Comment planifier vos déplacements professionnels?
Ceci est généralement plus important pour les voyages internationaux, mais cela peut également être pertinent pour les voyages intérieurs.
La planification d'un voyage lié au travail peut être une entreprise stressante. En plus de vos préoccupations de voyage habituelles, vous devez également garder votre esprit concentré sur l'aspect commercial de votre voyage. Les voyages d'affaires ne doivent pas être stressants, cependant. Avec un peu de planification et de préparation, vous pouvez vous assurer que votre voyage se déroule le mieux possible afin que vous puissiez rester concentré sur votre travail.
Partie 1 sur 3: faire des préparatifs de voyage
- 1Découvrez si vous aurez besoin d'aménagements particuliers. Selon l'endroit où vous vous rendez, vous devrez peut-être faire certains aménagements pour vous-même. Ceci est généralement plus important pour les voyages internationaux, mais cela peut également être pertinent pour les voyages nationaux.
- Si vous voyagez à l'étranger, vous devrez peut-être obtenir un visa avant votre départ. Vous pouvez également avoir besoin de certains vaccins, y compris des médicaments antipaludiques.
- Si vous vous rendez dans une ville à une altitude supérieure à 4 900 mètres (1 500 mètres), vous pourriez être sensible au mal d'altitude. Essayez de vous donner quelques jours pour vous acclimater avant de faire quelque chose d'épuisant et commencez à boire deux à trois litres d'eau chaque jour pour rester hydraté.
- Si vous voyagez à l'extérieur du pays, vérifiez si vous pouvez boire l'eau du robinet en toute sécurité là où vous serez. Sinon, vous devrez vous en tenir à de l'eau purifiée en bouteille pour rester en bonne santé.
- 2Établissez un itinéraire. Avoir un itinéraire est le moyen le plus simple de s'assurer que vous respectez l'horaire et n'oubliez aucune tâche importante pendant votre voyage. Savoir où aller et quoi faire, ainsi que l'heure à laquelle tout doit se passer, vous aidera à rationaliser vos plans de voyage du début à la fin.
- Commencez par la date et l'heure de votre arrivée et de votre départ de votre hôtel, puis parcourez tout ce que vous ferez pendant votre voyage d'affaires.
- N'oubliez pas de garder une trace des heures d'embarquement et de départ de votre vol afin de savoir quand vous devez arriver à l'aéroport.
- Mettez en surbrillance tous les événements liés au travail dans votre emploi du temps. De cette façon, vos priorités les plus importantes ne seront pas perdues dans le remaniement.
- 3Faites des réservations pour les hôtels, les vols et tout ce qui nécessite une réservation. Recherchez en ligne les meilleures offres de vols et d'hôtels. Certains sites Web, comme Expedia, vous permettront de réserver des vols, des hôtels et des voitures de location au même endroit.
- Lors de la réservation de votre vol, assurez-vous d'utiliser votre compte sky miles afin d'obtenir des points et des récompenses. Vous avez peut-être déjà assez de sky miles pour couvrir le coût de votre vol!
- Lorsque vous réservez votre hôtel, voyez si vous pouvez utiliser des sky miles ou obtenir des points pour un programme de récompenses. Vous devez également prendre note des politiques de votre hôtel concernant l'enregistrement, le départ, le stationnement et le nombre de personnes par chambre.
- Si vous avez besoin d'une voiture de location, assurez-vous que toutes les routes que vous emprunterez seront sûres avec votre voiture de location. Recherchez si vous avez besoin de deux roues motrices ou de quatre roues motrices. Regardez autour de vous avec différentes sociétés de location de voitures pour voir laquelle a le meilleur tarif.
- Certaines cartes de crédit ont également des plans de récompenses et des avantages pour voyager. Vérifiez si votre carte de crédit est assortie de l'un de ces avantages.
Optez pour des billets remboursables lorsque vous organisez votre voyage d'affaires, si possible.
Partie 2 sur 3: préparer votre voyage
- 1Vérifiez que votre carte d'identité/passeport est à jour. Vous n'aurez peut-être pas besoin d'un passeport si vous voyagez au pays pour affaires, mais vous en aurez besoin pour les vols internationaux. Même sur les vols intérieurs, vous aurez besoin d'une pièce d'identité valide émise par l'État. Le fait de ne pas avoir une pièce d'identité appropriée peut retarder ou même empêcher complètement votre voyage.
