Comment rédiger un manuel de bureau?

La rédaction d'un manuel de bureau est un travail énorme, vous devez donc demander à quelqu'un d'en prendre la responsabilité.

Les manuels de bureau font partie intégrante de toute organisation commerciale car ils communiquent les politiques de l'entreprise qui doivent être respectées. La plupart des manuels de bureau appartiennent à l'une des deux catégories suivantes: les manuels de politiques et de procédures ou les manuels des employés. Quel que soit le type de manuel que vous rédigez, organiser le contenu de manière logique est essentiel à votre réussite.

Partie 1 sur 3: Partir du bon pied

1
Désignez un chef de projet. La rédaction d'un manuel de bureau est un travail énorme, vous devez donc demander à quelqu'un d'en prendre la responsabilité. Selon la taille de votre organisation, vous pouvez affecter un individu ou une équipe au projet.
- Les RH sont généralement responsables de la rédaction d'un manuel de l'employé, mais les directeurs de département seraient probablement un meilleur choix pour un manuel de politiques et de procédures. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez vous charger de la tâche vous-même, à condition que vous ayez le temps de vous y engager.
- Assurez-vous que la personne chargée de rédiger le manuel possède de solides compétences en rédaction. Il est très important que le manuel soit clair et facile à lire.
2
Utilisez la langue appropriée. Votre manuel doit communiquer les politiques à tous vos employés aussi efficacement que possible, il doit donc être simple et facile à lire.
- Soyez prudent si vous n'utilisez pas trop de jargon de l'industrie, surtout si vous avez des employés qui ne le connaissent peut-être pas du tout.
- Utilisez les acronymes avec parcimonie et clarifiez ceux que vous utilisez.
- Assurez-vous que la langue de votre manuel correspond à la culture de votre entreprise.
- Le formatage est également important. Assurez-vous que vos en-têtes sont en gras, que vous disposez d'une table des matières claire et qu'il y a suffisamment d'espace blanc pour que les employés puissent facilement parcourir le document pour trouver les informations dont ils ont besoin.
3
Encouragez les employés à participer. Selon le type d'entreprise que vous avez et le type de manuel que vous élaborez, vous pourriez vraiment bénéficier de la coopération de toute votre équipe. Afin de vous assurer de tirer le meilleur parti de chacun, assurez-vous de communiquer à tous vos employés le but du manuel et l'importance de leur contribution.
- Essayez de souligner les avantages que le manuel apportera à vos employés, comme la clarification des procédures déroutantes ou la réduction du temps qu'il faudra aux nouveaux employés pour s'installer. Sinon, ils peuvent simplement voir le manuel comme un document disciplinaire.
4

Connaissez le processus d'examen. Avant de commencer votre projet, vous devez bien comprendre qui y travaillera et à quel titre. Il est particulièrement important de décider qui sera responsable de la révision finale avant la distribution du manuel.
5
Prévoyez de le mettre à jour fréquemment. Votre manuel de bureau sera un document en constante évolution, vous devez donc prévoir de le mettre à jour fréquemment. Vous devez décider dès le départ qui sera responsable de la mise à jour du manuel et à quelle fréquence les révisions seront effectuées.
- Vous pouvez également encourager les employés à avertir une personne de référence chaque fois qu'ils remarquent une modification à apporter au manuel.
- Selon votre organisation, vous pouvez choisir d'imprimer des copies papier de votre manuel, ou vous pouvez opter pour un manuel électronique, qui sera beaucoup plus facile à mettre à jour fréquemment.

Gardez le ton du manuel de bureau cohérent avec l'atmosphère de votre entreprise.

