Comment organiser vos factures?
Comment organiser mes factures lorsque je suis payé deux fois par mois?
Une fois que vous avez quitté l'école et que vous êtes entré dans le monde du travail, vous pouvez constater qu'une grande partie de votre vie tourne autour de l'argent. Il peut être difficile de maîtriser les choses, et perdre la trace des factures qui doivent être payées peut entraîner de graves problèmes de stress et d'argent. Pour organiser vos factures et vos finances, établissez un calendrier et un budget et révisez-les régulièrement. Conservez votre facturation et vos autres états financiers au même endroit et classez-les de manière appropriée. Lorsque vous n'avez pas à vous soucier constamment de l'argent, vous aurez plus de temps et d'énergie pour vous amuser et profiter de ce que la vie a à offrir.
Méthode 1 sur 3: utiliser un calendrier financier
- 1Faites une liste de toutes les factures que vous payez chaque mois. Commencez par extraire votre relevé bancaire mensuel pour identifier les factures récurrentes chaque mois. Notez le nom de la facture, le montant et la date d'échéance (pas la date à laquelle le paiement a été compensé par votre compte bancaire, qui peut être différent). Vous pouvez également inclure une colonne pour noter comment la facture est payée (rédigée automatiquement ou payée manuellement).
- Une feuille de calcul peut vous aider à organiser ces informations, mais vous pouvez également les écrire à la main si vous le souhaitez.
- Si le montant d'une facture varie d'un mois à l'autre, notez un montant budgété. Par exemple, si votre facture d'électricité varie entre 52€ et 90€ par mois, vous pouvez prévoir un budget de 90€. Ainsi vous savez que vous ne serez jamais à court et qu'il vous restera peut-être des restes.
- 2Mettez les dates d'échéance de chacune de vos factures sur un calendrier. Vous pouvez soit acheter un calendrier que vous aimez, soit créer un calendrier mensuel vierge sur l'ordinateur. La plupart des applications de traitement de texte ou de tableur ont un modèle de calendrier que vous pouvez utiliser. Tapez ou écrivez ensuite le nom et le montant de la facture le jour où elle est due.
- Vous pouvez utiliser des encres de différentes couleurs pour indiquer comment une facture est payée. Par exemple, vous pouvez utiliser de l'encre bleue pour les factures rédigées automatiquement et de l'encre rouge pour les factures que vous devez payer manuellement à la date d'échéance.
- Si vous créez votre calendrier sur ordinateur, vous pouvez utiliser le formatage du texte pour indiquer si le montant de la facture est un montant exact ou une estimation budgétée. Par exemple, vous pouvez utiliser une police normale pour les montants exacts et une police en italique pour une estimation budgétée.
Conseil: Si vous devez envoyer votre paiement par la poste, inscrivez la facture sur votre calendrier pour la date à laquelle elle doit être envoyée. Ce sera généralement quelques jours avant la date d'échéance finale.
- 3Incluez vos revenus dans votre calendrier. Après avoir inscrit toutes vos factures sur votre calendrier, ajoutez vos revenus les jours où vous êtes payé. Si votre salaire varie d'un chèque de paie à l'autre, utilisez une estimation budgétée à l'extrémité inférieure de la fourchette.
- Par exemple, si vous êtes payé chaque semaine et que votre salaire varie de 370€ à 520€ par semaine, vous pouvez inclure le montant de 370€ sur votre calendrier.
- Si vous avez décidé d'utiliser des encres de couleurs différentes, le vert est généralement la meilleure couleur à utiliser pour vos revenus. C'est la couleur la plus souvent utilisée sur les applications bancaires et budgétaires pour les revenus et indique un dépôt d'argent.
Astuce: si vous n'avez pas beaucoup de factures, vous n'aurez peut-être besoin de le faire qu'une ou deux fois par mois. - 4Ajoutez des contributions d'investissement ou des objectifs d'épargne. Si vous cotisez à un compte de placement ou épargnez pour une raison précise, ajoutez ce montant à votre calendrier avec vos factures. En traitant votre épargne ou votre investissement comme s'il s'agissait d'une facture ordinaire, vous prendrez l'habitude d'épargner régulièrement.
- Il peut être difficile de prendre l'habitude d'économiser, alors n'ayez pas peur de commencer petit. Même les petites contributions s'accumulent au fil du temps. Par exemple, même si vous ne pouvez garantir que 7,50€ par semaine sur votre objectif d'épargne, d'ici la fin de l'année, vous aurez économisé 390€
- 5Utilisez votre calendrier pour créer un budget mensuel. Additionnez vos factures pour chaque chèque de paie et déterminez combien d'argent il vous reste une fois vos factures payées. Vous pouvez ensuite répartir cet argent pour d'autres dépenses, telles que l'épicerie, le toilettage d'animaux ou une soirée en ville.
