Comment faire un événement caritatif?
N'ayez pas peur de faire un événement de charité, cependant; les récompenses d'un événement réussi (pour vous et la cause) valent bien l'effort.
Organiser un événement caritatif est une entreprise noble, mais c'est rarement aussi simple que de mettre une pancarte, de collecter de l'argent et de dire beaucoup de remerciements. Afin d'assurer le succès, même les événements de charité plus petits nécessitent une planification minutieuse, un dévouement et un investissement substantiel en temps et en argent. N'ayez pas peur de faire un événement de charité, cependant; les récompenses d'un événement réussi (pour vous et la cause) valent bien l'effort.
Partie 1 sur 2: organisation de l'événement
- 1Définissez un objectif clair. Bien que collecter des fonds pour une bonne cause soit un élément central de tout événement caritatif, ce n'est pas toujours le seul (ou même parfois le principal) objectif. Une fois que vous avez déterminé la cause que vous souhaitez soutenir, prenez le temps de définir clairement ce que votre événement peut faire afin de fournir le plus d'assistance.
- D'une manière générale, il existe trois types d'événements caritatifs: la collecte de fonds directe, qui est en effet spécifiquement axée sur la collecte de fonds; l'enrôlement / la visibilité, qui visent à attirer l'attention et / ou les bénévoles sur la cause; et les remerciements de soutien, qui sont essentiellement des remerciements publics aux supporters.
- Chaque cause caritative a besoin d'argent, mais la cause que vous avez choisie bénéficierait-elle au moins autant d'une plus grande sensibilisation et d'un plus grand soutien du public? Adaptez l'événement que vous proposez pour répondre au mieux aux besoins de votre cause.
- 2Obtenez la permission de collecter des fonds ou de sensibiliser. Pour des raisons juridiques et pratiques, il est important d'obtenir la permission avant d'organiser un événement pour soutenir un organisme de bienfaisance. La dernière chose que vous voulez faire est d'attirer la colère du groupe que vous essayez d'aider, ou de les mettre par inadvertance dans «l'eau chaude» grâce à vos bonnes intentions.
- Même si vous collectez des fonds pour une personne ou une famille - par exemple, organiser un dîner de spaghetti au profit d'une famille qui a perdu sa maison dans un incendie - il est recommandé de demander et d'obtenir d'abord la permission. La plupart des gens apprécient la charité lorsqu'ils en ont besoin, mais ils méritent le droit d'être impliqués et d'approuver le processus.
Si vous organisez un événement caritatif pour une organisation établie, demandez leur aide pour déterminer un objectif raisonnable. - 3Établissez un budget et un objectif de collecte de fonds. Il faut de l'argent pour gagner de l'argent dans le monde des affaires, et il en va de même pour la collecte de fonds pour des œuvres caritatives. Vous devez établir un budget détaillé avant l'événement afin de pouvoir définir un objectif de collecte de fonds réaliste.
- Lors de la définition de votre budget, prenez soin de tout prendre en compte, y compris le lieu, l'installation, la nourriture, les divertissements, la sûreté / sécurité et divers autres frais accessoires en fonction de la nature de votre événement. Il peut être utile de vous visualiser en tant qu'invité visitant l'événement - que verriez-vous, feriez-vous et attendriez-vous, et ces choses sont-elles toutes couvertes par votre budget?
- Essayez de vous fixer un objectif de collecte de fonds spécifique, pas seulement «autant d'argent que possible». Avoir un objectif réaliste et clair vous aidera à planifier votre événement idéal et peut aider à motiver les bénévoles et les donateurs à vous aider à atteindre cet objectif. Si vous organisez un événement caritatif pour une organisation établie, demandez leur aide pour déterminer un objectif raisonnable.
- 4Identifiez votre public cible. Si la gestion d'un événement caritatif commence à ressembler à la gestion d'une petite entreprise, il y a une raison à cela. Bon nombre des mêmes principes de budgétisation, de marketing, de logistique et de préparation à l'imprévu sont valables, que vous attiriez de l'argent pour des œuvres de bienfaisance ou pour payer les factures.
- Tenez compte de la nature de la cause que vous soutenez et de la base de donateurs potentiels la plus apte à la soutenir. Si vous collectez des fonds pour l'orchestre symphonique local, par exemple, une vente aux enchères silencieuse et un dîner dans un country club peuvent être en ordre. Ou, si vous cherchez à remplacer l'équipement de jeux dans le parc local, un carnaval de rue familial peut être votre meilleur pari.
- Ne soyez pas trop présomptueux, bien sûr. Rendez votre événement accueillant pour tous ceux qui souhaitent soutenir la cause. Assurez-vous simplement que le public cible le plus probable est servi.
