Comment évaluer le travail d'équipe dans une entreprise?

Commencez par les bases. Évaluez vos attentes et vos exigences. Il peut s'agir de n'importe quel nombre d'objectifs précieux, tels que la simplification des processus internes, l'augmentation des ventes, la réduction du roulement du personnel et l'amélioration du moral de votre personnel. Il peut également s'agir de mieux faire connaître votre entreprise sur le marché en développant une équipe efficace et professionnelle. Notez toutes les idées - tout en étant évasif, sans juger ou en vous moquant des suggestions.

Conservez une liste de contrôle confidentielle de vos considérations sur les changements, à ce stade, pour voir s'il existe des moyens d'améliorer les processus selon les besoins, par exemple pour trouver des moyens de mettre en œuvre de meilleures technologies. Plus tard, réfléchissez aux différentes manières dont vous pensez pouvoir mettre en œuvre certaines de ces idées. Consultez-les après avoir suivi les étapes suivantes.
Soyez pragmatique pour que - si, idéalement, l'équipe fonctionne déjà bien, les clients sont satisfaits et il n'y a pas de problèmes évidents, alors il n'y a aucune raison réelle de changer pour le plaisir de changer.

Parlez aux membres de l'équipe (1) en groupe, puis (2) en tant qu'individus pour connaître leurs sentiments, leurs préoccupations, leurs objectifs et leurs ambitions concernant leurs progrès et leurs obstacles dans les emplois et les rôles, dans leur environnement de travail et leurs expériences.

Identifiez tout problème «underground» auquel vous ne pourriez pas être informé normalement. Si vous avez l'impression qu'on ne vous dit apparemment pas toute l'histoire, puis retournez rencontrer les membres du personnel pour obtenir leur avis, un exemple d'approche pourrait être: «On m'a dit qu'il pourrait y avoir un problème avec le logiciel de contrôle des stocks, est-ce vous a causé des maux de tête?". Si la réponse est similaire à: «Le logiciel est bien, mais les gens ne saisissent tout simplement pas les données!» - alors vous avez découvert qu'il y a un problème, ainsi que l'endroit où le problème peut être - donc un recyclage et un contrôle de qualité des données sont nécessaires.

Écoutez attentivement. Parfois, vous pouvez lire entre les lignes lorsqu'un employé essaie de rester "diplomatique" à propos de quelque chose par peur des récriminations ou même de perdre son poste.

Identifier les défis auxquels les employés sont confrontés. Il peut y avoir de nombreux facteurs évidents et attendus, mais aussi des facteurs très subtils. Et sachez que si certains problèmes sont susceptibles d'être au sein de l'entreprise, d'autres sont susceptibles de survenir dans la vie privée du salarié et d'avoir un effet de «débordement» sur le lieu de travail, étant fatigué, irritable ou préoccupé. Les problèmes internes courants peuvent être: la politique du bureau avec des potins, une connaissance faible ou obsolète des produits ou de l'entreprise, des compétences ou une expérience faibles ou médiocres en matière de «soins à la clientèle et de manipulation appropriée», des systèmes et du matériel anciens ou obsolètes, un équipement de service ou un stock de vente défectueux et les voies de communication ou le manque d'informations nécessaires/utiles.

• Pour une faible connaissance des produits, organisez un séminaire de formation sur les produits. Si vous vendez des produits, de nombreux fabricants et fournisseurs seront prêts à organiser une telle formation pour vous gratuitement si cela renforce la relation commerciale mutuellement bénéfique.
• Pour la politique de bureau, c'est l'élément le plus difficile à gérer dans les relations de travail. Les moyens les plus dommageables pour un employé de nuire à un autre sont l'utilisation d'actions ou d'omissions négatives très "douces" dans le but de rendre les choses difficiles pour les autres membres de l'équipe. Pour la ou les personnes victimes d'un comportement obstructif ou difficile, cela peut éventuellement les conduire à une frustration extrême et même les amener à chercher du travail ailleurs. Dans un tel cas, il vaut mieux séparer les membres de l'équipe concernés afin qu'ils ne soient pas dans le même environnement; si ce n'est pas possible, traitez directement la source des problèmes et voyez si le conseil, une reconversion ou un avertissement sont des réponses appropriées. Si votre entreprise n'a pas encore de code de conduite en place, c'est le moment d'en développer un; en effet, le processus de développement peut être une expérience cathartique pour le personnel qui y voit une opportunité d'explorer des moyens de prévenir et de traiter les comportements obstructifs. La politique de bureau est quelque chose sur laquelle il est préférable d'agir le plus rapidement possible car elle est très contagieuse.
• Pour les nouveaux employés ou pour ceux qui ont un faible niveau de compétences, comme être lent à traiter les devis ou à retourner les appels, ou pour ceux qui ont un sens du service client abrasif, organisez des réunions de formation. Choisissez une formation qui contient des activités de jeu de rôle fréquentes qui peuvent être individuelles ou dans un environnement de groupe. Le jeu de rôle aidera les participants à apprendre de nouvelles façons d'aborder les choses qu'ils trouvent difficiles. Si possible, assignez les membres moins expérimentés pour travailler avec un partenaire plus expérimenté, afin que les connaissances de l'un soient transférées à l'autre.
• Pour les problèmes personnels en dehors de l'environnement de travail, il y a très peu de choses à faire à part d'offrir des services que votre entreprise a déjà en place, tels que des conseillers d'aide aux employés. Il est préférable de soutenir autant que possible les travailleurs en difficulté et de trouver des moyens d'assouplir leurs horaires de travail pour réduire les tensions à la maison et au travail. Un membre du personnel qui bénéficie de la flexibilité et du soutien nécessaires pour traverser les premières étapes de l'activité sera loyal et travailleur lorsqu'il sera de nouveau sur pied correctement.

