Comment éviter les perturbations et les distractions lors d'événements?

Choisissez le lieu adapté à vos besoins. Déterminez vos buts et objectifs dès le départ. Cela vous aidera à déterminer le lieu qui vous convient. Faites vos recherches et prenez en compte toutes les recommandations tout en gardant à l'esprit ce que vous cherchez à réaliser.

• La confidentialité peut être essentielle à votre événement. Si tel est le cas, limitez votre recherche à des lieux dédiés ayant des antécédents de restauration pour des réunions sensibles, de haut niveau ou exclusives.
• L'accessibilité peut être importante. Vous pouvez avoir des délégués venant de tout le pays, alors concentrez-vous sur des lieux facilement accessibles pour réduire le risque de retards.

Communiquez avec votre lieu. C'est le facteur le plus important. Une communication amicale entre le propriétaire du lieu, les organisateurs de l'événement et les hôtes est importante pour établir les exigences de l'événement. Soyez sûr de tout cela lors des conversations initiales et lors de la rédaction d'un brief. C'est ce brief qui constitue la pierre angulaire pour s'assurer que l'événement connaît des interruptions minimales, en tenant compte des limitations des installations.

Trouver du personnel approprié. Certains sites auront du personnel interne, tandis que d'autres exigeront que vous ayez le vôtre. Quoi qu'il en soit, le personnel dispose d'un pouvoir incroyable pour déterminer si un événement se déroule sans heurts ou non: un personnel inefficace et un personnel peu serviable ou ignorant peuvent avoir un impact négatif.

• Prenez le temps de bien réfléchir aux équipes qui s'occuperont de vous et de vos invités, et essayez de déterminer si elles seront plus une aide ou une gêne. Même s'il s'agit de famille ou d'amis, vous voudrez évaluer leur dévouement à votre événement et déterminer si vous en aurez besoin ou si vous pourriez vous passer d'eux comme aides.

Favoriser un environnement de travail agréable. Faire cela aide non seulement à maintenir un bon moral, mais peut aussi inspirer l'efficacité de toutes les personnes impliquées dans la réunion ou l'événement. Il est donc important d'essayer de rendre le lieu de votre événement le plus propice possible au travail:

• Il peut s'agir de choses simples comme la température, la disposition des sièges, l'éclairage naturel. Cela peut aussi être des choses comme la motivation des superviseurs/chefs ou la rémunération.
• Il n'est pas rare d'appliquer une règle «pas de téléphone, pas de courrier électronique», surtout si cela entrave la tenue d'un bon événement. Cela peut garantir que l'esprit du personnel / des invités est concentré sur la tâche à accomplir, et non de retour au bureau ou aux pressions de la maison.

Assurez-vous que la technologie utilisée pour l'événement est compatible. Les problèmes techniques sur site sont l'une des causes les plus importantes de perturbation des événements. Demandez aux propriétaires du lieu de l'événement de confirmer ce qui est disponible pour votre événement et vérifiez s'il y aura des coûts connexes pour ce dont vous avez besoin. Il est courant que les lieux, par exemple, facturent des frais supplémentaires pour certains éléments, y compris les télécommandes pour les projecteurs ou les systèmes de sonorisation vidéo. Ces problèmes peuvent être résolus lors d'une visite préalable avant le jour de l'événement afin de vérifier spécifiquement que les appareils qui seront utilisés pour votre événement seront compatibles avec l'offre du lieu.

• Déterminez quoi faire et qui contacter en cas de problème technique le jour même pour vous assurer qu'en cas de problème, il existe un point de contact pour le résoudre rapidement.

Faites attention à l'arrière-plan. L'attention pendant les événements peut facilement être détournée avec un bruit de fond inutile, que ce soit un train qui passe ou des enfants qui se chamaillent sur le terrain de jeu. Le bruit de fond est l'un des plus gros épouvantails pour les clients et un facteur considérable de perturbation. Des nuisances sonores peuvent également être sur place comme les nettoyeurs ou les constructeurs. Veiller à ce que le lieu de l'événement ne soit pas trop exposé à un bruit extérieur excessif (éviter les murs fins comme du papier ou les fenêtres s'ouvrant sur des routes très fréquentées par exemple) pour minimiser les perturbations, et si des travaux de construction sont en cours, demandez une zone éloignée du site pour réduire vos événements sont des perturbations ou même demandez si de telles activités pourraient être arrêtées pendant la durée de votre événement.

Vérifiez l'accessibilité pour les invités. Pouvoir se rendre facilement sur le site est quelque chose que les organisateurs d'événements doivent prendre au sérieux. C'est facilement une source de perturbation car elle affecte le plaisir des invités avant même qu'ils ne soient entrés dans le lieu de l'événement. Cela peut déclencher l'événement du mauvais pied, ce qui fait que les invités arrivent en retard ou commencent la journée irrités et confus. Il est donc important que vous en teniez compte dans votre décision lors du choix d'un lieu.

• Assurez-vous de discuter de toutes les préoccupations que vous pourriez avoir avec les propriétaires de sites pour voir si des dispositions supplémentaires pourraient être mises en place pour aider les délégués à la fois avant et le jour même.

Ne laissez pas la restauration avant la dernière minute. La restauration n'est pas une affaire de dernier recours. Encore une fois, cela dépendra de si vous utiliserez des services de restauration sur place ou des traiteurs extérieurs. C'est un élément crucial de tout événement qui est facilement oublié. Ne sous-estimez pas la valeur de la nourriture événementielle - elle peut à elle seule faire ou défaire un événement et la restauration est l'un des facteurs les plus importants qui génère de la valeur. Faites les choses correctement, et vous gagnerez très probablement tous les applaudissements, sinon, c'est un échec certain.

• Les équipes de restauration dédiées en interne connaîtront bien les procédures de restauration pour tous les types d'événements et seront donc plus aptes à planifier les heures de repas pour un grand nombre d'invités.
• Ce n'est pas nécessairement le cas pour un traiteur extérieur, il faut donc veiller à ce qu'en plus de cette nourriture délicieuse, les services de restauration soient livrés à temps et soient en mesure de répondre à tous les types d'exigences diététiques.
• Le dépassement des intervalles de restauration est une autre source de perturbation. Établissez les meilleurs moments pour prendre en compte les boissons de bienvenue, les canapés, le dîner et les discours.
• C'est aussi une bonne idée d'envisager un lieu de restauration séparé, si possible, pour éviter la cohue de l'heure du dîner et atténuer les retards indésirables.

Laissez la concentration des délégués augmenter et diminuer au cours de la journée. Lors de l'élaboration de votre itinéraire, abordez le contenu le plus important au début de la session lorsque les délégués sont susceptibles d'être plus alertes, et intégrez tout travail de groupe ou tâches plus stimulantes après l'inévitable marasme post-dîner, afin de stimuler l'engagement et de réduire la probabilité de distractions internes.

Tenez compte des périodes de pause. Des pauses périodiques dans la journée pendant l'événement permettront aux invités de changer de décor et de profiter et de se délecter du moment de l'événement. Assurez-vous qu'il y a suffisamment de rafraîchissements, par exemple, disponibles tout au long de l'événement ou uniquement à des heures fixes, et assurez-vous que les créneaux correspondent à votre itinéraire.

• Des créneaux horaires restreints peuvent parfois se heurter à d'autres éléments de l'itinéraire. Une bonne idée est donc d'offrir des rafraîchissements illimités pendant tout l'événement pour donner aux invités la possibilité de se servir au fur et à mesure.
• Les points d'eau potable avec fontaines à eau peuvent éviter aux délégués de se promener pour boire un verre à mi-parcours est bien placé.