Comment utiliser ADP pour la paie?
Pour utiliser ADP pour la paie, commencez par créer un nouveau cycle de paie pour effacer toutes les anciennes données. Vous devrez ensuite vérifier si le code de l'entreprise, le numéro de semaine, la date de paie, la date de fin de période, les retenues prévues et les effets spéciaux sont tous corrects, puis cliquez sur «Continuer». Avant de saisir manuellement les données de paie, attendez que le système démarre le nouveau cycle de données. Une fois que la fenêtre contextuelle se ferme et que la nouvelle page du cycle de paie revient, vous pouvez configurer les employés qui doivent être payés en cliquant sur «Traiter» dans la barre des tâches. Cliquez ensuite sur "Saisir les données de paie" et sélectionnez "Données de paie" dans le menu contextuel. Sélectionnez l'employé ou le groupe d'employés et cliquez sur «Aller au cycle de paie». Vous pouvez maintenant saisir des informations telles que les heures des employés et les heures supplémentaires, les retenues et les droits aux congés. Pour plus de conseils, y compris comment automatiser votre saisie de données, faites défiler vers le bas!
Il existe de nombreuses sociétés de logiciels de paie que vous pouvez utiliser pour traiter la paie, mais ADP fait un travail exceptionnel pour aider votre entreprise à traiter la paie.
Il existe de nombreuses sociétés de logiciels de paie que vous pouvez utiliser pour traiter la paie, mais ADP fait un travail exceptionnel pour aider votre entreprise à traiter la paie. ADP peut aider les professionnels de la paie à évoluer avec les changements de l'entreprise. Ils peuvent également aider les professionnels de la paie à se démarquer en tant que personnes en qui les employés, les gestionnaires et les chefs de service ont confiance pour obtenir leurs chèques de paie correctement.
Méthode 1 sur 4: commencer un nouveau cycle
- 1Démarrer un nouveau cycle. C'est ainsi que vous commencez chaque nouvelle période de paie. Cette étape efface toutes les données de la période de paie précédente. Ensuite, il fait avancer le système jusqu'à la nouvelle période de paie.
- Accédez à la page du cycle de paie.
- Cliquez sur "Traiter" dans la barre des tâches en haut de la page.
- Dans le menu contextuel, sous «Paie», sélectionnez «Cycle de paie».
- 2Confirmez le code de l'entreprise. Si votre entreprise a plusieurs entreprises qui traitent la paie, confirmez le code d'entreprise correct. Pour modifier le code de l'entreprise, cliquez sur l'icône en forme de loupe et sélectionnez le bon code de l'entreprise.
- Si vous n'avez pas plus d'une entreprise, ne faites rien.
- 3Passez au cycle de paie suivant. Cliquez sur l'icône verte "Démarrer un nouveau cycle". Une fenêtre contextuelle apparaîtra qui affiche les dates et les informations sur les retenues pour la période de paie à venir. Vérifiez le numéro de semaine, la date de paie et la date de fin de période. Si vous devez modifier l'une de ces informations, cliquez sur «Modifier la semaine de début» pour la mettre à jour. Vérifiez également les retenues prévues et les effets spéciaux pour la période de paie. Si toutes ces données sont correctes, cliquez sur "Continuer" dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.
- 4Laissez le système démarrer le nouveau cycle. Après avoir cliqué sur "Continuer" à l'étape ci-dessus, une fenêtre contextuelle apparaît qui affiche l'état du traitement. Vous verrez un cercle en rotation pour indiquer que le système traite les nouvelles données de cycle. Une fois le processus terminé, vous serez renvoyé à la page du cycle de paie.
- Notez que l'icône verte «Démarrer un nouveau cycle» est maintenant grisée et que les autres icônes de traitement de la paie sont maintenant activées.
Cliquez sur «OK» et vos informations de paie seront envoyées à ADP pour traitement.
Méthode 2 sur 4: saisir manuellement les données de paie
- 1Utilisez la paie automatique pour les salariés. Votre entreprise peut employer des salariés ou des salariés horaires qui travaillent un nombre d'heures fixe à chaque période de paie. Travaillez avec un représentant d'ADP pour mettre en place la paie automatique pour ces employés. De cette façon, vous n'aurez pas à saisir leurs données de paie à chaque période de paie.
- Vous pouvez modifier le salaire ou le nombre d'heures d'un employé à tout moment.
- 2Configurer les employés à payer. Il s'agit du processus de saisie des données de vos employés salariés et horaires qui ne sont pas configurés pour le paiement automatique. Vous saisissez les données de paie par lots, qui sont des groupes de salariés. Vous pouvez utiliser des lots créés précédemment ou vous pouvez créer et personnaliser de nouveaux lots.
- Cliquez sur "Traiter" dans la barre des tâches en haut de la page. Dans le menu contextuel, sous «Paie», sélectionnez «Cycle de paie». Vous serez dirigé vers la page Cycle de paie.
