Comment mener une table ronde?

Déterminez les objectifs du panel. Assurez-vous que tous les participants savent pourquoi le panel a été assemblé bien à l'avance, afin qu'ils aient le temps de se préparer. Votre panel peut essayer de présenter des solutions pratiques à un problème, animer une discussion complexe et abstraite ou fournir des informations sur un sujet. Faites savoir aux panélistes si le panel est une introduction de base au sujet ou s'ils peuvent s'attendre à ce que le public soit assez bien informé et à la recherche de conseils plus avancés ou de perspectives nuancées.

Décidez de la durée du panneau. Pour la plupart des panels, en particulier ceux qui ont lieu lors d'une conférence ou d'un autre événement plus important, la durée recommandée est de 45 à 60 minutes. Si le panel est un événement autonome, ou s'il couvre un sujet particulièrement important et populaire, un panel de 90 minutes peut être approprié.

• Si possible, demandez aux participants de rester quelque temps après la session, afin que les membres du public puissent parler en personne.

Pensez à commencer par des conférences individuelles (facultatif). L'objectif principal du panel devrait toujours être une discussion. Cependant, si l'un des principaux objectifs du panel est de fournir des informations, cela peut être un moyen utile de précéder la discussion. Demandez à chaque panéliste de fournir une explication du sujet, ou son argumentation concernant le sujet, d'une durée maximale de dix minutes par personne.

• Cette méthode peut exiger plus de temps de préparation pour les panélistes en tant que groupe, car chaque panéliste doit s'appuyer sur l'argument précédent, plutôt que de couvrir le même terrain.

Essayez d'éviter les présentations visuelles. À moins que cela ne soit absolument nécessaire pour le sujet, évitez les présentations et les diapositives PowerPoint. Ils ont tendance à ralentir la discussion, à limiter la participation du public et à ennuyer souvent les auditeurs. Utilisez un petit nombre de diapositives, et uniquement lorsque des informations ou des diagrammes doivent être présentés qui ne peuvent être facilement expliqués en mots seuls.

• Si un panéliste demande la permission de créer une présentation, suggérez-lui plutôt d'apporter des éléments «montrer et dire» à faire circuler autour de l'auditoire pendant la discussion.

Rédigez des questions pour les panélistes. Essayez de proposer plusieurs questions ouvertes, que les panélistes peuvent prendre dans la direction la mieux adaptée au déroulement de la discussion et à leur expertise. Quelques questions plus spécifiques adressées à un panéliste individuel sont également acceptables, mais essayez de les répartir assez uniformément entre les panélistes. Anticipez les questions que les membres du public pourraient poser et incluez-les également. Organisez-les dans un ordre approximatif de la plus grande à la moins importante, car vous devriez fournir plus de questions que vous ne le pensez. Essayez de garder chaque question liée à la dernière, en évitant un changement soudain de sujet.

• Demandez au modérateur ou à une autre personne ne faisant pas partie du panel d'examiner vos questions et de suggérer des modifications ou des questions supplémentaires.
• Si vous ne parvenez pas à poser des questions, demandez à chaque panéliste individuellement ce qu'il aimerait demander aux autres panélistes. Incluez la meilleure de ces questions dans votre liste.

Planifiez le reste du panneau. Déterminez le temps que vous consacrerez aux questions; typiquement, cela constitue la moitié de la longueur du panneau ou plus. Utilisez les 20 à 30 dernières minutes pour les questions du public et la discussion, ou 15 minutes si le temps est court ou si vous avez un format de panel plus axé sur la conférence.

Présentez les panélistes les uns aux autres à l'avance. Demandez aux panélistes de se rencontrer en personne ou d'assister à une conférence téléphonique ensemble, une semaine ou plus avant le groupe. Décrivez-leur le format du panel et donnez-leur l'occasion de parler brièvement. Ils peuvent déterminer brièvement qui doit répondre aux questions sur quel sujet, mais ne leur donnez pas les questions spécifiques à l'avance. La discussion doit être originale et non répétée.