- Assurez-vous que toutes vos pièces d'identité sont valides et à jour bien à l'avance, car la préparation de nouveaux documents peut prendre plusieurs semaines.
- 2Déterminez comment vous recevrez votre billet. Si vous recevez votre billet numériquement (comme sur votre smartphone, par exemple), vous n'aurez pas à vous soucier d'imprimer ou de perdre un billet. Sinon, vous devrez vous rendre à l'aéroport un peu plus tôt pour imprimer votre billet. Même avec les bornes libre-service, les lignes d'impression des billets sont parfois sauvegardées.
- Accordez-vous au moins 15 à 20 minutes supplémentaires si vous devez imprimer votre billet à votre arrivée à l'aéroport.
- Si vous avez un billet papier, conservez-le dans un endroit où vous ne le perdrez pas. Vous voudrez peut-être le conserver avec votre carte d'identité ou votre passeport pour vous assurer de ne pas égarer l'un de ces documents.
- Si vous utilisez un billet numérique, assurez-vous d'avoir une réception où que vous vous envoliez pour le voyage de retour. Si vous ne pouvez pas l'afficher sur votre téléphone, vous devrez probablement en imprimer une copie papier à l'aéroport.
- 3Essayez d'éviter de vérifier les sacs. Les bagages enregistrés peuvent être perdus ou égarés. Que vous ayez un emploi du temps serré ou que vous ne vouliez tout simplement pas vous soucier de trouver un magasin de costumes avant votre grande réunion, il est préférable de vous en tenir aux articles de cabine uniquement.
- Essayez d'emballer aussi léger que possible. Apportez suffisamment de vêtements de ville pour le voyage et une ou deux paires de vêtements décontractés pour explorer la ville.
- Confirmez que votre sac tiendra bien dans le compartiment supérieur ou sous votre siège en vérifiant les restrictions de taille des bagages à main avec la compagnie aérienne de votre choix.
- Consultez le site Web de la Transportation Security Administration (TSA) pour obtenir des mises à jour sur les articles interdits et des suggestions d'emballage pour vous assurer que votre contrôle de sécurité est aussi rapide que possible.
- 4Renseignez-vous sur les coutumes et la culture pertinentes. Que vous voyagiez à l'étranger ou que vous rencontriez des représentants d'un autre pays, il est important de se rappeler que différentes cultures ont des valeurs et des coutumes différentes. Dire ou faire certaines choses que vous trouvez acceptables, ou ne pas dire/faire certaines choses, peut être un signe de grand manque de respect dans certaines cultures.
- Renseignez-vous sur la culture et les coutumes des personnes avec qui vous ferez des affaires.
- Parlez à d'autres collègues ou amis qui ont voyagé dans le pays dans lequel vous ferez des affaires. Cela peut vous aider à avoir une meilleure idée de ce qui est acceptable et de ce qui ne l'est pas.
- Soyez respectueux en tout temps. N'oubliez pas que vous représentez votre entreprise et peut-être votre culture, vous devrez donc toujours adopter votre meilleur comportement.
- 5Sauvegardez toutes vos informations importantes. Grâce à la technologie actuelle, la plupart d'entre nous dépendent assez largement de nos smartphones et appareils numériques. Cependant, selon l'endroit où vous voyagez, il se peut que vous ne disposiez pas d'une réception téléphonique ou Internet facilement disponible. Si vous comptez sur vos appareils numériques pour votre itinéraire, votre billet d'avion, votre présentation ou vos documents, vous risquez de ne pas avoir de chance si vous vous trouvez dans une zone morte.
- Conservez une copie de sauvegarde de toutes vos informations importantes sur votre ordinateur portable ou sur une clé USB.
- Si vous voulez vraiment couvrir toutes vos bases, vous pouvez également imprimer des copies papier de tous les documents importants et conserver ces documents dans un dossier avec vos documents de voyage.
- 6Commencez à dormir à l'heure locale avant votre voyage. Le décalage horaire est un obstacle que la plupart des voyageurs d'affaires ont dû surmonter à un moment ou à un autre. Cela peut prendre plusieurs jours pour s'adapter à tout changement d'heure, même au niveau national. Si vous voyagez à travers les fuseaux horaires, vous voudrez peut-être commencer à vous acclimater avant votre voyage.
