Comment procéder à une élection des officiers?
Chaque fois que votre organisation se réunit, précisez quand aura lieu l'élection, ainsi que la date limite pour les nominations des dirigeants.
Les élections sont une partie importante de toute organisation, surtout si vous choisissez de nouveaux dirigeants pour diriger votre groupe. Si vous êtes membre d'un grand club ou d'un conseil, il vous sera peut-être plus facile de voter avec des bulletins de vote. Si vous faites partie d'une petite organisation, vous pouvez gagner du temps en organisant un vote vocal, où chacun énonce sa décision de vote lorsque vous y êtes invité. Avec un système approprié en place, vous pouvez élire de nouveaux officiers d'une manière plus juste et plus organisée!
Méthode 1 sur 2: organiser une élection au scrutin
- 1Fixez une date pour l'élection et une date limite pour les candidatures. Chaque fois que votre organisation se réunit, précisez quand aura lieu l'élection, ainsi que la date limite pour les nominations des dirigeants. Si vous préparez et distribuez un ballet dactylographié, fixez la date limite de nomination à 2-3 semaines avant l'élection proprement dite. À ce stade, décidez si l'élection doit avoir lieu en personne ou si les électeurs recevront des bulletins de vote postal pour voter.
- Si vous faites partie d'une organisation formelle, comme un conseil municipal, envisagez de créer un comité de nomination pour l'élection. Les membres de ce comité peuvent travailler pour trouver des candidats officiers convenables.
- Par exemple, si l'élection est le 15 février, indiquez clairement que la date limite pour les candidatures est le 31 janvier.
- Si vous ne préparez pas les bulletins de vote à l'avance, vous pouvez clôturer les candidatures le même jour que l'élection.
- 2Désignez des candidats lors d'une réunion formelle. Si vous n'avez pas formé de comité de nomination, choisissez un tiers neutre pour gérer et compiler les différentes nominations pour un poste de dirigeant. Au cours de votre réunion de groupe, réservez du temps pour accepter les nominations verbales de tout membre de votre organisation.
- Lorsque vous nommez quelqu'un en personne, essayez de dire quelque chose comme ceci: «Je m'appelle Sarah Jackson. J'aimerais nommer Clarissa Montgomery à la présidence.
- Si votre organisation a un bulletin de nomination officiel, remplissez le formulaire et postez-le au comité ou à la personne appropriée. Si plusieurs personnes soutiennent un seul candidat, elles peuvent signer une pétition et envoyer ce document au comité de nomination à la place.
Conseil: Lors de la conception d'un bulletin de candidature, fournissez un espace pour le nom, l'adresse e-mail, le téléphone et l'adresse personnelle du candidat, ainsi que le poste pour lequel il est candidat. Pour rendre votre formulaire particulièrement officiel, pensez à inclure le logo de votre organisation dans le coin supérieur gauche.
- 3Organisez un vote pour voir si l'organisation appuie la nomination. Attendez que le leader de la réunion présente la nomination au reste du groupe. Lorsque le candidat est mentionné, dites «oui» ou «non» à l'heure indiquée pour déclarer votre soutien ou votre désapprobation au candidat. Si le vote majoritaire est adopté, le candidat sera alors inclus sur le bulletin de vote.
- Par exemple, une réunion pourrait ressembler à ceci: «Si vous soutenez la nomination de Terry Williams au poste de vice-président, dites 'oui'.
- 4Fournir des options sur le bulletin de vote pour les candidats disponibles. Créez un formulaire officiel contenant toutes les candidatures collectées, ainsi que les postes pour lesquels chaque personne se présente. Concevez les bulletins de vote avec des coches claires, ou un autre système où les électeurs peuvent remplir leur bulletin de vote. Pour rendre le processus de vote plus cohérent et uniforme, imprimez des instructions claires sur le bulletin de vote qui expliquent comment voter correctement.
- Par exemple, une coche ou un symbole «x» pourrait être le symbole désigné utilisé pour le vote.
- Si vous souhaitez donner plus de liberté à vos électeurs, ajoutez une zone d'inscription au bulletin de vote.
Si vous ne préparez pas les bulletins de vote à l'avance, vous pouvez clôturer les candidatures le même jour que l'élection. - 5Distribuez les bulletins de vote à tous les participants à l'élection. Distribuez les bulletins de vote imprimés à tous les membres de votre organisation afin que l'élection puisse se dérouler plus efficacement. Si vous n'avez pas créé de bulletin de vote officiel, distribuez des feuilles de papier vierges aux électeurs.
