Comment rédiger un manuel de formation?
Pour rédiger un manuel de formation, commencez par compiler toutes les informations que le manuel doit couvrir, puis déterminez si le diviser en chapitres, sections ou parties serait le mieux adapté. Ensuite, organisez les informations et créez une table des matières et un index afin que votre manuel soit facile à naviguer. Vous voudrez également rédiger un bref aperçu de 2-3 paragraphes pour le début de chaque section afin que les lecteurs sachent à quoi s'attendre. En outre, terminez chaque section par un résumé qui résume et passe en revue les informations que le lecteur a apprises. Pour apprendre à inclure des quiz, des graphiques et des listes de contrôle dans votre manuel, continuez à lire!
Pour rédiger un manuel de formation, commencez par compiler toutes les informations que le manuel doit couvrir, puis déterminez si le diviser en chapitres, sections ou parties serait le mieux adapté.
Les manuels de formation sont une partie importante de la formation des nouveaux employés sur une entreprise ou des anciens employés sur les nouveaux systèmes ou programmes. Le processus exact de rédaction d'un manuel de formation peut être dicté par l'industrie pour laquelle il est destiné, mais vous pouvez faire certaines choses générales pour aider vos employés à tirer le meilleur parti du manuel. Vous devez vérifier que vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin avant de commencer, écrivez en pensant à votre public et essayez de leur faciliter l'apprentissage, et ajoutez du matériel supplémentaire pour faciliter les informations. Votre manuel sera avantageux si vous incluez des images et des graphiques, un espace vide pour les notes, des quiz pour revoir ce que les gens apprennent et des listes de contrôle des tâches importantes.
Méthode 1 sur 3: rassembler les informations
- 1Passez en revue et compilez les informations que le manuel doit couvrir. N'écrivez jamais un manuel de formation de mémoire. Passez en revue les différents processus et points de connaissance que votre manuel va couvrir et assurez-vous que tout est clair. Faites une liste de toutes les informations importantes et référez-vous à cette liste pendant que vous rédigez le manuel, en vérifiant à nouveau pour tout inclure.
- Même sauter une petite étape peut dérouter vos utilisateurs, alors faites attention. Par exemple, vous pourriez indiquer à quelqu'un comment saisir des données dans une feuille de calcul, mais vous pourriez facilement oublier de mentionner «cliquez sur Fichier pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul». Ou lorsque vous décrivez comment utiliser une machine, vous pouvez oublier de mentionner le basculement d'un certain interrupteur qui est d'une importance vitale.
- Si vous ne révisez pas tout et que vous oubliez quelque chose, les utilisateurs risquent de devenir angoissés parce que quelque chose ne fonctionne pas correctement. Ce n'est pas le résultat auquel la formation devrait jamais aboutir.
- 2Décrivez le déroulement du manuel de formation. Utilisez la liste que vous avez faite et commencez à organiser les informations en une séquence logique de chapitres, sections ou parties. Vous commencerez probablement par les bases et vous développerez des concepts plus approfondis.
- Avant de rédiger un contenu, assurez-vous d'avoir une bonne idée de l'endroit où tous les aspects du manuel s'intégreront. Vous ne voulez pas mentionner quelque chose de ce que vous pensez être une section précédente si le manuel n'a pas encore couvert cette information.
- Si vous pouvez écrire des sections autonomes qui ne s'appuient pas les unes sur les autres, cela peut être la bonne approche dans certaines situations.
- 3Incluez une table des matières et un index. Même si le manuel est destiné à être lu du début à la fin, ces sections de navigation aideront les gens lorsqu'ils ont besoin de revenir en arrière pour se rafraîchir la mémoire et étudier ce qu'ils ont appris. La table des matières doit avoir tous les titres de chapitres et tous les titres de section qu'il est judicieux d'inclure. Rendez l'index aussi complet que possible, en donnant aux gens beaucoup de choses à trouver tout au long du manuel.
- Les programmes de traitement de texte ont souvent des modèles pour ces types de documents. Vous pouvez également trouver des ressources utiles en ligne pour savoir comment structurer ces éléments.
- 4Rédigez des aperçus de chapitres informatifs. Au début de chaque chapitre ou section, écrivez 2-3 paragraphes qui décrivent ce qui sera couvert dans cette partie du manuel. Vous pouvez inclure une liste d'objectifs pour la section, des mots-clés sur lesquels il est bon de se concentrer et mentionner des quiz ou des activités qui seront inclus.
- Les titres des chapitres devraient aider les gens à savoir ce qu'ils trouveront, mais ils devraient pouvoir parcourir l'aperçu et s'assurer que le chapitre contient ce qu'ils doivent savoir.