- Cliquez sur l'icône "Entrer les données de paie" et sélectionnez "Données de paie" dans le menu contextuel. Vous serez dirigé vers une fenêtre où vous pourrez créer un lot de paie.
- Si vous avez déjà regroupé les salariés en lots, les lots seront affichés dans cette fenêtre. Sélectionnez le lot pour lequel vous souhaitez saisir les données de paie et cliquez sur «Aller au cycle de paie».
- Si vous souhaitez créer un nouveau lot, cliquez sur le bouton vert "ajouter". Ajoutez un code alphanumérique pour identifier le lot et rédigez une description pour savoir quelle catégorie d'employés est incluse dans le lot. Sélectionnez la grille de données de paie que vous souhaitez utiliser, en fonction de la façon dont vous souhaitez afficher vos données de paie. Cliquez sur «suivant» et vous serez dirigé vers une page qui répertorie tous les employés de l'entreprise. Cochez les cases à côté des noms des employés que vous souhaitez inclure et cliquez sur "Créer un lot".
- Vous verrez maintenant la grille de données de paie pour le lot. C'est ici que vous pouvez saisir toutes les informations de paie.
- 3Entrez les heures normales pour les employés horaires. Recherchez la colonne intitulée «Heures d'enregistrement». Entrez le nombre d'heures régulières travaillées par chaque employé. Le système calculera automatiquement le salaire brut, les retenues et le salaire net pour la période de paie. Cliquez fréquemment sur le bouton «enregistrer» pour enregistrer les données que vous avez saisies. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Terminé".
- Entrez le nombre d'heures supplémentaires dans la colonne «Revenus O/T».
- Entrez les heures de congé de maladie ou de vacances dans les colonnes appropriées.
- 4Traitez les modifications ponctuelles de la paie. Le système conserve les données salariales et fiscales pour chaque employé et calcule automatiquement ces informations en fonction du nombre d'heures que vous saisissez. De plus, les employés configurés pour le paiement automatique reçoivent automatiquement un chèque de paie. Cependant, vous devez parfois apporter des modifications ponctuelles. Vous pouvez saisir manuellement ces modifications dans la grille de données de paie.
- Si un employé est configuré pour la paie automatique mais que vous devez modifier son salaire ou ses heures pour cette période de paie, incluez l'employé dans le lot. Saisissez les informations salariales appropriées dans la grille de données de paie. Cela remplacera la paie automatique pour l'employé pour cette période de paie.
- Pour saisir des déductions ponctuelles, comme une contribution à Centraide, cliquez sur «insérer» et sélectionnez «colonne». Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez «Ajuster la déduction» pour le champ Données de paie et choisissez le type de déduction pour «Code/Type». Le nom de l'en-tête de colonne sera automatiquement mis à jour. Cliquez sur "Terminé" et vous verrez la colonne dans la grille de données de paie. Entrez le montant en dollars dans cette colonne pour l'employé.
- 5Ajoutez des chèques supplémentaires pour les primes, les commissions, le paiement rétroactif ou le paiement anticipé. Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez créer le chèque supplémentaire. Les informations relatives à la paie régulière de cet employé pour cette période de paie sont déjà entrées. Maintenant, entrez une deuxième ligne pour cet employé afin de créer un nouveau chèque. Cliquez sur "insérer" et sélectionnez "nouvelle ligne". Une deuxième ligne apparaîtra avec le même nom d'employé. Vous pouvez maintenant saisir les données de paie pour le chèque supplémentaire.
- Saisissez les informations sur la fréquence des taxes, qui calculent les taxes en fonction du type de paie. Par exemple, les primes sont imposées à des taux différents de la rémunération normale.
- Trouvez la colonne qui décrit le type de rémunération (comme «bonus» ou «rémunération rétroactive») et entrez le montant en dollars.
Comment puis-je conserver l'ancien taux et ajouter une ligne avec un nouveau taux sur un lot de paie ADP?
Méthode 3 sur 4: automatiser la saisie des données de paie
- 1Créez un modèle d'importation pour Excel. Vous pouvez importer des données de paie à partir d'une feuille de calcul Excel. Tout d'abord, vous devez créer une feuille de calcul avec exactement les mêmes colonnes que la grille de données de paie. Ouvrez une grille de données de paie et exportez les en-têtes de colonnes dans un fichier Excel.
- Dans le menu "Traiter", sélectionnez "Données de paie".
- Sélectionnez un lot existant. Cliquez sur le lien "Autres actions" et sélectionnez "Exporter vers un fichier".
- Choisissez les options de nommage du fichier et les informations à inclure dans l'exportation, puis cliquez sur "Exporter" en bas de la fenêtre.
- Lorsque la fenêtre de téléchargement du fichier s'ouvre, choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier et cliquez sur "Enregistrer".
- Cela créera un fichier Excel au format.CSV. Saisissez toutes vos données de paie dans le fichier Excel.
