Comment gérer les risques de conformité associés aux médias sociaux?
Établir une politique «médias sociaux» pour tous les employés qui établit des lignes directrices concernant l'utilisation des médias sociaux.
L'augmentation rapide de l'utilisation des médias sociaux dans le marketing et la communication a créé le besoin de comprendre les problèmes de conformité et de risque. Il est important que les organisations disposent d'un cadre approprié pour résoudre les problèmes de conformité. Un cadre de gestion des risques approprié, associé à une bonne compréhension de la façon d'utiliser les réseaux sociaux, peut s'avérer être une formidable opportunité. Au cours de l'année à venir, la conformité des médias sociaux sera l'un des principaux problèmes et un domaine d'examen principal pour les responsables de la conformité.
- 1Comprenez que contrairement aux médias traditionnels, le marketing et la publicité des médias sociaux impliquent une communication «bidirectionnelle», les utilisateurs ayant le contrôle sur le matériel.
- 2Évaluez les différentes ressources de médias sociaux disponibles et ce qui convient le mieux aux besoins de votre organisation. Les ressources courantes utilisées comprennent: Twitter, LinkedIn, Myspace, Facebook, les sites de blog (WordPress, Blogger, TypePad, etc.)
- 3Analysez la façon dont les différents sites de médias sociaux peuvent être utilisés et les avantages et les inconvénients de chacun. Il est important de garder à l'esprit les problèmes de conformité à chaque étape.
- 4Identifiez les problèmes de conformité et de risque avec chaque ressource de médias sociaux que vous prévoyez de mettre en œuvre.
- 5Identifiez les problèmes de sécurité des informations qui pourraient survenir et intégrez des directives dans la politique info-sec de votre organisation. Envisagez d'ajouter des divulgations à la politique et au matériel publicitaire concernant l'utilisation des sites Web de médias sociaux.
- 6Identifiez les problèmes de conformité de la publicité lors de l'utilisation des médias sociaux pour des efforts de marketing. Comprenez que l'organisation ne pourra contrôler que les informations qu'elle publie elle-même, et ne pourra pas gérer ou contrôler les informations publiées par les consommateurs, le grand public, etc.
Identifiez les problèmes de conformité et de risque avec chaque ressource de médias sociaux que vous prévoyez de mettre en œuvre. - 7Envisagez d'avoir un mécanisme pour suivre et répondre aux plaintes reçues via les réseaux de médias sociaux. Mettre en œuvre des processus et du personnel formé pour surveiller les sites pour répondre et documenter ces plaintes.
- 8Mettre en œuvre une technologie ou des processus pour capturer et archiver les informations publiées sur les sites de médias sociaux, car les directives de conservation des documents seront applicables.
- 9Établir une politique «médias sociaux» pour tous les employés qui établit des lignes directrices concernant l'utilisation des médias sociaux. Cela devrait être très détaillé et couvrir tous les aspects tels que le droit d'auteur, la propriété intellectuelle, la confidentialité / sécurité, la communication d'entreprise, etc.
- 10Intégrez une évaluation des risques liés aux réseaux sociaux dans votre prochaine évaluation des risques à l'échelle de l'organisation.
- 11Offrez une formation à tous les employés sur la politique et les directives de votre organisation en matière de médias sociaux.
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