- Si possible, accordez-vous quelques jours avant de partir et commencez à vous endormir et à vous réveiller aux heures où vous vous réveillerez/dormirez une fois que vous atteignez votre destination.
- Être conscient du décalage horaire a également des implications professionnelles. Vous devrez vous assurer de ne manquer aucune réunion ou échéance importante lors de votre voyage.
- 7Anticipez les mesures de sécurité à l'aéroport. Parfois, les lignes de sécurité des aéroports peuvent prendre beaucoup de temps. Arrivez tôt à l'aéroport: les compagnies aériennes recommandent généralement deux heures avant votre vol pour les vols intérieurs et trois heures avant pour les vols internationaux. Envisagez d'obtenir TSA Pre-Check ou CLEAR, des programmes de sécurité pré-approuvés qui peuvent vous aider à franchir les files d'attente plus rapidement.
En plus de vos préoccupations de voyage habituelles, vous devez également garder votre esprit concentré sur l'aspect commercial de votre voyage.
Partie 3 sur 3: prendre des précautions pour éviter le décalage horaire
- 1Restez hydraté. La déshydratation est une cause majeure de fatigue. Lorsque vous voyagez en avion, vous êtes généralement exposé à de l'air sec et recyclé, et vous pouvez également être trop caféiné. Essayez de boire autant d'eau que possible avant, pendant et après votre vol pour minimiser le risque de déshydratation.
- Limitez votre consommation de caféine et d'alcool, car les deux peuvent vous déshydrater légèrement.
- Essayez de boire deux à trois litres d'eau chaque jour, mais n'oubliez pas que vous aurez besoin de plus d'eau si vous êtes très actif ou dans un environnement chaud.
- 2Planifiez judicieusement votre première soirée. La façon dont vous passez votre première nuit à destination peut affecter l'ensemble de votre voyage. Plus vite vous vous acclimatez à l'heure locale et passez une bonne nuit de sommeil, plus vos projets se dérouleront en douceur.
- Essayez d'arriver vers l'heure du dîner, puis prévoyez de rester debout jusqu'à environ 22h00, heure locale.
- Lorsque vous arrivez à destination, évitez les repas copieux. Au lieu de cela, choisissez des collations saines ou un repas léger qui ne vous alourdira pas.
- Vous serez probablement fatigué après avoir voyagé, donc en entrant à l'heure du dîner et en mangeant un repas léger, vous commencerez à vous endormir à temps pour une nuit de repos normale.
- 3Essayez de vous reposer une bonne nuit. Rester sur un horaire de sommeil normal peut être difficile lorsque vous voyagez, surtout si vous traversez des fuseaux horaires. Si vous pouvez avoir une nuit de sommeil régulière la première nuit, il y a de fortes chances que vous vous adaptiez rapidement.
- Limitez votre exposition aux écrans lumineux, comme les ordinateurs portables et les téléphones portables, pendant au moins une demi-heure avant de vous coucher. Les lumières vives peuvent réinitialiser votre rythme circadien, ce qui rend le sommeil plus difficile.
- Obtenez autant de soleil que possible le matin et en début d'après-midi. Cela vous aidera à rester éveillé et énergique pendant la journée.
- Essayez de faire des exercices légers à vigoureux chaque jour, mais soyez conscient du moment où vous vous entraînez. Certaines personnes trouvent que faire de l'exercice trop près de l'heure du coucher affecte leur capacité à dormir.
- Apportez des bouchons d'oreille et un masque de sommeil pour vous assurer d'avoir un sommeil réparateur chaque nuit, quelles que soient les distractions qui se présentent à votre hôtel.
Vous n'aurez peut-être pas besoin d'un passeport si vous voyagez au pays pour affaires, mais vous en aurez besoin pour les vols internationaux.
- Envisagez d'expédier du matériel de présentation volumineux et d'autres articles professionnels qui peuvent être difficiles à transporter en voyage. Assurez-vous simplement que vous les expédiez avec suffisamment de temps pour arriver à destination. Si vous décidez d'expédier à votre hôtel, assurez-vous de contacter l'hôtel et de l'informer de votre envoi.
- Optez pour des billets remboursables lorsque vous organisez votre voyage d'affaires, si possible. De cette façon, vous avez la possibilité de modifier vos plans au cas où le travail ou des obligations personnelles gêneraient votre vol régulier.
Les commentaires (1)
- L'article me donne d'excellents conseils sur la façon de tout organiser avant de commencer.
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