- 2Importez les données de paie à partir d'une feuille de calcul Excel. Vous pouvez importer les données de paie de votre fichier Excel externe dans le système ADP. Vous devez d'abord télécharger le fichier sur le serveur ADP. Ensuite, vous pouvez importer les données dans la grille de données de paie.
- Dans le menu "Traiter", sélectionnez "Importer".
- Vous serez dirigé vers une fenêtre d'importation. Sélectionnez «Données de paie» parmi les options sur la gauche.
- Cliquez sur le bouton vert "Ajouter".
- Sélectionnez "Parcourir les fichiers" et choisissez le fichier que vous souhaitez télécharger. Une fois votre fichier téléchargé, cliquez sur «Terminé» et vous serez renvoyé à la fenêtre Importer les données de paie.
- Maintenant, le fichier a été copié sur le serveur ADP et vous souhaitez l'importer dans la grille de données de paie. Sélectionnez votre fichier dans la liste. Sélectionnez les "autres actions" et cliquez sur "démarrer". Une fois l'importation terminée, un message "Succès" s'affichera dans la fenêtre.
- Vous pouvez maintenant revenir à la page Données de paie pour modifier votre lot si nécessaire.
- 3Importez des données depuis ezlabormanager. Il s'agit du logiciel de gestion du temps et de présence d' ADP. Vous pouvez l'acheter avec votre progiciel ADP. C'est un système basé sur le cloud. Les employés peuvent se connecter au système et entrer les informations de leur carte de pointage, leurs heures et toute autre information pertinente sur la paie. Ces données sont automatiquement téléchargées dans votre grille de données de paie. Vous pouvez accéder au système et corriger ou ajuster manuellement les données selon vos besoins. Ce processus permet de gagner beaucoup de temps et de limiter les erreurs dues aux erreurs de saisie des données.
Pour utiliser ADP pour la paie, commencez par créer un nouveau cycle de paie pour effacer toutes les anciennes données.
Méthode 4 sur 4: finaliser votre paie
- 1Vérifiez l'entrée. Cette étape vous permet de relire vos saisies de données de paie. Vous pouvez corriger toute erreur avant de soumettre votre paie pour le calcul. Prenez toujours le temps de terminer cette étape.
- À partir de la page Cycle de paie, cliquez sur l'icône «Vérifier la paie».
- Cliquez sur la case "Afficher" et sélectionnez "Données de paie - Complet."
- Cliquez sur la case "Dans le lot" et sélectionnez le lot que vous souhaitez examiner.
- Cliquez sur le bouton "Rechercher", et les données de paie pour ce lot seront affichées. Vous pouvez voir les informations de paie complètes pour tous les employés de ce lot.
- Si vous trouvez des erreurs, retournez à la grille de données de paie et corrigez les entrées. Répétez ensuite le processus de vérification.
- Une fois que toutes les entrées sont correctes, cliquez sur le bouton «Aller au cycle de paie».
- 2Soumettez votre paie à ADP pour calcul. Accédez à la fenêtre Cycle de paie. Cliquez sur l'icône «Calculer l'aperçu de la paie». Cela envoie vos données de paie à ADP pour le calcul.
- Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez que le numéro de période de paie et la date de paie sont corrects. Si tout semble correct, cliquez sur "Continuer".
- Vous serez renvoyé à la fenêtre Cycle de paie. Une fois le calcul terminé, une icône indiquant «Terminé» apparaîtra sous l'icône «Calculer l'aperçu de la paie».
- 3Finalisez votre paie. Cette étape vous permet de vérifier l'exactitude de la paie une fois celle-ci calculée. Dans la fenêtre Cycle de paie, cliquez sur l'icône «Aperçu des résultats». Vous pouvez consulter les informations sur la paie totale pour l'ensemble de l'entreprise. En outre, vous pouvez effectuer une analyse descendante pour vérifier les informations de paie par service ou pour des employés individuels.
- Si vous trouvez des informations incorrectes, cliquez sur «Apporter des corrections» et modifiez le lot de paie. Ensuite, vous devrez revenir à l'étape précédente et recalculer la paie, puis exécuter la fonction «Aperçu des résultats» pour vérifier à nouveau la paie.
- Une fois que vous êtes sûr que tout est correct, cliquez sur "Accepter et finaliser la paie". Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer. Cliquez sur «OK» et vos informations de paie seront envoyées à ADP pour traitement.
- Retournez à la page d'accueil du cycle de paie. Vous pouvez voir que la paie pour cette période de paie a été acceptée. De plus, le bouton «Démarrer un nouveau cycle» est à nouveau vert. Vous êtes maintenant prêt à démarrer un nouveau cycle de paie.
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Questions et réponses
Questions sans réponse
- Comment puis-je conserver l'ancien taux et ajouter une ligne avec un nouveau taux sur un lot de paie ADP?
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