Partie 2 sur 3: Rédaction d'un manuel de politiques et de procédures

1
Divisez par département. Commencez par dresser une liste des tâches que chaque service de votre organisation est responsable d'accomplir.
- Vous pouvez affecter cette tâche à une seule personne ou à une personne dans chaque service. Si cela revient à une seule personne, assurez-vous qu'elle a le soutien des chefs de service.
2
Rédigez des descriptions de poste. Une fois que vous savez de quoi chaque service est responsable, déterminez exactement les tâches que chaque employé accomplit au sein de chaque service. Cela vous aidera à répartir uniformément la charge de travail et vous préparera mieux à embaucher de nouveaux employés le moment venu.
- Il peut être utile de créer un organigramme qui décrit à qui chaque employé doit faire rapport, surtout si cela n'est pas clair actuellement dans votre organisation.
3
Décrire les procédures. Une fois que vous avez une liste de tâches dont chaque employé est responsable, il est temps d'approfondir chaque tâche et d'écrire des instructions étape par étape sur la façon de les accomplir. Le but de ceci est d'aider à la formation des nouveaux employés et de permettre aux employés existants de se couvrir mutuellement pendant les absences.
- Assurez-vous de décrire les détails tels que l'endroit où les documents sont enregistrés, où certaines fournitures sont conservées et comment contacter les fournisseurs et les clients.
- C'est une bonne idée de demander à quelqu'un de revoir chaque tâche en essayant de la terminer en suivant les instructions avec précision. Assurez-vous que le réviseur n'est pas la même personne qui accomplit généralement la tâche. Il deviendra rapidement évident s'il y a des étapes manquantes ou des inefficacités.
4
Pensez aux tâches mensuelles et annuelles. En plus de décrire les procédures pour les tâches quotidiennes que vos employés accomplissent, assurez-vous de tenir compte des projets plus importants qui se produisent rarement, tels que les examens trimestriels ou les présentations annuelles.
- Essayez d'établir un calendrier pour chacune de ces tâches afin que les nouveaux employés comprennent quand commencer à s'y préparer.
5
Fournissez des informations utiles aux nouveaux employés. En plus de fournir des détails sur la façon d'accomplir les tâches requises du poste, vous souhaiterez peut-être donner à vos nouveaux employés des conseils supplémentaires pour les aider à se familiariser avec le bureau. Cela réduira leur dépendance vis-à-vis des autres employés et, espérons-le, les mettra à l'aise plus rapidement. Vous voudrez peut-être inclure des informations sur des éléments tels que:
- L'emplacement des salles de bains, des salles de pause et de la salle du courrier
- Comment utiliser le téléphone, l'imprimante, l'ordinateur et d'autres équipements
- Où se garer
- Comment commander des fournitures

Votre manuel de bureau sera un document en constante évolution, vous devez donc prévoir de le mettre à jour fréquemment.

Partie 3 sur 3: rédiger un manuel de l'employé

1
Connaissez les exigences légales. Il y a probablement beaucoup de choses que vous voulez inclure dans votre manuel de l'employé, mais vous ne savez peut-être pas qu'il y a aussi des choses que vous êtes légalement tenu d'inclure. Vous devez vous assurer d'inclure des informations sur l'égalité des chances en matière d'emploi, le harcèlement, le congé familial pour raison médicale, les aménagements pour les personnes handicapées. indemnité d'accident du travail, congé militaire, hébergement pour allaitement maternel et congé pour les victimes d'un crime.
- Le cas échéant, incluez des informations sur les accords de non-divulgation de la société et / ou les déclarations de conflit d'intérêts.
- Si l'environnement de travail est dangereux de quelque manière que ce soit, incluez des informations sur les mesures que vous prenez pour assurer la sécurité des employés, ainsi que sur ce que les employés sont censés faire.
- Bien que cela ne soit pas légalement requis, il est également judicieux d'inclure des clauses concernant le droit de l'entreprise de licencier des employés à volonté et d'apporter des modifications au manuel. Cela aidera à protéger l'entreprise si un ancien employé intentait une action en justice.
- Les lois sur le travail sont différentes dans chaque État. C'est une bonne idée de consulter un avocat avant de publier votre manuel de l'employé, juste pour vous assurer de ne pas inclure ou omettre tout ce qui pourrait être dommageable.
2
Incluez des informations sur les heures et les présences. Votre manuel de l'employé doit indiquer clairement aux employés quand ils sont censés être au bureau et combien d'heures ils sont censés travailler chaque semaine.
- Incluez également des informations sur la rémunération des heures supplémentaires, en vous assurant d'indiquer clairement qui est ou n'est pas éligible aux heures supplémentaires.
- Assurez-vous que les employés savent comment signaler une absence.
- Si vous proposez des horaires flexibles, décrivez la procédure à suivre pour profiter de cet avantage.
- Informez également les employés du moment et de la manière dont ils doivent s'attendre à recevoir leur chèque de paie.
3
Parlez des avantages. Assurez-vous de consacrer une section de votre manuel aux avantages sociaux, y compris les congés payés, l'assurance médicale, l'assurance- vie, le plan 401k de l'entreprise et tout ce que vous proposez. Soyez minutieux dans vos explications sur ces avantages afin de pouvoir répondre à la plupart des questions simplement en consultant le manuel.
- Si vos avantages sont fournis par un fournisseur externe, indiquez aux employés où trouver plus d'informations sur le programme.
- Si vous avez une combinaison d'employés horaires et salariés ou d'employés à temps partiel et à temps plein, assurez-vous d'indiquer clairement qui appartient à quelle catégorie et quels avantages sont offerts à qui.
4
Établissez un code de conduite. Le manuel de l'employé est également le lieu pour établir les règles que vos employés doivent respecter. Vous pouvez également mettre en place une procédure disciplinaire, mais assurez-vous qu'elle n'est pas si spécifique qu'elle peut ne pas être appropriée dans certaines circonstances. Les sujets communs couverts par le code de conduite comprennent:
- Absences injustifiées et arrivées tardives
- Code vestimentaire
- Politique sur les drogues / alcool
- Comment interagir avec les clients et les collègues
- Politique des médias sociaux
5