- Vous n'avez pas nécessairement à inclure les dépenses discrétionnaires dans votre calendrier. Cependant, la budgétisation de ces dépenses peut vous aider à savoir où va votre argent et combien d'argent vous pouvez dépenser en toute sécurité tout en vous assurant que toutes vos factures sont payées.
Méthode 2 sur 3: suivre vos factures
- 1Examinez attentivement vos relevés de facturation. Lorsque vous recevez une facture chaque mois, regardez le montant total dû et la date à laquelle le dernier paiement a été effectué. Passez en revue les frais et assurez-vous que vous n'êtes pas facturé plus que ce que vous devez réellement. Si vous remarquez une divergence entre la déclaration et vos propres dossiers, effacez-la immédiatement.
- Ceci est également important si vous recevez une facture papier alors que vous recevez généralement votre facture par voie électronique ou que vous avez configuré le paiement automatique. Si vous recevez une facture inattendue, contactez la société de facturation ou vérifiez votre compte en ligne.
- 2Prévoyez un temps régulier chaque semaine pour revoir vos finances. Mettez de côté 10 ou 15 minutes par semaine pour faire des «trucs d'argent». Le lendemain du jour de paie est généralement un bon jour pour cela. Allouez de l'argent pour payer vos factures à venir, puis déterminez combien d'argent il vous reste pour les dépenses discrétionnaires.
- Si vous êtes marié ou vivez en couple et que vous payez tous les deux vos factures, ces réunions sont cruciales pour vous assurer que le paiement de vos factures est coordonné et que vous savez exactement qui paie quoi.
Astuce: si vous n'avez pas beaucoup de factures, vous n'aurez peut-être besoin de le faire qu'une ou deux fois par mois.
- 3Définissez des rappels sur votre ordinateur ou votre smartphone. Les rappels peuvent aider à s'assurer qu'une facture ne passe pas entre les mailles du filet, surtout si c'est quelque chose d'un montant relativement faible que vous oubliez fréquemment. Payer des factures en retard peut nuire à votre crédit, en particulier les paiements par carte de crédit qui sont signalés aux bureaux de crédit. Réglez votre rappel un jour ou deux avant l'échéance de la facture et payez la facture dès que vous recevez le rappel.
- Par exemple, si vous avez un abonnement de streaming musical qui ne coûte que 6,70€ par mois, vous pouvez constater que vous oubliez de le payer jusqu'à ce que vous receviez un rappel du service de streaming ou que vous découvriez que vous ne pouvez plus accéder à votre musique. Définir un rappel vous aidera à ne pas l'oublier.
- Si vous utilisez un calendrier numérique sur votre smartphone ou votre tablette, vous pouvez simplement activer des rappels pour chacune des factures que vous ajoutez à votre calendrier.
Astuce: assurez-vous que votre rappel est défini pour un moment où vous pourrez réellement le lire et agir en conséquence. Les rappels ne vous aideront pas s'ils se déclenchent au milieu de la nuit lorsque vous dormez.
Additionnez vos factures pour chaque chèque de paie et déterminez combien d'argent il vous reste une fois vos factures payées. - 4Essayez d'établir une seule personne qui sera en charge des factures. Si vous êtes marié ou vivez avec votre partenaire, il est souvent plus facile de désigner une personne pour s'occuper des factures. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de payer une facture en retard parce que chacun de vous pensait que l'autre l'avait payée ou avait payé une facture en double.
- Si vous voulez vous assurer que vous êtes tous les deux au courant des factures et de la façon dont elles sont payées, vous pouvez alterner. Par exemple, vous pourriez avoir l'un de vos responsables du paiement des factures de janvier à juin et l'autre de juillet à septembre.
- Même si une seule personne est en charge des factures, vous devriez quand même avoir une réunion au moins une fois par mois pour faire le point sur vos finances et le budget de votre ménage.
Astuce: Si vous avez un compte joint, pensez à ouvrir un compte séparé pour les dépenses discrétionnaires, surtout si un seul d'entre vous est en charge du paiement des factures. De cette façon, vous saurez toujours qu'il y en a beaucoup sur votre compte pour couvrir une facture que vous avez payée.
Méthode 3 sur 3: maintenir vos dossiers financiers
- 1Conservez tous vos relevés et avis de facturation au même endroit. Que vous conserviez un fichier papier plus ancien ou un fichier numérique, créez un emplacement unique pour tous vos dossiers financiers. Créez des sous-catégories qui identifient le type de facture ou de dépense.
- Si vous conservez des dossiers numériques, vous pourrez peut-être utiliser votre compte de messagerie pour vous aider à organiser vos dossiers. Utilisez la même adresse e-mail pour toutes vos factures et créez des balises ou des filtres pour classer ces relevés de facturation dans des catégories. Pour réduire l'encombrement de votre boîte de réception, ouvrez un compte séparé pour les factures et n'utilisez pas cette adresse e-mail pour vos e-mails personnels.