- 5Terminez chaque chapitre par un résumé. Il est toujours utile de conclure et de revoir ce qui a été couvert dans un chapitre. C'est un résumé, vous ne pouvez donc pas tout mentionner. Essayez de mettre en évidence ce que vous considérez comme étant l'information la plus vitale que les gens devraient retirer du chapitre.
- Vous pouvez à nouveau mentionner les objectifs pour donner aux gens la possibilité de faire le point sur s'ils ont appris ou non ce qu'ils étaient censés faire.
- 6Créez un groupe ou un groupe de travail pour vous aider à rédiger le manuel. Vous réussirez plus facilement à rédiger un manuel de formation si vous avez des personnes pour vous aider à le faire. Vous avez besoin que les gens vérifient les erreurs au fur et à mesure, s'assurent que le contenu est compréhensible et vous aident à considérer tous les aspects de ce pour quoi vous vous entraînez. De plus, vous pouvez déléguer une partie du travail et le répartir uniformément.
- Si vous ne pouvez pas avoir un groupe pour vous aider tout au long du processus, envisagez au moins de demander aux gens quelques choses à différents moments au fur et à mesure que vous obtenez un deuxième avis.
N'écrivez jamais un manuel de formation de mémoire.
Méthode 2 sur 3: accueillir vos utilisateurs
- 1Écrivez pour et pour votre public. Assurez-vous de savoir clairement qui est le public. Considérez s'ils ont une base de connaissances ou s'ils commencent complètement à neuf. Cela vous donnera une idée de la portée ou de la spécificité dont vous avez besoin tout au long du manuel. Lorsque cela a du sens, écrivez directement au public en disant: «Quand vous arrivez à cette étape...» plutôt que quelque chose comme «Quand une personne arrive à cette étape».
- Si vous formez des employés sur un tout nouveau logiciel que personne n'a vu, il est prudent de supposer qu'ils ne sauront rien. Si vous vous entraînez aux techniques de vente dans un magasin de vêtements, vous n'avez pas besoin d'expliquer ce que sont les pantalons et les chemises.
- Ne conduisez pas les gens en surexpliquant des concepts simples, mais ne pensez pas non plus qu'ils savent quelque chose qu'ils ne savent peut-être pas.
- 2Incluez des scénarios de résolution de problèmes et des sujets de discussion. Tout le monde ne peut pas apprendre en lisant 20 pages de texte, alors incluez des moyens pour les utilisateurs d'appliquer ce qu'ils lisent et d'acquérir une expérience pratique. Donnez un scénario et demandez au lecteur de résoudre un problème quelconque. Permettre la discussion et la collaboration entre les stagiaires. Vous voulez vous adapter à différents styles d'apprentissage afin que le manuel soit utile pour autant de personnes que possible.
- Vous ne pouvez pas convenir parfaitement à tous les employés, mais si vous n'utilisez qu'une seule approche, vous ne risquez pas d'en atteindre un très grand nombre. Le but du manuel de formation est d'aider les employés à apprendre ce qu'ils doivent savoir, alors essayez de faciliter la tâche au plus grand nombre.
- 3Améliorez le manuel avec des vidéos ou des enregistrements audio. Si vous rédigez un manuel imprimé, demandez-vous si vous pouvez ou non donner aux stagiaires accès à du matériel supplémentaire, comme des vidéos ou des enregistrements audio. Pour les apprenants qui auraient du mal à lire un manuel entier, vous pouvez vous assurer qu'ils apprennent toujours ce dont ils ont besoin. Souvent, le manuel écrit sera le principal outil de formation, mais quelques extras peuvent faire une grande différence.
- Cela peut être affecté par le type de contenu inclus dans votre manuel et peut ne pas être applicable dans tous les cas. Faites le point sur les spécificités de votre manuel et jugez si des matériaux supplémentaires pourraient être créés ou non.
Vous réussirez plus facilement à rédiger un manuel de formation si vous avez des personnes pour vous aider à le faire.
Méthode 3 sur 3: tester la compréhension de l'utilisateur
- 1Incluez une section pour les notes des utilisateurs. Au fur et à mesure que vous écrivez chaque section du manuel, les personnes qui l'utilisent essaieront de recueillir beaucoup d'informations. Lorsque vous incluez délibérément des espaces vides pour rédiger des notes, vous encouragez les utilisateurs à noter ce qu'ils apprennent. Cela augmentera la quantité d'informations qu'ils conservent.
- Les sections de notes conviendraient à la plupart des sections de texte, mais vous pouvez également créer une section de notes distincte à la fin des chapitres et à la fin de tout le manuel. Cela permet aux gens d'éviter d'avoir des blocs-notes séparés dont ils pourraient perdre la trace.