- 5Établissez un thème, une conception ou un objectif. Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, votre budget, votre base de donateurs et le type d'événement, vous pouvez travailler sur les détails de l'élaboration de votre événement pour représenter idéalement ces facteurs.
- Encore une fois, comme une petite entreprise, vous voulez créer une «image de marque» cohérente pour représenter votre matériel de marketing et la mise en place et la présentation réelles de l'événement. Associez-le à la cause que vous soutenez. Par exemple, un thème de super-héros peut être un bon choix pour une collecte de fonds au profit d'un hôpital pour enfants.
- Soyez créatif mais respectueux de votre budget, bien sûr. N'oubliez pas que le but de l'événement est de collecter des fonds et / ou de faire connaître une bonne cause.
Bien que collecter des fonds pour une bonne cause soit un élément central de tout événement caritatif, ce n'est pas toujours le seul (ou même parfois le principal) objectif. - 6Attirez des sponsors. Idéalement, votre objectif devrait être de faire couvrir l'intégralité des frais d'hébergement de l'événement par des commandites et des dons, de sorte que 100% de l'argent amassé lors de l'événement puisse aller à la cause caritative. Pour y parvenir, vous devez aborder de manière agressive mais intelligente des sponsors potentiels avec un «argumentaire» convaincant pour votre événement et leur soutien.
- Les entreprises reçoivent de nombreuses demandes de commandites et de dons à des œuvres caritatives, vous devez donc faire ressortir vos efforts pour améliorer vos chances de succès. Ne vous fiez pas seulement à la bonté de votre cause; Expliquez de manière convaincante pourquoi cela profitera à la cause et à l'entreprise qui la soutient.
- Présentez une proposition écrite et détaillée qui décrit des éléments tels que: l'attention médiatique / publique / en ligne de haut niveau que votre événement attirera; l'équipe de gestion d'événements de haute qualité et le budget raisonnable que vous avez réunis; la nature spécifique de la reconnaissance que l'entreprise recevra, jusqu'aux détails tels que la taille de la bannière et les inclusions de logo dans le programme.
- Faites des recherches au préalable sur les entreprises que vous choisissez d'approcher. Combien d'événements caritatifs ont-ils parrainés / soutenus récemment et à quel niveau? Y a-t-il des tendances quant aux types d'événements ou d'organismes de bienfaisance qu'ils ont tendance à soutenir? Quel genre de reconnaissance semble leur plaire? Venez à votre réunion aussi préparé que possible. Vous pouvez être bénévole, mais agissez comme un professionnel.
Partie 2 sur 2: présentation de l'événement
- 1Faire connaitre. Il y a plus d'options que jamais dans la publicité d'un événement, de la distribution de dépliants à la participation à une campagne éclair sur les réseaux sociaux. Utilisez toutes les voies à votre disposition pour diffuser largement la sensibilisation, tout en accordant une attention particulière aux stratégies marketing susceptibles d'atteindre votre base de donateurs cible.
- Vous ne pouvez pas vraiment commencer à faire de la publicité trop tôt. Commencez à faire passer le mot dès que vous avez les bases en place (quand, où, pourquoi), puis affinez votre stratégie marketing au fur et à mesure que vous remplissez les détails.
- Même dans le monde numérique d'aujourd'hui, placer des affiches dans la vitrine des entreprises locales contribuera à faire connaître votre événement. N'ayez pas peur de demander de l'aide à des sources locales pour faire la publicité de votre collecte de fonds. Il en va de même pour l'utilisation des médias sociaux: acceptez de l'aide quand et où vous le pouvez.
- 2Ne manquez pas la logistique. Lorsque vous êtes responsable d'un événement caritatif, vos responsabilités peuvent aller de la commande de tables à la réservation de divertissements, en passant par la sélection d'un menu et la navigation dans les formalités administratives du gouvernement. Comme indiqué au début de cet article, une bonne planification vous permettra d'obtenir ce dont vous avez besoin (et ce que vous voulez) quand et où vous en avez besoin beaucoup plus facilement. De bonnes capacités de négociation s'avéreront également très utiles.
- De nombreuses entreprises sont disposées à offrir des articles donnés ou des rabais pour des événements de bienfaisance, mais elles peuvent également recevoir des demandes tout le temps et se méfier d'en soutenir encore une autre. Soyez prêt avec un bon «argumentaire» pour l'importance de votre cause et l'aide qu'ils peuvent fournir, et soyez également prêt à négocier votre meilleure affaire. Offrez une signalisation plus visible pour les remercier de leur équipement donné, par exemple, ou contactez simplement plusieurs fournisseurs pour déterminer votre meilleur prix.
