suivant la location.

Obtenez une copie du formulaire i-9. Vous devez remplir un formulaire I-9 distinct pour chaque nouvel employé que vous embauchez. Vous pouvez en obtenir une copie en ligne sur le site Web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis. Pour trouver une copie, il suffit de Google "Form I-9 USCIS" et un lien devrait apparaître. Le formulaire compte neuf pages, mais seules les pages sept et huit doivent être remplies. Les autres pages offrent des instructions pour remplir le formulaire.

• Une fois que vous avez téléchargé et imprimé un formulaire, vous pouvez simplement le copier autant de fois que nécessaire.

Demandez à l'employé de remplir la section 1. Une fois que vous aurez obtenu une copie du formulaire I-9 et que vous aurez embauché un nouvel employé, cet employé devra remplir la section 1 du formulaire au cours de son premier jour d'emploi. Asseyez-vous avec l'employé et assurez-vous que la section 1 est complètement remplie. Vous êtes responsable de vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des informations fournies. La section 1 exige que l'employé fournisse les informations suivantes:

• Leur nom légal complet, y compris tous les noms de famille qu'ils ont utilisés dans le passé.
• Leur adresse. S'ils n'ont pas d'adresse, l'employé doit fournir une description de l'endroit où ils vivent.
• Leur date de naissance. De plus, si vous utilisez le système E-Verify, l'employé devra également fournir son numéro de sécurité sociale. L'employé a également la possibilité de fournir une adresse e-mail et un numéro de téléphone.
• Une attestation de leur statut de citoyenneté et de leur capacité à travailler aux États-Unis. Si l'employé atteste être un «étranger autorisé à travailler», il devra fournir soit un numéro d'enregistrement d'étranger, soit son numéro d'admission sur le formulaire I-94.
• Leur signature et une date.

Examinez les documents originaux de l'employé. Avant de pouvoir remplir les sections 2 et 3 du formulaire I-9, vous devez obtenir des copies originales de certains documents pour vous aider à vérifier l'identité de votre employé. Lorsque votre employé vous présente les documents originaux nécessaires, examinez-les attentivement pour vous assurer qu'ils sont authentiques. La personne qui examine les documents doit être la même personne qui signe la section 2 du formulaire I-9. De plus, l'employé doit vous présenter physiquement les documents. Ils ne peuvent pas demander à quelqu'un d'autre de le faire à leur place et ils ne peuvent pas les laisser pour que vous les regardiez plus tard. Une liste des documents acceptables se trouve à la page 9 du formulaire I-9.

• Les documents acceptables comprennent les passeports, les permis de conduire, les cartes d'inscription des électeurs, les pièces d'identité militaires, une carte de sécurité sociale et les certificats de naissance.
• Certains documents font partie de certaines listes. Lorsque vous remplissez la section 2, vous aurez besoin de certains documents de certaines listes afin de répondre aux exigences du formulaire I-9 (c'est-à-dire que vous aurez besoin d'un document de la liste A ou B et d'un document de la liste C).

Remplissez la section 2. Une fois que vous aurez reçu des formulaires acceptables de documents, vous remplirez la section 2. D'abord, entrez le nom de l'employé tel qu'il a été écrit dans la section 1. Ensuite, entrez les informations du document dans la zone prévue à cet effet. Assurez-vous d'obtenir le nombre requis de documents originaux à partir des listes requises. Troisièmement, entrez la date à laquelle l'employé a commencé à travailler pour vous. Quatrièmement, l'employeur qui a examiné les documents doit attester de leur examen physique en signant et en datant la section 2.

• À ce stade, vos tâches sont remplies tant que l'employé ne change pas de nom, ne change pas ses informations d'identité ou n'est pas réembauché. En l'absence de ces circonstances, vous pouvez sauter la section 3 et simplement déposer le formulaire I-9 rempli.

Remplissez la section 3 si nécessaire. Si vous réembauchez un employé ou si ses informations doivent être revérifiées (c'est-à-dire que l'employé change son nom ou ses informations d'identification), vous devrez remplir la section 3 du formulaire I-9. Si l'une de ces circonstances existe, vous devez trouver le formulaire I-9 précédemment rempli et:

• Entrez le nouveau nom de l'employé
• Entrez la date de réembauche de l'employé
• Entrez les nouvelles informations sur le document
• Signez et datez la section 3 remplie.

Conservez le formulaire i-9 dans un endroit sûr. Vous devez conserver les formulaires I-9 remplis aussi longtemps que l'employé travaille pour vous. Une fois que l'employé est licencié, vous devez conserver son formulaire I-9 pendant trois ans après la date d'embauche ou un an après la cessation d'emploi, selon la dernière de ces éventualités. Les copies peuvent être conservées sur papier ou électroniquement.

• Si vous stockez vos I-9 sur papier, vous pouvez les stocker sur ou hors site à condition de pouvoir présenter les formulaires dans les trois jours suivant leur demande.
• Si vous stockez vos I-9 par voie électronique, ils doivent être stockés de manière à protéger les informations privées et à conserver l'authenticité des informations. Lorsque vous stockez vos formulaires électroniquement, vous êtes tenu de conserver et de rendre disponible la documentation de vos processus de stockage.

Rendre les formulaires disponibles sur demande. Le gouvernement américain, en particulier le Département de la sécurité intérieure, le Bureau du conseiller spécial et le Département du travail, peuvent demander une preuve de vos I-9 remplis à condition de vous donner un préavis de trois jours. Si vous recevez une demande légale, assurez-vous de fournir tous les documents demandés en temps opportun. Si vous ne le faites pas, vous pourriez être condamné à une amende.