Comment organiser un événement de remplissage pour les sacs d'amour?
Étapes à suivre pour organiser un «événement de remplissage» réussi dans le but de remplir et de distribuer rapidement des sacs aux organisations d'accueil pour l'organisation «Bags of Love».
Étapes à suivre pour organiser un «événement de remplissage» réussi dans le but de remplir et de distribuer rapidement des sacs aux organisations d'accueil pour l'organisation «Bags of Love».
Partie 1 sur 9: 6-8 semaines avant l'événement
- 1Plan. Créez une chronologie et une liste de tâches. Vous aurez besoin du nombre de sacs à remplir, du nombre de bénévoles, des affectations de bénévoles clés, d'un lieu, de tables, de chaises, etc. (avec une justification derrière POURQUOI chacun est nécessaire et COMBIEN de chacun sont nécessaires.
Partie 2 sur 9: 2-3 semaines avant l'événement
- 1Faites un inventaire hebdomadaire et faites passer le mot sur la quantité d'articles dont vous avez besoin. Doit être répété chaque semaine dans les 4 semaines précédant l'événement.
Partie 3 sur 9: une semaine avant
- 1Faites un inventaire «final» et déléguez des listes de courses spécifiques à des bénévoles individuels.
Partie 4 sur 9: 3-5 jours avant
- 1Faites un suivi auprès des acheteurs pour vous assurer que tout a été acheté et engagez des chauffeurs bénévoles pour apporter les sacs à l'organisation d'accueil le jour de l'événement.
Partie 5 sur 9: 1 à 2 jours avant
- 1Faites à nouveau l'inventaire et triez les dons par article et effectuez les achats de dernière minute des articles supplémentaires nécessaires.
Partie 6 sur 9: la veille
- 1Installez les tables, les chaises, le tableau blanc, etc. et copiez en photo les listes de contrôle de remplissage que les volontaires peuvent utiliser lorsqu'ils remplissent un sac, installez une signalisation.
Partie 7 sur 9: le jour de l'événement
- 1Sondez les volontaires, présentez-leur le processus de remplissage et affectez des groupes aux tâches clés suivantes:
- Remplisseurs de grands sacs - cochez l'âge et le sexe au début de la ligne avant de descendre dans la rangée de tableaux à remplir.
- Remplisseurs de sacs de salle de bain - Remplissez les sacs ziplock Gallon par âge et par sexe et étiquetez-les pour les saisir facilement par les grands sacs de remplissage.
- Inspecteurs / coordonnateurs de fin de ligne qui choisiront le bon sac de toilette à mettre dans chaque grand sac rempli.
- Des trieurs / compteurs de sacs de fin de ligne qui relayeront ce qui est encore nécessaire à ceux qui sont en début de ligne afin que nous nous retrouvions avec un nombre à peu près égal de sacs pour chaque groupe d'âge et sexe.
- Personnes à ranger par la suite, remplacer les articles inutilisés dans le stockage, les tables de dépannage, l'aspirateur, etc. (mieux si choisi longtemps à l'avance, mais peut être fait le jour de l'événement si nécessaire)
(mieux si choisi longtemps à l'avance, mais peut être fait le jour de l'événement si nécessaire).
Partie 8 sur 9: pendant l'événement
- 1Circulez dans la salle en encourageant tout le monde, en répondant aux questions et en faisant le suivi de la fin des tâches.
Partie 9 sur 9: après l'événement
- 1Emballez les articles inutilisés pour le stockage.
- 2Tables de répartition / chaises et rangements.
- 3Transporter les sacs à l'organisation de réception.
- 4Écrivez des notes de remerciement à chaque participant et donateur.
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