Convainquez les gens de s'asseoir au premier rang. Plus le panel est proche du spectateur, plus l'atmosphère se sentira énergique et impliquée. Pensez à offrir de petits «cadeaux» si les gens se déplacent vers les premiers rangs, comme des boutons ou des bonbons.

Présentez brièvement le panel et chaque participant. Utilisez seulement une ou deux phrases pour présenter le sujet du panel, car la plupart des membres de l'auditoire présents sont probablement familiers avec l'idée de base. Présentez brièvement chaque participante, en ne mentionnant que quelques faits pertinents sur son expérience ou son implication en rapport avec le sujet. Évitez d'entrer dans une biographie complète; la présentation de tous les participants ne devrait pas durer plus de dix minutes au total.

Impliquez le public dès le début. Faites investir le public dans le panel en demandant immédiatement son implication. Un moyen simple et rapide de le faire est de commencer par demander un sondage approximatif de leur opinion sur le sujet, en utilisant un vote à main levée ou des applaudissements. Vous pouvez également interroger le public sur son niveau de connaissance du sujet. Les résultats devraient vous aider à garder le panel concentré sur les sujets les plus pertinents pour le public.

Posez les questions préparées aux panélistes. Commencez à parcourir les questions dans l'ordre préétabli, mais n'hésitez pas à ajuster cet ordre si la discussion évolue dans une direction différente et intéressante. Répartissez les questions entre les participants, en les adressant à la personne la mieux informée sur le sujet. Donnez aux autres panélistes un court laps de temps pour répondre, puis passez à la question suivante.

• Ne demandez pas à tous les panélistes de répondre à chaque question. Laissez les panélistes répondre naturellement, lorsqu'ils ont quelque chose à dire, ou demandez à quelqu'un qui connaît le sujet si la discussion est hésitante.

Continuez avec vos propres questions si nécessaire. Vous pouvez vous écarter des questions préparées chaque fois que vous pensez que cela bénéficiera de la discussion. En particulier, appuyez sur un panéliste avec une question de suivi si vous pensez que sa réponse n'est pas satisfaisante. Essayez de reformuler la question originale ou, idéalement, proposez une question plus nuancée qui lie la dernière réponse à un autre point de discussion ou à une déclaration précédente.

Obtenez un chronométreur. Vous pouvez regarder une horloge réelle en dehors de la scène ou sur le mur opposé, si elle est clairement visible. Sinon, demandez à quelqu'un de se tenir au fond de la pièce avec des panneaux visibles indiquant «10 min», «5 min» et «1 min», en les tenant comme il convient lorsque vous approchez de la fin d'une section.

Gardez les panélistes sur la tâche. Lorsqu'un panéliste dure trop longtemps ou s'éloigne du sujet, ramenez poliment la discussion au bon point. Quand elle fait une pause pour respirer, sautez avec une phrase similaire à l'une des suivantes. Vous pouvez choisir de faire savoir à l'avance aux panélistes les phrases que vous utiliserez pour les remettre sur la bonne voie.

• "Vous avez un point intéressant, mais écoutons-en plus sur __"
• "Voyons ce que (l'autre panéliste) a à dire sur ce sujet, en particulier comment il se rapporte à _."

Recueillez les questions du public. Faites savoir au public comment vous prévoyez de recruter des questions, par exemple en appelant les mains levées ou en les invitant à faire la queue devant un microphone. Écoutez chaque question tour à tour, répétez-la clairement pour que tout le monde dans la salle puisse l'entendre, puis référez-la à un panéliste qui semble intéressé.

• Avoir une question de sauvegarde couple prêt à vous demander, ou un assistant dans le public demande, dans le cas où personne n'est assez courageux pour poser la première question.
• Si un membre de l'auditoire prend trop de temps, interrompez poliment pour dire "Donc votre question est __, est-ce vrai?" ou "Je suis désolé, nous devons faire avancer les choses. Quelle est votre question?"
• Faites savoir aux gens que vous n'avez plus de temps que pour deux ou trois questions supplémentaires.