Comment préparer des documents juridiques?

Créez un titre. La première partie de tout document juridique est l'en-tête. Il peut prendre la forme d'un papier à en-tête, d'une légende de cas, ou simplement être le titre du document, selon le type de document juridique que vous rédigez.

• Le papier à en-tête se trouve en haut de la première page d'une lettre, contient le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du rédacteur de la lettre et peut contenir une adresse électronique, un numéro de télécopieur ou le logo de l'entreprise. Vous pouvez inclure tout ce que vous voulez dans votre papier à en-tête, à condition qu'il vous identifie en tant qu'auteur de la lettre et permet au lecteur de vous contacter, comme une adresse postale ou électronique.
• Si vous rédigez une plaidoirie, vous devrez mettre la légende de l'affaire en haut de la première page de la plaidoirie. Une légende de cas contient le nom de l'État, du comté et du tribunal, les noms des parties impliquées et un numéro de cause ou de cause. Une légende de cas peut également contenir d'autres informations spécifiques à l'affaire, telles que les adresses des parties, les numéros de sécurité sociale ou le nom d'un juge spécial saisi de l'affaire.
• Les directives et accords ont généralement des en-têtes qui contiennent le nom du document en gros caractères et / ou en gras. Le titre d'un document pour un accord ou une directive peut être quelque chose comme «Dernière volonté et testament de Bill Smith» ou «Accord de services parajuridiques».

Incluez une section de définitions, le cas échéant. De nombreux documents juridiques contiennent une section près du début du document définissant certains termes qui sont utilisés plus tard dans le document pour s'assurer que le lecteur sait ce que peut signifier un mot particulier.

• Par exemple, si vous utilisez le mot «entreprise» pour désigner votre entreprise dans un contrat, assurez-vous d'indiquer que «entreprise» dans votre document fait référence à «ABC Painting, Inc.» La clarté est votre objectif ici.
• Vous n'avez pas besoin de définir des mots si vous utilisez leur signification normale dans le dictionnaire.
• Ne définissez pas les mots d'une manière qui va à l'encontre de leur sens commun. Par exemple, ne définissez pas «voiture» comme «une automobile, un vélo ou un scooter».

Datez le document. L'inclusion de la date à laquelle le document a été créé ou signé peut fournir un point de référence, si nécessaire, pour le contenu qu'il contient.

• Par exemple, si une directive sur les procurations indique qu'elle entre en vigueur immédiatement mais n'a pas de date, il sera difficile pour les parties intéressées de déterminer la date à laquelle elle est entrée en vigueur si des événements surviennent à mesure que ces informations se produisent.

Rédigez le corps du document. Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, il est temps de rédiger le corps du document. Assurez-vous de faire référence à votre plan de ce que vous voulez que le document accomplisse, et gardez également à l'esprit les exigences pertinentes de votre juridiction. En plus des conseils suivants, consultez la section suivante pour obtenir des directives sur la façon de rédiger des documents juridiques efficaces.

• Utilisez une police de caractères standard lisible telle que Times New Roman.
• Divisez votre document en sections, le cas échéant. Décomposer un document volumineux et compliqué comme un testament ou un contrat en sections plus petites qui se concentrent sur des questions distinctes facilitera non seulement le processus de rédaction, mais permettra au lecteur de trouver plus facilement les informations qu'il recherche.
• Votre langage doit être formel, mais pas compliqué inutile. Un document juridique n'est pas un endroit pour l'argot ou le langage conversationnel, mais vous voulez le rendre aussi simple et facile à comprendre que possible. Si la signification d'une phrase particulière du document est remise en question, vous voulez vous assurer que tout le monde sait ce que cela signifie.
• L'ordre du contenu dans le document est important. Assurez-vous d'aborder les points les plus importants.

Citez l'autorité légale si nécessaire. Si le document que vous préparez nécessite l'utilisation d'une autorité légale (jurisprudence ou statuts) pour étayer ce que vous dites (par exemple, un mémoire), assurez-vous que chaque phrase faisant référence à cette autorité est suivie d'une citation. La citation légale suit un format très particulier et unique, et son format est spécifié par le tribunal compétent pour votre juridiction.

• Contrairement à la citation dans d'autres formes d'écriture, où il est permis de simplement placer une citation après un paragraphe d'information pour montrer d'où provient cette information, chaque phrase qui fait référence à une jurisprudence ou à une loi statutaire (ou à d'autres formes d'autorité légale, telles que des articles scientifiques) doit être suivi d'une citation d'une forme ou d'une autre.
• Le Bluebook est le manuel le plus couramment utilisé pour le format de la citation légale.