- 6Donnez aux électeurs un certain temps pour remplir et soumettre leur bulletin de vote. Dites aux membres quand leurs votes doivent être remplis. Si votre organisation est plus petite, vous pouvez fixer un délai de 5 minutes avant de collecter les bulletins de vote. Si votre groupe est grand et étendu, établissez un système de courrier pour que les gens soumettent leurs votes. Soulignez que la date limite de vote est absolue et que les bulletins de vote tardifs ne seront ni acceptés ni comptés.
- Si vous autorisez les membres à envoyer leurs bulletins de vote par la poste, indiquez une adresse exacte à laquelle ils peuvent envoyer leur affranchissement.
- 7Triez les bulletins de vote pour éliminer les votes illégaux. Recueillez tous les votes dans une zone, puis recherchez dans la pile toute blague, «troll» ou tout autre bulletin de vote illégal qui a été déposé. Plus précisément, jetez tous les bulletins de vote inintelligibles, les votes exprimés pour des personnages fictifs ou des objets inanimés, ou 2 bulletins de vote complétés combinés. De plus, vérifiez que chaque bulletin de vote ne sélectionne qu'un seul candidat par poste.
- Ce n'est pas grave si les bulletins de vote ne sont pas complètement remplis, il suffit de compter les votes qui sont inclus.
- Si un bulletin rempli est soumis avec un bulletin blanc, alors seul le formulaire rempli peut être compté.
- Par exemple, un bulletin de vote incluant «Mickey Mouse» comme candidat à la présidence serait considéré comme un vote illégal.
- 8Comptez les bulletins de vote pour déterminer le vainqueur de l'élection. Utilisez une feuille de papier vierge ou un ordinateur pour compter et combiner le total des votes. Une fois que vous avez fait un premier dépouillement, vérifiez vos calculs et comptez à nouveau les votes. Si vous voulez être plus en sécurité, demandez à un tiers neutre de compter les votes et de confirmer vos résultats.
- Si vous organisez une grande élection, il peut être plus facile d'utiliser une feuille de calcul numérique pour compter les votes.
- 9Rapporter les résultats de l'élection aux électeurs. Soumettez les votes comptés au président actuel de l'organisation ou à la personne qui dirige la réunion. Attendez que cette personne partage les résultats finalisés lors de la réunion et déclarez les nouveaux dirigeants élus de l'organisation.
- Si vous avez besoin de plus de temps pour compter les votes, envisagez d'organiser une réunion distincte pour révéler les résultats de l'élection.
- 10Recomptez les votes s'il y a égalité pour un certain poste. Si l'élection ne donne pas de gagnant évident, examinez à nouveau les votes et recomptez-les soigneusement pour en vérifier l'exactitude. Si un gagnant clair est trouvé après le recomptage, annoncez le nouvel officier. Si aucun gagnant n'est trouvé, réinitialisez l'élection en ouvrant la parole à de nouvelles candidatures. Après cela, organisez une élection de suivi à une date ultérieure.
- Vérifiez le livre de règles de votre organisation pour voir s'il existe des procédures ou des politiques concernant les recomptages.
Par exemple, si l'élection est le 15 février, indiquez clairement que la date limite pour les candidatures est le 31 janvier.
Méthode 2 sur 2: effectuer une élection vocale
- 1Demandez des candidatures pour un poste d'officier. Indiquez quel poste est ouvert à l'élection ou à la réélection, et invitez les membres de l'organisation à présenter leurs candidatures pour le poste. Si vous avez un comité de nomination en place, demandez à ce groupe de déclarer son candidat pour un rôle d'officier spécifique. Essayez de procéder à toutes les nominations pendant la réunion afin que toute l'organisation puisse être impliquée.
- Par exemple, une nomination pourrait ressembler à ceci:
«Fred Summers, pourriez-vous partager votre nom et la nomination de votre officier?»
"Je m'appelle Fred Summers et je nomme Jason Morgan au poste de trésorier." - Il peut y avoir plusieurs candidatures pour chaque poste. Pour que le processus se déroule sans heurts, dites quelque chose comme ceci: «Jason Morgan a été nommé pour être notre nouveau trésorier. Est-ce que quelqu'un d'autre aimerait soumettre une candidature?
- Utilisez cette période de temps pour recueillir des candidatures pour tous les postes d'officiers disponibles.
- Par exemple, une nomination pourrait ressembler à ceci:
- 2Vérifiez si les candidats acceptent la nomination. Après une nomination verbale, parlez avec le candidat pour vous assurer qu'il est intéressé à servir en tant qu'officier. Si le candidat n'est pas intéressé, vous pouvez ignorer complètement sa nomination.
- Par exemple, vous pourriez demander quelque chose comme ceci: «M. Morgan, êtes-vous intéressé à devenir trésorier?»
