Comment remplir un formulaire i9?
Dans le cas d'une revérification ou d'une réembauche, l'employeur ne remplit que la troisième section du formulaire.
Le formulaire I-9 est utilisé pour établir qu'une personne a le droit de travailler en Europe. La première partie est remplie par l'employé, qui présente ensuite à l'employeur des documents prouvant qu'il est autorisé à travailler aux États-Unis. L'employeur examine les documents, détermine leur véracité, puis termine le formulaire en remplissant la deuxième section. Dans le cas d'une revérification ou d'une réembauche, l'employeur ne remplit que la troisième section du formulaire.
Partie 1 sur 4: remplir la section des employés
- 1Mettez votre nom légal complet sur le formulaire. Incluez les deux noms si vous avez 2 prénoms ou 2 noms de famille. Vous devez uniquement utiliser votre deuxième prénom, pas votre deuxième prénom complet. Vous devrez également ajouter tout autre nom de famille que vous avez eu, comme votre nom de jeune fille, si vous en avez un.
- Si vous n'avez qu'un seul nom, placez-le dans le champ du nom et «inconnu» dans le champ du prénom.
- Ajoutez le trait d'union si votre nom est coupé.
- 2Ajoutez votre adresse et votre date de naissance. Vous devrez renseigner votre adresse, y compris un numéro d'appartement si vous en avez un. Ajoutez également votre date de naissance en utilisant le mois, le jour et l'année.
- 3Fournissez des informations sur votre statut juridique. Cochez la case qui s'applique. Vous avez le choix entre un citoyen américain, un ressortissant non citoyen, un résident permanent légal ou un étranger autorisé à travailler aux États-Unis. Le cas échéant, vous devrez également fournir votre numéro d'étranger / numéro USCIS, votre numéro de passeport étranger avec le pays ou un formulaire I- 94 numéro d'admission, ainsi qu'à l'expiration de votre permis de travail.
- Vous avez besoin d'un numéro d'étranger / USCIS ou d'un numéro d'admission du formulaire I-94, pas les deux. Votre numéro d'étranger ressemble beaucoup à un numéro de sécurité sociale, car il s'agit d'un numéro unique qui vous est attribué, bien qu'il puisse comporter de 7 à 9 chiffres.
- 4Ajoutez des informations facultatives. Vous ajouterez également votre numéro de sécurité sociale et votre adresse e-mail si votre employeur souhaite utiliser E-Verify. Il y a aussi une place pour votre numéro de téléphone, si vous souhaitez l'inclure comme moyen d'être contacté.
- E-Verify est un moyen de vérifier électroniquement que vous êtes légalement autorisé à travailler aux États-Unis
Une fois que vous aurez rempli le formulaire au meilleur de vos connaissances, vous devrez fournir une signature et une date.
Partie 2 sur 4: terminer le formulaire et présenter la documentation
- 1Signez et datez le formulaire. Une fois que vous aurez rempli le formulaire au meilleur de vos connaissances, vous devrez fournir une signature et une date. Cependant, vous pouvez le signer électroniquement.
- Habituellement, votre employeur configurera votre signature électronique. Vous utiliserez un logiciel fourni par l'entreprise pour créer une signature et une date, et vous accepterez de lire le formulaire.
- Une autre option consiste à imprimer le formulaire, à le signer, puis à le numériser pour créer une copie électronique.
- 2Terminez le i-9 le premier jour de travail. En tant qu'employé, c'est votre travail de remplir ce formulaire avant ou le premier jour de travail. Ce calendrier est mandaté par le gouvernement.
- 3Présentez votre documentation à l'employeur. Après avoir rempli le formulaire, vous devez présenter des documents pour montrer que vous êtes en mesure de travailler légalement aux États-Unis. Votre employeur les examinera ensuite et terminera le formulaire.
- Vous pouvez présenter 1 élément de la liste A, ou une combinaison de 2 éléments de la liste B et de la liste C.