Décrivez le processus d'examen. Vos employés trouveront utile de savoir exactement comment leurs évaluations de performance seront menées et quand les attendre. Soyez aussi précis que possible en décrivant les procédures et les attentes.
6
Incluez des procédures. Votre bureau a probablement beaucoup plus de procédures que vous ne l'imaginez, il peut donc falloir un certain temps pour réfléchir à tout ce que vous devez aborder dans votre manuel. Essayez de réfléchir à toutes les questions qu'un nouvel employé pourrait se poser sur le fonctionnement de votre bureau, notamment:
- Comment pointer et sortir
- Politiques de déjeuner et de pause
- Politiques de télétravail
- Comment demander un congé
- Comment déposer une plainte contre un collègue
- Politiques météorologiques défavorables

Mais les directeurs de département seraient probablement un meilleur choix pour un manuel de politiques — Les RH sont généralement responsables de la rédaction d'un manuel de l'employé, mais les directeurs de département seraient probablement un meilleur choix pour un manuel de politiques et de procédures.

Conseils

Évitez les articles qui seront rapidement obsolètes.
Assurez-vous d'appliquer vos politiques de manière cohérente.
Vous vous retrouverez probablement avec plusieurs brouillons de votre manuel. Ce sera une tâche fastidieuse, mais l'édition et la révision sont essentielles.
Pensez à utiliser un modèle de manuel prêt à l'emploi, qui peut être trouvé en ligne gratuitement dans certains cas.
Vous devriez envisager de rédiger un plan d'urgence et un plan de reprise après sinistre, qui peuvent ou non être inclus dans votre manuel.
Gardez le ton du manuel de bureau cohérent avec l'atmosphère de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes une entreprise entièrement virtuelle, votre manuel aura probablement un ton plus informel qu'une entreprise physique.
Rester simple. Il n'est pas nécessaire d'utiliser un langage compliqué.
Utilisez les acronymes avec parcimonie et clarifiez ceux que vous utilisez.
Considérez un manuel en ligne. Les avantages incluent des éléments tels que la rentabilité, la facilité d'accès pour les employés et l'édition rapide et efficace.Si vous optez pour en ligne, assurez-vous qu'il s'agit d'un site sécurisé.
Désignez une personne ou planifiez vous-même des mises à jour et des modifications du manuel sur une base régulière.

Mises en garde

Ne publiez pas votre manuel tant qu'il n'a pas été soigneusement vérifié par votre équipe juridique et / ou des ressources humaines pour des problèmes de conformité.

Lisez aussi: Comment obtenir une licence de concessionnaire automobile pour vendre des voitures?