- 3Fermez les candidatures pour pouvoir commencer l'élection. Donnez à tous les membres suffisamment de temps pour partager leurs candidats souhaités pour différents postes d'officiers. Lorsqu'aucune autre demande n'est soumise, indiquez que la période de nomination est terminée afin que le processus de vote puisse commencer.
- Par exemple, dites quelque chose comme ceci: «La période de nomination est maintenant terminée, et nous allons procéder au vote.
- 4Demandez un consensus majoritaire si une seule personne est nommée. S'il n'y a qu'un seul candidat pour un poste de dirigeant, invitez les membres de l'organisation à soutenir ou à contester le candidat. Donnez aux électeurs le temps de voter «oui» et «non», puis confirmez le résultat de l'élection sur la base des votes verbaux.
- Par exemple, vous pourriez organiser le vote comme ceci: «Denise Lewis est la seule candidate au poste de vice-président. Si vous êtes en faveur de son maintien à ce poste, dites 'oui'. Si vous n'êtes pas d'accord, dites "non".
- À la fin de la période de vote, vous pourriez dire: «Denise a reçu la plupart des votes pour le poste de vice-président. Puis-je recevoir plusieurs motions pour la déclarer comme notre nouvelle vice-présidente? Y a-t-il d'autres discussions à ce sujet? Est-ce que tout le monde est favorable à cette décision? Est-ce que quelqu'un s'y oppose?"
- 5Nommez le premier candidat de la liste s'il y a plusieurs candidats. Lisez le prénom indiqué pour un poste d'officier spécifique, comme président, vice-président, secrétaire ou trésorier. Énoncez le nom clairement, afin qu'il n'y ait aucun doute ou confusion pendant le processus de vote.
- Par exemple, dites quelque chose comme: «Le premier candidat au poste de secrétaire est Andrew Mitchell.»
- 6Dites aux électeurs de soutenir ou de contester la nomination vocalement. Donnez aux électeurs au moins 5 secondes pour soutenir verbalement et voter pour le candidat désigné en utilisant des phrases prédéterminées comme "oui" ou "non". Une fois que tout le monde a parlé, offrez aux électeurs une chance de ne pas être d'accord avec la nomination.
- Par exemple, vous pouvez structurer le vote comme ceci: «Tout le monde est en faveur de l'élection d'Andrew Mitchell comme secrétaire, veuillez dire «oui». Quiconque désapprouve cette nomination, s'il vous plaît, dites "non".
Si vous faites partie d'une organisation formelle, comme un conseil municipal, envisagez de créer un comité de nomination pour l'élection. - 7Comptez les résultats exprimés sur une feuille de papier séparée. Attribuez une personne spécifique comme un greffier pour écrire les résultats du vote pour chaque candidat. Si l'élection a lieu avec un groupe plus important, demandez à cette personne de noter si la majorité des votants ont exprimé «oui» ou «non» pendant la période de vote.
- Vous pouvez également utiliser des termes tels que «oui» ou «non» lorsque vous organisez une élection verbale, à condition que ces options soient clairement proposées aux électeurs.
Conseil: Dans une organisation plus grande, il peut être plus facile d'avoir une élection par appel nominal. Avec cette méthode, un greffier ou un secrétaire désigné demandera à chaque membre de l'organisation son vote afin que les résultats puissent être comptés individuellement.
- 8Répétez le processus de vote avec tous les candidats nommés. Continuez à lire la liste des candidats, en donnant aux électeurs suffisamment de temps pour dire «oui» ou «non» en réponse. Continuez ce processus jusqu'à ce que vous ayez parcouru tous les candidats. Au fur et à mesure que le processus de vote se poursuit, assurez-vous qu'un tiers désigné enregistre les résultats.
- 9Confirmez le gagnant en fonction des votes exprimés. Examinez les résultats de l'élection sur la base des notes du greffier ou du secrétaire. À ce moment, déclarez le nom et le rôle du nouveau dirigeant élu.
- Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme: «Veuillez souhaiter la bienvenue à Vera Smith, votre nouvelle trésorière pour l'exercice en cours.
- 10Reprenez le processus de vote pour pourvoir les autres postes d'officiers. Lisez la liste des candidats pour un poste d'officier différent, puis donnez aux membres le temps de voter verbalement en faveur de chaque candidat. Une fois que toutes les nominations ont été votées, déclarez un gagnant sur la base des résultats verbaux de l'élection. Vous pouvez continuer ce processus jusqu'à ce que tous les postes d'officiers soient pourvus.
- Les élections vocales ne sont pas une excellente option pour les grandes organisations, car vous ne pouvez pas voter pour tous les candidats à la fois.
- Bulletins de vote
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