Assurez-vous que le document est correctement formaté. Le formatage est très important à garder à l'esprit lors de la rédaction de documents juridiques. Le tribunal de votre juridiction aura mis en place certaines règles de mise en forme (police de caractères, marges, ordre des sections, etc.) auxquelles vous devrez vous conformer lors de la rédaction de tout document juridique que vous prévoyez de soumettre à ce tribunal.

• En dehors de ces types de règles formelles, s'assurer que votre document est globalement soigné et ordonné aidera le lecteur à comprendre les documents juridiques plus compliqués ou plus longs.
• Les paragraphes numérotés, les en-têtes et sous-titres en gras et les espaces blancs peuvent tous être utilisés pour rendre votre document plus lisible et cohérent.
• Bien que vous puissiez faire une erreur sur une règle moins connue de formatage légal ou de citation, la cohérence des prix avant tout. Par exemple, si vous écrivez des nombres au lieu d'utiliser des chiffres, assurez-vous que c'est le cas pour chaque nombre dans le document.

Créez un espace pour les signatures, le cas échéant. À la fin du document, indiquez une ligne pour chaque personne qui signera le document selon le cas, avec son nom tapé ou imprimé sous la ligne. Il peut également inclure un espace permettant au signataire de dater le document.

Lisez le document pour vous assurer qu'il atteint son objectif. Une fois que vous avez rédigé le document à votre satisfaction, assurez-vous de le relire pour confirmer qu'il accomplit ce que vous avez décidé d'accomplir.

• De nombreux litiges sont centrés sur la signification d'une disposition particulière d'un document, comme une section détaillant les conditions de paiement dans un contrat, et il est de la plus haute importance que vous vous assuriez que le document dise exactement ce que vous voulez qu'il dise.
• Vous voudrez peut-être que quelqu'un en qui vous avez confiance lise également le document, car souvent ce qui est clair pour vous peut ne pas l'être pour une autre personne qui n'a pas rédigé le document. Vous voulez vous assurer que votre document a la même signification pour quiconque le lit.

Relisez le document pour vérifier les erreurs d'orthographe, de grammaire et de ponctuation. Après avoir lu votre document pour vérifier son contenu, vous voudrez recommencer pour vous assurer qu'il se lit comme un document officiel. Assurez-vous de bien relire.

Rendez le document officiel. Une fois que vous êtes satisfait de votre document, il est temps de lui donner force de loi officielle. Selon le type de document que vous avez préparé, vous devrez peut-être le déposer auprès du tribunal compétent, le signer vous-même et obtenir les signatures des autres parties concernées, demander à d'autres personnes d'assister à la signature du document et de le signer eux-mêmes, ou de le faire signer. notarié par un agent public.

• Cela finalisera votre document et lui donnera la force juridique associée au type de document dont il s'agit.

Utilisez la voix active. Ce type d'écriture réduira la confusion en vous obligeant à nommer l'acteur dans une phrase particulière. Par exemple, ne dites pas que "le paiement sera versé à la partie B une fois qu'elle aura rempli ses obligations". Dites plutôt que «la partie A paiera la partie B une fois qu'elle aura rempli ses obligations».

Être spécifique. Encore une fois, votre objectif doit toujours être d'éviter l'ambiguïté et la confusion autant que possible pour vous assurer que tous ceux qui lisent le document ont la même idée de ce qu'il dit. Dites exactement ce que vous voulez dire et rien de plus.

• Par exemple, si vous décrivez le calendrier des visites d'un parent, au lieu de simplement dire "tous les deux week-ends et un jour par semaine après l'école", dites "tous les deux week-ends de 18 h le vendredi à 18 h le dimanche et tous les mercredis de 16 h à 20 h lorsque l'école est en session, et de 11 h à 22 h pendant les vacances scolaires. "

Évitez le jargon juridique lorsque cela est possible. Un certain niveau de jargon juridique, ou le «langage juridique» que les avocats utilisent couramment dans leur rédaction, peut être nécessaire. Cependant, une utilisation excessive de phrases telles que «à l'esprit», «jusqu'à présent» ou «ci-après» peut rendre un document difficile à lire et à comprendre. Il existe presque toujours une façon plus simple de dire quelque chose, et vous devez toujours vous efforcer de le faire.

• Par exemple, de nombreuses plaidoiries commencent par la phrase «vient maintenant le demandeur» ou «viens maintenant les défendeurs», et cette langue est la langue standard utilisée pour commencer une pétition ou une requête. Ce serait un exemple de jargon juridique nécessaire.
• Inversement, au lieu de dire quelque chose comme «il incombe à la partie A de payer pour les services rendus», dites «la partie A doit payer la partie B pour ses services».