Profitez régulièrement de l'occasion pour vérifier si les procédures et systèmes existants sont utilisés et qu'ils fonctionnent réellement. Parfois, des systèmes peuvent être en place mais ne pas fonctionner - de sorte que les membres de l'équipe travaillent autour d'eux plutôt que de "faire des histoires" à la direction. Pourtant, cela peut réduire massivement la productivité et augmenter les niveaux de frustration (l'ingéniosité, la bonne volonté de l'équipe et la débrouillardise ne peuvent être poussées que jusqu'à présent). Pour les communications ou les systèmes opérationnels défectueux qui peuvent empêcher les collègues de faire leur travail, ou du moins les empêcher de faire leur travail avec enthousiasme, il est préférable de résoudre ces problèmes dès que possible.

• S'il ne semble pas que le matériel soit défectueux, demandez aux membres de l'équipe individuellement quelles sont leurs préoccupations concernant le système ou pourquoi la communication ne circule pas librement. Cela pourrait même être de les emmener hors du site dans un café local ou dans un autre territoire neutre pour demander discrètement.

Investir dans l'amélioration de l'aménagement du bâtiment et des équipements. Les petits couloirs exigus et les installations vieillissantes peuvent épuiser le moral de l'équipe ainsi que frustrer et refuser les clients. Bien que cela puisse ne pas sembler être une priorité, c'est de l'argent bien dépensé - un petit coût pour résoudre un petit problème vaut mieux qu'un énorme coût pour résoudre un énorme problème.

• Vérifiez l'ergonomie de tous les postes et espaces de travail des membres.
• Vérifiez les interactions entre le personnel et les clients. Les interactions sont-elles facilitées ou entravées par le mobilier, les comptoirs, la disposition du bâtiment, etc.?

Installez un système permettant aux membres du personnel de faire des suggestions ou des commentaires justes. Toute suggestion (telle qu'une demande de rénovation, une idée de conception ou autre) doit avoir un retour, qu'il soit possible d'agir ou non. Encouragez les suggestions de l'équipe ainsi que les suggestions individuelles, car elles peuvent indiquer une discussion préalable et des compromis qui peuvent être un bon résultat pour votre entreprise.

• Naturellement, pour diverses raisons, il n'est pas toujours possible de mettre en œuvre toutes les idées. Mais donner du feedback signifie d'abord que vous êtes à l'écoute, que vous pouvez être approché avec des idées et qu'en répondant, vous faites preuve d'ouverture; cela montre également que le système doit être utilisé dans des conditions équitables. Et vous pourrez peut-être mettre en œuvre une version modifiée de n'importe quelle suggestion plutôt que de ne rien faire du tout.

Consulter, consulter, consulter. Consultez les clients dans la mesure du possible, que vous ayez une méthode de sondage en ligne ou autre, ou s'ils n'obligent pas à être interrogés directement. Consulter divers chefs d'équipe et membres de l'équipe. Consultez des conseillers indépendants tels que votre comptable, votre mentor en développement des affaires ou d'autres personnes familières avec la gestion d'entreprise. Obtenir les commentaires de tout le monde est une mesure importante de votre travail d'équipe dans son ensemble et de l'orientation générale de votre entreprise. S'il est impossible de plaire à tout le monde, c'est le meilleur moyen de trouver de nouvelles idées et de nouvelles solutions.

Revenez avec vos informations nouvellement découvertes et comparez-les avec vos attentes initiales décrites dans l'étape initiale. Il est fort probable que vos anciennes attentes ne soient plus pertinentes, mais vous pouvez voir des parallèles. Ceci est très utile pour un manager de savoir exactement dans quelle mesure il connaissait les membres de son équipe, son personnel et sa société avant de regarder de plus près.