Comment établir une liste de contrôle pour démarrer un nouveau cabinet d'avocats?

Créez votre entité commerciale. Vous pouvez facilement créer votre entité commerciale en remplissant certains formulaires avec le secrétariat d'État de votre État. Pour former une société personnelle, vous déposerez des statuts constitutifs. Pour créer une LLC, déposez les statuts de l'organisation.

• Les États réglementent la forme que peut prendre un cabinet d'avocats. Par exemple, certains États ne vous permettront pas de former une société ordinaire. Au lieu de cela, vous devez former une «corporation professionnelle». Lisez les règles d'éthique de votre état pour savoir comment votre entreprise peut se former et quel type de nom commercial vous pouvez utiliser.
• Si vous formez un partenariat, vous devriez vraiment consulter un avocat d'affaires. Vous aurez besoin d'un accord de partenariat en place avant même d'ouvrir votre cabinet d'avocats.

Obtenez votre numéro d'identification fiscale. Obtenez votre numéro d'identification fiscale fédéral auprès de l'IRS sur ce site Web: https://irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/apply-for-an-employer-identification-number-ein-online. Vous aurez besoin de ce numéro pour ouvrir des comptes bancaires et déclarer vos impôts.

Obtenez des licences commerciales. Vous aurez besoin d'une licence commerciale du bureau du percepteur de votre état. Selon l'endroit où vous vous trouvez, vous devrez également obtenir une licence de votre comté ou de votre municipalité. Vous devriez appeler et vérifier.

• Si vous souhaitez faire de la publicité pour vos services juridiques, certains États peuvent exiger que vous vous inscriviez auprès de la Cour suprême de votre État. Par exemple, l'Illinois a cette exigence.

Rédigez votre plan d'affaires. Les prêteurs voudront voir un plan d'affaires avant d'accorder un crédit. Cependant, un plan d'affaires vous aide également à rester sur la bonne voie et à réévaluer votre stratégie d'entreprise. Vous pouvez l'utiliser comme guide lors de la rédaction du vôtre. Incluez les éléments suivants dans votre plan d'affaires:

• Une description générale de votre cabinet d'avocats. Cela vous aidera à vous concentrer sur le type de droit que vous exercerez et sur qui seront vos clients.
• Votre plan financier. Du mieux que vous pouvez, projetez vos recettes brutes et estimez vos frais généraux.
• Accords de partenariat ou de gestion. Si vous êtes un solo, vous n'en aurez pas besoin. Au lieu de cela, vous décrirez simplement comment vous gérez votre entreprise. Cependant, les grandes entreprises doivent définir la structure de gestion.
• Votre plan de commercialisation. Ici, vous identifierez votre clientèle, vos méthodes de publicité et comment vous augmenterez votre profil.

Ouvrez les comptes bancaires nécessaires. Une fois que vous avez votre numéro d'identification fiscale, rendez-vous dans une banque et demandez si vous pouvez ouvrir un compte professionnel. Ils voudront voir vos documents commerciaux (tels que les statuts de l'organisation) ainsi que votre numéro d'identification fiscale.

• N'oubliez pas de créer un compte client séparé en fiducie. Vous devez déposer les acomptes et les biens du client dans ce compte. Mélanger les actifs des clients avec votre propre entreprise ou vos actifs personnels est une violation de l'éthique, et les barreaux des États ont commencé à sévir contre cela.
• Votre compte client en fiducie doit être un compte IOLTA, qui signifie «intérêt sur le compte en fiducie de l'avocat». Seules certaines banques ont ces comptes, alors vérifiez à l'avance avant de l'ouvrir.
• Dans de nombreux États, vous devez inscrire votre compte client en fiducie auprès de votre barreau d'État. En règle générale, vous devez remplir un formulaire et le poster au bar de votre état.

Envisagez de travailler à domicile. Le travail à domicile est moins cher que la location, mais ce n'est pas une configuration idéale pour tout le monde. Il peut être gênant d'inviter un client dans votre maison, et le zonage peut ne pas vous permettre d'exploiter un bureau à domicile dans une zone résidentielle. Si vous voulez un bureau à domicile, pensez à ce qui suit:

• Votre bureau est-il sécurisé? De nombreux bureaux à domicile ont une porte qui mène directement au bureau. Vous ne voulez probablement pas que les gens marchent dans votre maison.
• Les clients peuvent-ils se déplacer dans votre bureau? Est-ce vraiment accessible?
• Y a-t-il une salle de bain que les clients peuvent utiliser? Pensez à n'importe quel cabinet que vous avez visité: le dentiste, le médecin, etc. Il y a généralement une salle de bain. Où iront vos clients en vous attendant?

Trouvez des bureaux à partager. Une autre excellente option est de partager un bureau avec un autre avocat. Parfois, les avocats font de la publicité sur Craigslist ou sur une liste de diffusion de l'association du barreau de l'État. Il est souvent moins cher de louer un espace avec quelqu'un d'autre.