- 2Utilisez des images et des graphiques. Chaque fois que vous pouvez montrer au lecteur quelque chose de visuel, cela peut avoir un impact sur sa compréhension. Vous ne voulez pas trop encombrer votre manuel, mais utilisez des éléments visuels si vous le pouvez. Vous pouvez avoir des captures d'écran des étapes du travail informatique. Vous pouvez inclure des graphiques de données importantes. Les photos des outils ou des machines que la personne utilisera sont également bonnes.
- Il n'y a vraiment aucune limite aux types d'aides visuelles que vous pouvez inclure, alors pensez à ce pour quoi vous vous entraînez et à ce qui serait le plus utile pour l'utilisateur.
- 3Incluez des listes de contrôle des étapes importantes. Pour de nombreux manuels, vous détaillerez les étapes de divers processus, et les listes de contrôle sont un excellent moyen de résumer les choses. Lorsqu'un utilisateur a besoin de se référer à une section qui comprend des étapes spécifiques, la liste de contrôle actualisera sa mémoire et pourra être vérifiée beaucoup plus rapidement que plusieurs paragraphes de texte.
- Il peut même être utile de rendre ces pages faciles à déchirer afin que les utilisateurs puissent garder la liste de contrôle à portée de main plus tard lorsqu'ils travaillent sur des tâches.
- Les listes de contrôle peuvent inclure le matériel nécessaire, des sections pour avant, pendant et après l'exécution d'une tâche, ou comment évaluer le travail une fois qu'il est terminé.
- 4Incluez des activités et des quiz qui mesurent l'apprentissage. Vous voulez vous assurer que les utilisateurs de votre manuel apprennent au fur et à mesure, alors rédigez de petits tests de leurs connaissances. Incluez les réponses dans un endroit séparé afin qu'ils puissent vérifier comment ils ont fait. Vous pourriez avoir des questions à choix multiples, remplir le blanc et la correspondance, ou des scénarios pour la résolution de problèmes.
- Celles-ci seraient distinctes de tout test officiel que vous auriez fait subir aux employés une fois la formation terminée. Le but serait de les aider tout au long de leur parcours à évaluer dans quelle mesure ils apprennent.
Faites une liste de toutes les informations importantes et référez-vous à cette liste pendant que vous rédigez le manuel, en vérifiant à nouveau pour tout inclure.
- Une fois le manuel terminé, rassemblez un groupe de test pour voir si cela a du sens et constitue un outil de formation efficace. Obtenez des commentaires de leur part sur toutes les façons dont ils pensent que le manuel pourrait être amélioré.
- Essayez d'utiliser un langage simple et concis pour qu'il soit facile à comprendre pour les gens.
- Ne rendez pas le contenu si formel qu'il devienne ennuyeux, sinon votre public ne restera pas intéressé.
Lisez aussi: Comment identifier les tendances de l'industrie?
Questions et réponses
- Quel logiciel recommandez-vous pour créer des manuels de formation?Si vous souhaitez créer un manuel de formation, vous pouvez utiliser n'importe quel logiciel de traitement de texte, comme Microsoft Word, Pages (Mac) ou Google Docs.
Les commentaires (10)
- Cette fonctionnalité a aidé à comprendre les différentes étapes de l'élaboration d'un manuel de formation.
- Processus simple étape par étape. Simple à comprendre.
- Y compris des aperçus de chapitre et un résumé.
- J'ai trouvé que ces questions et réponses étaient un excellent point de départ pour la planification de mon manuel de formation. Il concentre votre esprit sur les aspects essentiels de la compilation manuelle.
- Des moyens très instructifs de démarrer.
- Excellent! Bref, il couvre les points principaux, droit au but, et j'aime la façon simple dont les graphiques couvrent le sujet. Il n'est pas nécessaire de passer beaucoup de temps à lire un livre pour apprendre quelque chose. Vous pouvez poster mon avis. Bon travail. Merci.
- Merci, c'est utile.
- Cela a permis de confirmer le style et le format du manuel en cours. L'article m'a aidé à rappeler des domaines à inclure auxquels je n'avais pas pensé. Merci!
- J'ai appris à faire un brouillon avant des informations déroutantes, ainsi qu'un prélude et un résumé de chaque chapitre pour aider le lecteur à avoir une idée bien équilibrée de ce que vous leur apprenez.
- Aide à la création d'un manuel de formation pour le personnel d'une brasserie locale. Cet article a été utile car je viens de couper tous les conseils sur son utilisation dans un cadre technologique. Merci!
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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