- La liste A comprend les éléments suivants:
- Passeport ou passeport américain
- Carte de reçu d'inscription pour résident permanent ou étranger
- Carte de document d'autorisation d'emploi
- Un passeport étranger avec un formulaire 1-94 ou un tampon I-551 / formulaire I-551
- Un passeport des États fédérés de Micronésie (FSM) ou de la République des Îles Marshall (RMI) avec le formulaire I-94 ou le formulaire I-94A
- 4Présentez 2 documents de la liste B et de la liste C.Si vous n'avez pas de document de la liste A, présentez-en 1 chacun de la liste B et de la liste C. Vous pouvez utiliser les documents suivants:
- La liste B comprend les éléments suivants:
- Un permis de conduire
- Une carte d'identité avec photo émise par le gouvernement avec des informations biographiques de base
- Un dossier d'hôpital, d'école ou de médecin, si vous avez moins de 18 ans sans autre pièce d'identité
- La liste C comprend les éléments suivants:
- Une carte de sécurité sociale sans restriction
- Rapport consulaire de naissance à l'étranger (formulaire FS-240)
- Certificat de naissance à l'étranger délivré par le département d'État des États-Unis (formulaire FS-545)
- Attestation de déclaration de naissance délivrée par le Département d'État américain (formulaire DS-1350)
- Un certificat de naissance original
- Un document tribal indigène européen
- Une carte d'identité de citoyen américain (formulaire I-197)
- Une carte d'identité à l'usage des citoyens résidents en Europe (formulaire I-179)
- Un document d'autorisation délivré par le Department of Homeland Security (DHS)
- La liste B comprend les éléments suivants:
Vous utiliserez un logiciel fourni par l'entreprise pour créer une signature et une date, et vous accepterez de lire le formulaire.
Partie 3 sur 4: remplir la section employeur
- 1Vérifiez la première section. Avant de remplir la section employeur, assurez-vous que la première section est complètement remplie par l'employé. Assurez-vous également que l'employé l'a signé et daté.
- N'oubliez pas que seul l'employeur doit remplir cette section, et non l'employé.
- 2Examinez la documentation. L'employé doit vous présenter sa documentation une fois le formulaire rempli. C'est votre travail d'examiner les documents et de vous assurer qu'ils semblent valides, ainsi que de vous assurer qu'ils répondent aux exigences d'un document de la liste A ou d'un document de la liste B et de la liste C.
- 3Remplissez les informations de l'employé. Vous devrez indiquer le nom de l'employé dans la deuxième section, ainsi que son statut d'emploi. Remplissez les informations pour chaque document, y compris le numéro du document, l'autorité émettrice, le titre du document et la date d'expiration (si nécessaire).
- 4Ajoutez la date à laquelle l'employé a commencé. Vous devrez ajouter la date à laquelle votre employé a commencé à travailler pour l'entreprise. Cela peut être une date dans le futur si l'employé n'a pas encore commencé.
- 5Entrez vos informations et les informations de l'entreprise. Ajoutez votre nom complet et votre titre. Indiquez le nom de l'entreprise et l'adresse de l'entreprise la plus appropriée en ce qui concerne l'employé. Signez et datez le formulaire.
- 6Remettez la documentation à l'employé. Une fois que vous avez vérifié que la documentation est correcte, retournez-la à l'employé. Vous ne devez conserver la documentation que le temps nécessaire.
L'employeur examine les documents, détermine leur véracité, puis termine le formulaire en remplissant la deuxième section.
Partie 4 sur 4: remplir la section 3 pour la réembauche ou la revérification
- 1Remplissez la troisième section et le nom de l'employé. Si vous réembauchez un employé dans les 3 ans suivant son départ ou si votre employé change de nom, vous ne pouvez remplir la section 3 que pour une nouvelle vérification. La seule exception est que vous devez indiquer le nom de l'employé dans la section employeur.
- 2Revérifiez quand la documentation d'un employé expire. Lorsque vous remplissez le formulaire pour la première fois, notez quand la documentation de l'employé expire. Vous devrez le revérifier quand il le fera. Vous n'aurez pas besoin de le faire pour les citoyens américains ou les ressortissants non-citoyens.
- Demandez la même documentation qu'auparavant. Examinez-le. S'il est vérifié, enregistrez les informations du document, puis signez et datez le formulaire.
- 3Examinez l'original i-9 pour les réembauches. Vérifiez si la documentation a expiré. Si ce n'est pas le cas, entrez simplement la nouvelle date d'embauche. Si tel est le cas, examinez une documentation de la liste A OU de la liste C. Vous n'avez pas besoin de consulter la documentation de la liste B.
- Saisissez les informations de la documentation si vous les avez examinées. Signez et datez le formulaire.
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