Comment mesurer l'amélioration des processus?
La mesure de l'amélioration des processus de votre entreprise est cruciale pour sa performance globale. Vous pouvez mesurer les processus de votre entreprise à l'aide de diverses mesures, en fonction de la configuration de votre entreprise. Vous pouvez mesurer le temps nécessaire pour terminer les différentes étapes du processus de conception, de fabrication ou de distribution, ou le coût total du processus de production. Vous pouvez également mesurer la satisfaction des clients en utilisant des sondages, des plaintes enregistrées et d'autres formes de commentaires. Vous pouvez également mesurer la quantité de vos produits ou services produits au cours d'une période donnée. Assurez-vous d'être cohérent avec la manière dont les données sont collectées dans votre entreprise et les unités dans lesquelles elles les mesurent pour vous aider à suivre vos progrès au fil du temps. Pour plus de conseils de notre co-auteur financier, y compris sur la façon de tenir compte des résultats imprévus, lisez la suite!
Vous pouvez mesurer le temps nécessaire pour terminer les différentes étapes du processus de conception, de fabrication ou de distribution, ou le coût total du processus de production.
Une des façons pour les entreprises de rester compétitives consiste à améliorer leurs processus, à la fois opérationnels et financiers. Cela nécessite la création d'un moyen de mesurer spécifiquement l'amélioration. Comme le dit le proverbe, "ce qui ne peut être mesuré ne peut pas être géré". Pour résoudre ce problème, les entreprises créent des métriques, des détails mesurables d'un processus, pour collecter des données sur un processus avant et après l'introduction d'un changement. L'analyse de ces mesures fournit des données qui indiquent à quel point le changement a amélioré le processus, voire pas du tout. Pour commencer, il est important de choisir d'abord les métriques les plus appropriées pour votre processus.
Partie 1 sur 3: organiser votre système d'amélioration des processus
- 1Définissez ce qui doit être mesuré. Autrement dit, définissez ce que vous entendez exactement par amélioration. Voulez-vous que votre processus soit plus fiable, plus rapide, plus efficace ou mieux d'une autre manière? Cela apporte de la clarté au projet. Assurez-vous que votre processus produit une sortie qui peut être mesurée d'une manière ou d'une autre.
- Par exemple, une entreprise souhaitant améliorer la vitesse de livraison mesurerait le temps. Une entreprise de numérisation de données peut mesurer le pourcentage d'erreurs de caractères dans des lots ou traiter la sortie.
- 2Rendez le vocabulaire de votre projet cohérent. Assurez-vous d'utiliser des définitions communément comprises pour assurer la cohérence et l'exactitude. Cela garantit la fiabilité des informations partagées entre des personnes provenant de différents établissements ou emplacements. Évitez les malentendus en fournissant des définitions claires de toutes les variables mesurées.
- Par exemple, supposons qu'une entreprise mesure le temps en jours. Différentes succursales d'une même entreprise peuvent définir «un jour» de différentes manières. Cela peut signifier uniquement les jours ouvrables, toute période de 24 heures ou la journée de travail de 8 heures. Ces types d'incohérences peuvent être trompeurs.
- 3Définissez comment les données doivent être collectées. Les données doivent être collectées de la même manière dans toute l'entreprise. Par exemple, si un département utilise un échantillonnage aléatoire pour collecter des données, il en va de même pour tous les autres. Sinon, il sera impossible de comparer leurs données. En outre, les unités de mesure doivent être définies. Assurez-vous que les unités de mesure sont égales partout où votre sortie est mesurée.
- Par exemple, la vitesse de livraison pourrait être mesurée en minutes ou en heures, et prendre le temps de convertir l'un en l'autre serait inefficace.
Il peut y avoir des dommages collatéraux causés par le projet d'amélioration des processus. - 4Standardisez la précision des calculs. Cela signifie simplement que vous ne devriez pas avoir un département arrondissant l'heure à l'heure et un autre indiquant l'heure en heures et centièmes d'heure. Dans le cas contraire, différents niveaux de détail des valeurs nuiront aux résultats. Gardez à l'esprit que les unités plus petites ont tendance à donner des résultats plus précis.
