Comment faire une demande de loi sur la liberté de l'information (FOIL) dans l'État de New York?

Adressez votre demande au responsable de l'accès aux dossiers. Vous pouvez utiliser un modèle sur cette page Web fourni par le Département d'État de New York. En haut à gauche de votre demande, adressez votre demande au responsable de l'accès aux dossiers de l'agence et indiquez l'adresse physique.

• Par exemple, "Agent d'accès aux documents, police de l'État de New York, 1220 Washington Avenue, Bldg 22, Albany, NY 12226."

Identifiez les enregistrements que vous demandez. Votre demande doit être aussi précise que possible. Chaque agence est tenue de maintenir en ligne une «liste de sujets» décrivant toutes les catégories de documents conservés par l'agence. Par exemple, il s'agit de la liste des sujets de la police de l'État de New York. L'identification de l'objet permet au responsable de l'accès aux documents de savoir où rechercher les documents qui répondent à votre demande.

• Fournissez autant d'informations que possible sur les documents que vous recherchez, y compris les dates, les titres des documents, les noms, les désignations de fichiers ou toute autre information qui aidera le responsable de l'accès aux documents à localiser les enregistrements corrects.
• Par exemple, << En vertu des dispositions de la loi de New York sur la liberté de l'information, article 6 de la loi sur les agents publics, je demande par la présente des dossiers ou des parties de ceux-ci concernant les dossiers de formation de l'agent John Doe de la police de l'État de New York depuis janvier 2009. "

Demandez à être contacté en cas de problème avec votre demande. L'agence peut souhaiter vous contacter en cas de confusion sur les enregistrements que vous demandez, ou si votre demande vise un ensemble d'enregistrements étendus ou volumineux.

• Par exemple, "Si ma demande semble être étendue ou ne parvient pas à décrire raisonnablement les dossiers, veuillez me contacter par écrit ou par téléphone au (555) 123-4567."

Précisez les frais que vous êtes prêt à payer. Il est interdit aux agences de facturer plus de 0,20€ par page pour les copies papier. Les agences ne facturent généralement que 0€ par page et ne facturent pas de frais pour transmettre les documents par voie électronique. Si vous demandez des enregistrements électroniques sur un CD-ROM ou une disquette, vous pouvez être facturé 0,70€ pour chaque CD-ROM ou disque Si un employé d'une agence doit passer plus de deux heures à récupérer et à copier des enregistrements, des frais peuvent vous être facturés. temps de l'employé. Vous pouvez spécifier les frais que vous êtes prêt à payer et demander à être contacté avant que le travail ne soit effectué si les frais dépassent le chiffre que vous avez spécifié.

• Par exemple, "S'il y a des frais supérieurs à 3,70€ pour la copie des documents demandés, veuillez m'en informer avant de remplir la demande. Veuillez fournir les documents sans m'informer si les frais ne dépassent pas 3,70€"

Demandez une réponse dans les cinq jours ouvrables. Si le dossier demandé est raisonnablement bien décrit, une agence dispose de cinq jours ouvrables pour répondre. L'agence produira le dossier, rejettera la demande et fournira son raisonnement par écrit, ou fournira un accusé de réception écrit de la demande avec une déclaration indiquant quand la demande sera acceptée ou refusée.

• Par exemple, "La loi sur la liberté d'information exige qu'une agence réponde à une demande dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une demande. Par conséquent, j'apprécierais une réponse dans les plus brefs délais et j'attends avec impatience de vous entendre dans les plus brefs délais. Le cas échéant raison pour laquelle une partie de ma demande est refusée, veuillez m'informer par écrit des raisons du refus et indiquer le nom et l'adresse de la personne ou de l'organisme à qui l'appel doit être adressé. "

Fournissez vos coordonnées. Signez la demande et imprimez votre nom, ainsi que votre adresse postale et votre numéro de téléphone. Si vous demandez des enregistrements ou une communication par e-mail, indiquez également votre adresse e-mail.

Comprenez le processus d'appel. Si votre demande est refusée ou si vous ne recevez pas de réponse dans les cinq jours ouvrables, vous pouvez faire appel du refus. Votre appel doit être fait dans les 30 jours et adressé à la personne désignée par l'agence pour statuer sur les appels ou au directeur général ou à l'organe directeur de l'agence. L'agence dispose de 10 jours ouvrables pour répondre à votre appel.

• Si votre demande a été refusée, envisagez de réviser votre demande et de la soumettre à nouveau. Les agents d'accès aux dossiers sont susceptibles de refuser les demandes qui n'indiquent pas clairement quels documents sont demandés et celles qui demandent à l'agent de faire autre chose que de copier les documents. Assurez-vous d'identifier les enregistrements du mieux que vous pouvez et de ne pas demander d'explication, d'analyse ou de résumé des enregistrements.

Adressez votre appel à l'agent des appels FOIL. Vous pouvez utiliser un modèle sur cette page Web fourni par le Département d'État de New York. En haut à gauche de votre demande, adressez votre demande à l'agent d'appel FOIL de l'agence et indiquez l'adresse physique.

• Par exemple, "FOIL Appeals Officer, New York State Police, 1220 Washington Avenue, Bldg 22, Albany, NY 12226."
• Si votre demande a été refusée, l'agence aurait dû fournir les coordonnées à utiliser pour votre appel. Si l'agence n'a pas fourni de nouvelles coordonnées, contactez l'agence et demandez les coordonnées de son agent d'appel FOIL.

Indiquez la date et la personne à qui vous avez envoyé votre demande. Cela aidera l'agent des appels à localiser et à consulter le dossier de votre demande initiale. Par exemple, "Je fais appel par la présente du refus de ma demande, qui a été faite le 10 janvier 2012 et envoyée au responsable de l'accès aux dossiers, police de l'État de New York, police de l'État de New York, 1220 Washington Avenue, Bldg 22, Albany, NY 12226. "

Identifiez les enregistrements que vous avez initialement demandés. Par exemple, "Les dossiers refusés étaient les dossiers de formation de l'agent John Doe de la police de l'État de New York à partir de janvier 2009."

Indiquez la raison pour laquelle votre demande a été refusée. Si vous avez reçu un refus écrit, il doit contenir la raison pour laquelle votre demande a été refusée. (Si l'agence n'a tout simplement pas répondu, expliquez-le dans votre appel.) Par exemple, "Ma demande a été refusée parce que _____."

Indiquez la raison pour laquelle vous n'êtes pas d'accord avec le refus. Afin de convaincre l'agent d'appel d'accorder votre demande, vous devrez convaincre l'agent d'appel que l'agent d'accès aux dossiers a eu tort de refuser votre demande. Énoncez clairement votre raisonnement. Par exemple, "Je ne suis pas d'accord avec le refus parce que _____."