• Si vous partagez un espace de bureau, alors appréciez les dangers. Vous devez vous assurer que le public comprend que vous n'êtes pas en partenariat avec l'autre avocat. Par exemple, n'utilisez pas le même en-tête ou la même signalisation.
• Vous devez également porter une attention accrue aux conflits potentiels. Plus précisément, vous ne devriez pas représenter des clients par opposition à des clients représentés par l'autre avocat.
• Faites également attention au partage du personnel de soutien. Cela peut également créer des problèmes de conflits.
• Votre barreau d'État peut avoir publié des avis déontologiques sur le partage d'espace de bureau avec d'autres avocats. Vous devriez les trouver et les lire avant d'entrer dans cet arrangement.

Identifiez les bureaux acceptables à louer. Si vous choisissez de louer vous-même un espace de bureau, établissez d'abord votre liste de besoins. Cela vous fera gagner du temps en éliminant les espaces de bureau inacceptables. Tenez compte de vos besoins:

• emplacement et proximité du parking
• Taille
• Services de conciergerie
• Coût
• réputation du propriétaire
• localisation des autres avocats

Achetez une imprimante tout-en-un. Vous pouvez trouver des listes de contrôle détaillées en ligne répertoriant des dizaines de matériel dont vous aurez prétendument besoin pour démarrer votre cabinet d'avocats. Bon nombre de ces listes de contrôle semblent décrire les besoins en matériel des grands cabinets d'avocats. Si vous commencez petit, achetez des systèmes d'impression "tout-en-un" qui combinent l'impression et la photocopie.

• Vous pouvez également ignorer le télécopieur. Utilisez plutôt un service comme RingCentral, qui vous permet de recevoir et d'envoyer des fax par e-mail.

Configurez votre système téléphonique. Votre budget déterminera vos décisions d'achat. Si vous ouvrez un nouveau cabinet avec quinze employés, vous voudrez probablement des numéros de téléphone fixes pour tous les avocats et assistants. Vous aurez également besoin de services de messagerie vocale ou de messagerie.

• Si vous êtes un solo, vous pouvez utiliser un téléphone portable. Assurez-vous d'avoir un téléphone portable séparé pour votre usage professionnel. Vous ne voulez pas répondre au téléphone en pensant que c'est votre mère alors que c'est vraiment un client.

Investissez dans un nouvel ordinateur portable. Il est préférable d'acheter un ordinateur portable au début. Vous pouvez l'utiliser au bureau et l'emporter avec vous lorsque vous allez au tribunal ou en voyage. Si vous achetez un ordinateur de bureau, vous aurez également besoin d'un ordinateur portable, il est donc moins cher d'aller avec l'ordinateur portable.

• Vous devez également dédier un ordinateur portable à votre entreprise et ne pas l'utiliser comme ordinateur portable personnel. Vous ne voulez pas envoyer accidentellement par e-mail des informations confidentielles ou héberger accidentellement quelque chose sur Google Docs qui ne devrait pas être partagé. Vous réduirez la probabilité de divulguer quelque chose si vous consacrez un ordinateur portable uniquement au travail.
• N'oubliez pas que vous avez besoin d'un moyen de sauvegarder les fichiers clients. Les services de sauvegarde populaires incluent Mozy et Carbonite.

Achetez des abonnements à la recherche juridique. En tant qu'étudiant en droit, vous avez probablement utilisé Westlaw ou Lexis, qui fournit gratuitement leurs services aux étudiants en droit. Si vous êtes allé dans une entreprise, vous avez probablement continué à les utiliser sans penser aux coûts. En tant que propriétaire d'un cabinet d'avocats, vous devez maintenant tenir compte des coûts d'achat de ces abonnements. Contactez un représentant et discutez.

• Les informations sur les prix sont difficiles à trouver en ligne. En 2015, Lexis offrait un tarif teaser d'environ 37€ à un praticien solo pour accéder aux décisions de son état. Celui-ci a augmenté la deuxième année (d'environ 75€) puis est passé la troisième année à plusieurs centaines de dollars par mois.
• Si vous ne souhaitez pas acheter d'abonnement, il existe des alternatives gratuites. Cependant, vous devez les rechercher à fond. Par exemple, vous pouvez trouver des cas sur Google Scholar, mais il ne fournit rien comme le service Westlaw ou Lexis. De nombreux barreaux proposent également Fastcase. Vous devriez l'utiliser d'abord pour voir si c'est acceptable.
• Vous pouvez également localiser votre bureau à proximité d'une bibliothèque de droit. Cependant, la bibliothèque peut n'avoir que des reporters reliés en cuir.

Systèmes de gestion des pratiques de recherche. Il existe des systèmes «tout en un» qui géreront la facturation, le chronométrage et la vérification des conflits. Contactez l'association du barreau de votre état, qui pourrait recommander des forfaits. Vous pourriez également bénéficier d'un rabais si vous appartenez à l'association du barreau.

• Certains des produits de chronométrage, de facturation et de facturation les plus populaires incluent Chrometa et Bill4Time.