- Vous pouvez également numériser vos factures et créer des PDF à conserver sur votre ordinateur sous forme de copie numérique.
Conseil: tous les documents financiers ne peuvent pas être numérisés. Même si la majorité de vos dossiers sont numériques, vous aurez toujours besoin d'une petite boîte de classement pour conserver des documents tels que des titres de voiture ou des actes immobiliers.
- 2Inclure les déclarations de revenus et les reçus pour les dépenses déductibles. Conserver vos déclarations de revenus et vos reçus au même endroit réduira les maux de tête au moment des impôts. Si vous conservez des dossiers papier, créez un dossier séparé spécifiquement pour les dépenses déductibles.
- Dans votre fichier de dépenses déductibles, incluez des fichiers avec des catégories, telles que les dépenses de maison et de bureau, les frais de kilométrage et de véhicule, les frais de garde d'enfants et les frais médicaux.
- Parcourez vos dossiers de dépenses au moins une fois par mois. Si vous avez payé une facture que vous croyez déductible, placez-la dans le dossier des franchises (ou faites-en une copie et conservez-la aux deux endroits).
- 3Achetez une déchiqueteuse à utiliser lors de l'élimination des documents financiers. Tout document portant votre signature, votre numéro de compte, vos informations médicales, juridiques ou d'autres informations d'identification doit être déchiqueté plutôt que simplement jeté à la poubelle. En laissant ces informations intactes, vous vous exposez au vol d'identité.
- Si vous ne possédez pas de déchiqueteuse, vous pouvez en acheter une de base en ligne ou dans les magasins de fournitures de bureau pour environ 15€ ou 22€ Il existe des versions plus chères qui peuvent détruire plus rapidement, ou détruire plus de documents à la fois, ou qui détruisent également CD ou cartes de crédit. C'est à vous de décider si un broyeur amateur vaut l'investissement pour vous.
- Vous pouvez également souscrire à un service de déchiquetage si vous ne souhaitez pas faire tout ce travail vous-même. Par exemple, aux États-Unis, les magasins de fournitures de bureau tels que Staples ou Office Depot déchiqueteront vos documents pour vous au prix d'environ 0,70€ la livre.
- 4Purger les enregistrements dont vous n'avez plus besoin une fois par an. Tout comme vous pouvez effectuer un nettoyage de printemps de votre espace de vie, vos dossiers financiers pourraient également nécessiter un nettoyage en profondeur annuel. À la fin de l'année civile, parcourez vos fichiers et détruisez ou supprimez les enregistrements que vous n'avez plus besoin de conserver. Généralement, vous pouvez suivre ce calendrier:
- À conserver pendant 1 an: factures de services publics mensuelles, talons de paie, relevés de carte de crédit, relevés de placement, relevés bancaires, etc. Conserver les états récapitulatifs de fin d'année pendant 3 ans.
- Conserver pendant 7 ans: les reçus des achats importants, les dossiers d'impôt sur le revenu, les contrats de prêt, les contrats d'hypothèque et les dossiers de paiement, les dossiers d'achat d'investissement, les résumés d'investissement de fin d'année, les autres documents de paiement final.
- Conservez indéfiniment: les dossiers médicaux, les actes immobiliers et les titres de voiture (tant que vous possédez la voiture). Bien qu'il ne s'agisse pas nécessairement de documents financiers, les actes de naissance, les certificats de mariage, les jugements de divorce et les grades ou diplômes entrent également dans cette catégorie.
Par exemple, vous pouvez utiliser de l'encre bleue pour les factures rédigées automatiquement et de l'encre rouge pour les factures que vous devez payer manuellement à la date d'échéance.
- Si vous ne voulez pas le faire vous-même, vous pouvez essayer une application de budgétisation ou de finances personnelles, telle que Mint ou Prism. Certains d'entre eux sont gratuits, tandis que d'autres ont un niveau d'abonnement.
- Ne configurez pas le paiement automatique à moins d'être certain d'avoir l'argent pour payer la facture. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des frais de découvert (ou des frais de retard si votre banque refuse le paiement).
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Questions et réponses
- Comment organiser mes factures lorsque je suis payé deux fois par mois?La plupart des fournisseurs peuvent attendre une semaine ou deux si vous leur demandez. Si vous n'avez systématiquement pas assez d'argent, vous devez soit augmenter vos revenus, soit réduire vos dépenses, soit les deux. Prévoyez deux jours par mois lorsque vous effectuez vos paiements.
Les commentaires (4)
- Maintenant, je sais par où commencer.
- Sachez que je sais organiser mes factures, merci!!
- Comment organiser les factures était utile.
- #2-3 aidé. Merci.
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