- Par exemple, tous les départements doivent s'entendre sur la manière d'arrondir les décimales.
Partie 2 sur 3: choisir les bonnes métriques pour votre projet
- 1Choisissez une métrique principale. La métrique principale définit le résultat ou l'objectif de l'amélioration du processus. Par exemple, une usine automobile peut choisir le nombre de voitures produites par heure. Avant qu'une amélioration de processus ne soit introduite, une mesure de base est prise. À la fin du projet, le processus est à nouveau mesuré. Le montant de l'amélioration est ensuite calculé.
- 2Connectez votre métrique principale à une métrique d'entreprise. La métrique métier mesure la manière dont une amélioration opérationnelle atteint l'un des objectifs de l'entreprise. Par exemple, si la mesure principale est de fabriquer le produit plus rapidement, la mesure commerciale peut être une augmentation des bénéfices ou une réduction des coûts fixes. Il existe une relation de cause à effet entre les indicateurs principaux et commerciaux. Cela montre pourquoi l'amélioration de la métrique principale est bonne pour les affaires.
- 3Considérez la possibilité de résultats imprévus. Il peut y avoir des dommages collatéraux causés par le projet d'amélioration des processus. Si la métrique principale mesure ce qui doit être amélioré, il doit y avoir une autre métrique, la métrique consécutive, pour mesurer ce qui ne doit pas changer. Les données métriques corrélatives doivent être collectées avant, pendant et après le projet. Parmi les nombreux paramètres consécutifs possibles dans un projet donné, seuls les quelques premiers qui ont un impact sur la qualité des produits devraient être pris en compte.
- Par exemple, une entreprise essayant d'améliorer la vitesse de livraison ne devrait pas voir une augmentation des produits endommagés en raison d'une manipulation bâclée. La proportion de produits endommagés serait la métrique consécutive dans ce cas.
La métrique principale définit le résultat ou l'objectif de l'amélioration du processus. - 4Établissez une métrique financière. Économiser de l'argent n'est peut-être pas la principale mesure d'une entreprise. Cependant, les entreprises doivent surveiller les résultats financiers des processus d'amélioration. Cela ne doit pas être confondu avec une comptabilisation du coût du projet. Au contraire, la métrique financière devrait être un outil pour analyser l'avantage financier du projet. De nombreuses entreprises continuent de surveiller la métrique financière jusqu'à un an après l'achèvement du projet.
- Par exemple, on peut s'attendre à ce qu'une amélioration du temps de fabrication augmente les revenus de l'entreprise. L'entreprise surveillerait les revenus, ainsi que d'autres facteurs comme les bénéfices, à partir du moment où les changements ont été introduits et pour mesurer comment le changement de processus les affectait.
Partie 3 sur 3: collecte des données
- 1Mesurez le temps. Le temps de processus mesure le temps qu'il faut pour terminer les étapes de création d'un produit ou d'un service. D'autres mesures de temps mesurent le temps passé à ajouter de la valeur à un projet ou le temps qu'il faut pour répondre à la demande d'un client. Les calculs métriques peuvent inclure le pourcentage de livraison à temps.
- La réduction du temps de processus est une stratégie éprouvée pour de meilleures affaires. Cela permet une plus grande production et livre le produit ou le service plus tôt. Pensez à la fabrication de meubles. Toutes choses étant égales par ailleurs, les clients préfèrent recevoir leur nouveau canapé ou ensemble de salle à manger le plus tôt possible. Si vous pouvez réduire le temps de traitement, vous augmentez vos chances de renouveler vos commandes et de nouvelles affaires.
- 2Mesurez les coûts. Les mesures de coût évaluent le coût total du processus de production. Ils mesurent également les coûts opérationnels par rapport aux niveaux de production. Le coût par transaction mesure le coût de production d'une unité. Les économies de coûts permettent de réduire les coûts par transaction. Les économies de main-d'œuvre mesurent une réduction des heures de travail nécessaires pour produire le produit ou le service.