- Le besoin de permis ou de licences gouvernementales variera considérablement en fonction de votre emplacement et de la nature de votre événement. Si vous offrez un tirage au sort ou des jeux de hasard, vendez de l'alcool ou utilisez une propriété publique (un parc ou une rue fermée, par exemple), vos chances d'exiger une autorisation gouvernementale augmenteront. Contactez votre gouvernement local au début du processus pour déterminer les permis et licences dont vous aurez besoin.
Cela peut ressembler à un site de financement participatif ou à une page d'événement contenant plus d'informations sur la date, le lieu et le but de l'événement caritatif. - 3Formez votre meilleure équipe. Il est tout aussi important de recruter les bons bénévoles pour un événement que de recruter les bons employés pour une entreprise. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même, et leur capacité à faire avancer les choses contribuera grandement à déterminer le succès de votre événement.
- Vous n'aurez probablement pas le luxe d'être sélectif quant à l'identité de vos bénévoles, mais vous pouvez réfléchir aux rôles dans lesquels les placer. Menez des entretiens informels pour déterminer quels mieux pour le travail en coulisse. Soyez clair pour eux (et pour vous-même) que chaque rôle est essentiel au succès de l'événement.
- Selon la nature de votre événement, vous pouvez également utiliser un «comité hôte», qui est généralement un groupe de grands donateurs et / ou de célébrités locales qui sont principalement là pour ajouter un peu de prestige à votre événement. Utilisez judicieusement tous les conseils qu'ils peuvent offrir, mais rappelez-vous également qu'ils ne sont que des leaders symboliques de l'événement, alors que vous êtes celui qui doit être en charge.
- 4Attendez-vous à l'inattendu. Aucun événement, charitable ou autre, ne se déroule sans accroc. Des intempéries, une sonorisation défectueuse, voire une urgence médicale peuvent intervenir dans votre événement parfaitement planifié. Vous pouvez réfléchir à d'éventuels problèmes et leurs solutions, mais vous devez également être suffisamment flexible pour «suivre les coups» au fur et à mesure que votre événement se déroule.
- Ayez un plan de sécurité en place pour les urgences et réfléchissez à la question de savoir si vous devez assurer la sécurité, surtout si l'événement est ouvert au public et qu'une grande foule est attendue. Bien que cela ne soit probablement pas exigé par la loi, vous voudrez peut-être envisager une version de «l'assurance responsabilité civile» comme protection contre les perturbations majeures imprévues.
- 5Faites un suivi après votre événement. Les remerciements à l'ancienne et manuscrits peuvent encore contribuer grandement à faire en sorte qu'un donateur ou un bénévole se sente spécial et plus disposé à aider à nouveau. Ne lésinez jamais sur le fait de montrer votre appréciation à quiconque et à tous ceux qui ont contribué à faire de l'événement une réalité.
- À des fins fiscales et juridiques, conservez un registre écrit détaillé de chaque don que vous recevez. Vous pouvez également utiliser ces enregistrements comme liste de contacts pour tenir les gens informés et impliqués dans la cause et les événements futurs.
- Passez toujours du temps après l'événement à passer en revue ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Pensez à ce que vous pouvez apprendre de cet événement pour rendre le prochain encore meilleur. Recherchez les opinions des bénévoles et des donateurs / sympathisants de confiance.
Si vous souhaitez organiser un événement de collecte de fonds numérique:
- Décidez de votre impact et de vos objectifs financiers. Tout d'abord, déterminez le but de la collecte de fonds, qui est votre objectif d'impact. Ensuite, utilisez-le pour déterminer votre objectif financier. Par exemple, si vous souhaitez aider 1000 enfants, décidez si vous souhaitez collecter 37€ chacun pour fournir à chacun un sac à dos rempli de fournitures scolaires? Ou est-ce 75€ par enfant pour offrir une bourse afin qu'ils puissent partir en excursion?
- Créez un récit. Une fois que vous connaissez votre objectif financier, déterminez votre histoire. Vous devez avoir une raison convaincante pour laquelle votre campagne est importante, ainsi que les raisons pour lesquelles les gens devraient réellement prêter attention et faire un don. Ces informations vous aideront à élaborer votre marketing pour l'événement caritatif.
- Créez un site de campagne. Votre site de campagne est essentiellement une page optimisée pour la collecte de fonds. Cela peut ressembler à un site de financement participatif ou à une page d'événement contenant plus d'informations sur la date, le lieu et le but de l'événement caritatif.
- Obtenez des dons. Essayez de demander des dons à vos supporters les plus passionnés avant tout le monde. Cela peut aider à motiver les gens. Ensuite, lancez l'événement auprès du grand public en l'envoyant sur votre liste de diffusion ou sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également faire des médias payants, des relations publiques ou tirer parti de tous les partenaires dont vous disposez pour vous aider à passer le mot.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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