Comment garder les informations de santé privées en vertu des réglementations FMLA?

Obtenez une certification médicale. Votre employeur a le droit de demander une attestation médicale de votre état, mais ce droit est soumis à certaines conditions.

• Vous n'avez PAS à fournir de dossier médical à votre employeur. En vertu de la Loi sur la transférabilité et la responsabilité de l'assurance maladie, vos dossiers médicaux sont privés. La connaissance spécifique de ce qui est contenu dans ces dossiers est uniquement entre vous, votre médecin et votre fournisseur de soins de santé.
• Votre employeur a le droit de demander une certification médicale. Ce n'est pas la même chose qu'un dossier médical, mais il certifie d'un médecin ou d'un fournisseur de soins de santé que vous souffrez d'une condition admissible. Vous pouvez obtenir cette certification avec votre diagnostic. Votre employeur peut demander une recertification au maximum une fois par période de 30 jours.
• Assurez-vous que la certification est suffisamment détaillée pour certifier que votre condition répond aux exigences d'une «condition de qualification».

Adressez-vous au service compétent de votre employeur. Le moyen le plus rapide de vous assurer que vos informations médicales se retrouvent entre de mauvaises mains est de parler aux mauvaises personnes.

• S'il existe un service des ressources humaines chez votre employeur, vous pouvez toujours utiliser les ressources humaines pour demander un congé. En fait, la plupart des employeurs suffisamment grands pour avoir un service des ressources humaines en auront besoin.
• Si votre employeur le permet et que cela vous met plus à l'aise, vous pouvez également parler à votre supérieur immédiat.

Méfiez-vous des demandes supplémentaires. Bien qu'il puisse y avoir des raisons légitimes pour qu'un employeur fasse des demandes de renseignements supplémentaires concernant votre congé, des demandes de renseignements supplémentaires peuvent souvent être une tentative voilée de vous pousser à retourner au travail. Connaissez les circonstances où cela est permis.

• Votre employeur peut poser des questions supplémentaires - pour clarifier, pas pour obtenir des informations supplémentaires - sur votre état de santé, mais uniquement auprès de vous.
• Avec votre permission et UNIQUEMENT votre permission, ils peuvent contacter votre fournisseur de soins de santé. Habituellement, ce sera un représentant de leur fournisseur de soins de santé qui appellera votre fournisseur de soins de santé. Même dans ce cas, il ne s'agit que de vérifier ou de clarifier, et non d'obtenir des informations supplémentaires au-delà de ce qui est nécessaire pour certifier votre état.

Comprenez où s'inscrit la FMLA. La FMLA n'est pas une loi qui traite principalement de la confidentialité. La loi principale régissant la confidentialité des dossiers médicaux est la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie, ou HIPAA. La HIPAA s'applique en fait aux prestataires de soins de santé et aux assureurs de soins de santé, de sorte que de nombreux employeurs pensent que cela ne les concerne pas. C'est vrai dans certains cas, mais pas en ce qui concerne FMLA. Étant donné que la FMLA est une loi relative aux conditions médicales, de nombreuses protections de la vie privée inscrites dans la HIPAA affectent les employeurs lorsqu'un employé demande un congé de maladie. Voir Assurer la conformité HIPAA pour plus d'informations sur HIPAA.

Demandez la certification d'une condition médicale. En tant qu'employeur, vous avez le droit de demander la certification de la condition revendiquée par un employé lorsqu'il demande un congé en vertu de la FMLA. Le ministère du Travail fournit un formulaire qui peut être trouvé à https://dol.gov/whd/forms/wh-380-e.pdf et https://dol.gov/whd/forms/wh-380-f. pdf. Il y a des limites strictes à ce qu'implique la certification. Afin de respecter la loi, prenez conscience de ces limites.

• Vous pouvez demander les coordonnées du fournisseur de soins de santé.
• Vous pouvez demander quand la maladie a commencé et combien de temps elle durera, ainsi que les faits médicaux appropriés.
• Vous pouvez également demander des informations expliquant pourquoi l'employé ne peut pas exécuter les fonctions essentielles du poste. Si l'employé demande un congé pour s'occuper d'un membre de sa famille, vous pouvez demander une déclaration des soins dont il a besoin.
• L'employé paie pour la certification. Ils doivent recevoir un avis écrit et ils ont 15 jours civils pour l'obtenir. Si la certification est incomplète, elles peuvent être faites pour obtenir une certification complète, également sur notification écrite.

Demandez un deuxième avis ou des précisions. L'employeur peut demander des précisions à un fournisseur de soins de santé - comme préciser qui a signé un formulaire ou ce que dit une écriture illisible - tant que le supérieur direct de l'employé ne prend pas contact avec le fournisseur de soins de santé. Faites appel à un gestionnaire des avantages sociaux ou au personnel des ressources humaines.

• Un employeur peut également exiger que l'employé obtienne un deuxième ou un troisième avis pour vérifier la certification initiale. C'est aux frais de l'employeur. Il n'est possible d'exiger un troisième avis que si les deuxième et premier avis diffèrent et que le troisième avis est définitif. Les troisièmes avis sont également payés par l'employeur.

Demandez la recertification d'une condition médicale. Si un employeur soupçonne qu'un employé prend un congé plus longtemps que son état ne l'exigerait, il peut demander une recertification de l'affection. Les mêmes conditions, telles qu'un avis écrit, s'appliquent à la recertification comme à la certification.

• Un employeur ne peut demander une recertification plus d'une fois par période de trente jours.