- Les stratégies de réduction des coûts deviennent importantes pour les entreprises lorsque les revenus commencent à baisser. Par exemple, lorsque la Banque d'Europe a connu une baisse de ses revenus de prêts et de négociation en 2011, elle a décidé de réduire ses effectifs afin de continuer à fournir des revenus aux actionnaires. Les directeurs de banque et les consultants ont décidé d'utiliser des mesures de coût pour identifier les emplois à éliminer qui pourraient faire économiser le plus d'argent sans compromettre l'organisation.
- 3Mesurez la qualité. Les indicateurs de qualité mesurent la satisfaction des clients. Les données de satisfaction des clients peuvent être recueillies à partir d'enquêtes, de plaintes enregistrées et d'autres commentaires. Les mesures de qualité évaluent également si le processus crée de la valeur pour le client. Ils examinent également la fréquence des erreurs et la nécessité de retouches. Le taux de défauts regarde le pourcentage d'erreurs. Le taux de pourcentage complet et précis mesure la fréquence à laquelle aucune erreur n'est commise.
- L' industrie de la santé repose fortement sur des mesures de qualité. L'amélioration de la qualité doit être basée sur les données. Les analystes examinent les données financières et cliniques pour identifier les variations dans la manière dont les soins de santé sont dispensés par les prestataires. Ils décomposent le processus et trouvent des zones de gaspillage ou de redondance afin de créer un processus qui fournit un résultat clinique de haute qualité. La réduction des coûts n'est valable que si elle augmente ou maintient le niveau actuel de qualité fourni.
- La clé de l'amélioration de la qualité est d'augmenter l'efficacité sans compromettre l'efficacité. L'efficience fait référence à la quantité de ressources nécessaires pour fournir un produit ou un service. L'efficacité fait référence à la manière dont les objectifs du produit ou du service ont été atteints.
Une entreprise de numérisation de données peut mesurer le pourcentage d'erreurs de caractères dans des lots ou traiter la sortie. - 4Mesurer la sortie. Les mesures de sortie mesurent la quantité de produits ou de services produits au cours d'une période donnée. L'objectif de production doit correspondre à la demande du client. Les mesures de sortie examinent également les arriérés et les stocks excédentaires. Celles-ci devraient être minimes. Enfin, les travaux en cours sont mesurés. Cela détermine le nombre de produits ou services dans le pipeline.
- Une stratégie pour augmenter la production dans le secteur manufacturier est le travail standardisé. Par exemple, dans l'industrie automobile, les constructeurs automobiles ont une méthode standard d'assemblage de voitures. Les fabricants peuvent normaliser les processus de production dans le but d'augmenter la production. Les métriques peuvent aider à analyser dans quelle mesure un processus améliore la sortie pour le fabricant. Si plus de produits sont fabriqués dans un temps donné avec le nouveau processus standardisé, alors c'est un succès.
- 5Mesurer la complexité des processus. Cette métrique mesure le nombre d'étapes du processus de production. Il examine également la fréquence à laquelle le processus est ralenti en changeant de mains ou en exigeant l'approbation de la supervision. Le nombre total d'étapes de processus est calculé, ainsi que le nombre d'étapes de processus à valeur ajoutée. Ce sont les étapes qui rendent le produit ou le service plus précieux. Les boucles, ou le nombre de fois qu'un produit est renvoyé pour corriger les erreurs, sont également mesurées.
- Les entreprises visent à réduire la complexité de leurs processus, organisation, produits et systèmes d'information afin de stimuler la croissance, réduire les coûts et augmenter les rendements. La mesure de la complexité des processus aide les responsables à identifier où les produits ou services répondent pleinement aux besoins des clients au moindre coût. Cela permet de révéler les coûts cachés dans des processus trop compliqués. Il permet aux entreprises d'identifier les produits les plus rentables, ce que les clients apprécient vraiment et où les goulots d'étranglement des processus entravent l'efficacité.
Lisez aussi: Comment traiter les clients qui refusent de payer?
Les commentaires (2)
- Un article sensationnel. Cela m'a donné un aperçu de ce que sont les mesures de processus.
- Cet article est vraiment utile. Il donne des directives simples sur la façon de mesurer l'amélioration des processus.
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