Comment rédiger une politique de confidentialité?

Protégez les clients externes. Une violation de la confiance des clients peut endommager irrémédiablement votre entreprise. Sur votre site Web et dans la publicité imprimée, vous devez indiquer clairement que vous avez une politique de confidentialité qui comprend les informations personnelles que vous collectez et comment vous les utilisez.

• La politique de confidentialité pour les clients externes doit être rédigée dans un langage clair et simple et facile à comprendre. Gardez le langage technique au minimum.
• Au minimum, votre politique de confidentialité client doit indiquer si votre site utilise des cookies (petits programmes qui stockent des informations client pour rendre le site plus rapide) et comment vous utilisez leurs données.
• Pour les sites Web qui utilisent des cookies, ajoutez une phrase à l'effet "Ce site Web utilise des cookies à [fin]. En utilisant notre site, vous consentez à l'utilisation de cette technologie." Soyez explicite sur vos raisons.

Élaborez une politique sur la collecte de données sur les clients. Si votre modèle commercial inclut la vente ou la distribution de données clients, cela doit être clairement indiqué dans vos conditions de service. Une politique typique inclut la langue que par le client utilisant votre site, il consent à la collecte et à la distribution de ses informations de contact. Par exemple, "En accédant à ce site, nous collecterons des données telles que [informations] et ces données peuvent être partagées avec nos partenaires commerciaux et publicitaires. L'utilisation de ce site signifie que vous consentez à cette collecte et à cette distribution de données."

• Il est beaucoup plus courant de déclarer que vous ne vendrez ni ne partagerez aucune donnée client. Cette déclaration est beaucoup plus susceptible de gagner la confiance de vos clients. "Nous ne vendrons vos informations personnelles à personne, à quelque fin que ce soit. Période."

Créez un programme de désactivation des e-mails. Si votre entreprise ou votre site Web collecte des adresses e-mail dans le cours normal des affaires, par exemple en exigeant un e-mail pour effectuer une transaction, vous devez avoir une politique permettant aux clients de se désabonner ou de ne plus recevoir d'e-mails publicitaires de votre part. Ceci est requis par la loi CAN-SPAM. Vos publicités par e-mail doivent également inclure les informations de désinscription.

• Le langage de désactivation doit être explicite et facile à utiliser pour les clients. La plupart des listes de diffusion par e-mail et des programmes publicitaires incluent un processus de désinscription automatique. "Si vous ne souhaitez plus recevoir d'e-mails, cliquez ici et votre nom sera supprimé de la liste de diffusion." Si vous gérez manuellement votre liste de diffusion, ajoutez un lien vers votre adresse e-mail et supprimez le client de votre base de données de messagerie.

Ayez un processus de plainte et respectez-le. Votre site Web et vos publicités commerciales doivent inclure un point de contact et une procédure de réclamation. Si vous recevez une plainte concernant une utilisation abusive des informations client, vous devez en assurer le suivi et la résoudre à la satisfaction du client. Sinon, vous pourriez vous retrouver sous enquête de la Federal Trade Commission.

• Votre procédure de réclamation peut être aussi simple qu'un lien vers votre adresse e-mail avec une déclaration, "Si vous ne souhaitez pas recevoir de communication de notre part ou pensez que vos informations n'ont pas été traitées correctement, cliquez sur [hotlink]."

Suivez les meilleures pratiques de l'industrie. À mesure que la technologie continue de se développer et de s'améliorer, les lois et les procédures de protection de la vie privée des clients évoluent également. Les entreprises que vous connaissez et respectez affinent et mettent continuellement à jour leurs politiques de confidentialité. Leurs conditions d'utilisation peuvent être un guide ou un modèle pour créer les vôtres. Si vous avez des doutes sur l'adéquation de la politique de confidentialité de vos clients externes, envisagez de consulter un avocat.

• Passez en revue votre politique de confidentialité et vos conditions de service annuellement ou lorsque vous lancez un nouveau programme de site Web, une campagne publicitaire ou une application mobile.

Créez une politique pour les entreprises hors site Web. Si votre entreprise ne possède pas de site Web, vous devez tout de même rassurer votre client sur le fait que ses noms, adresses et informations de carte de crédit sont sécurisés. Il peut s'agir d'un simple document ou d'un dépliant que vous donnez à un nouveau client, que vous incluez dans des mailers ou que vous avez sous la main si un client le demande.

• Une déclaration selon laquelle vous ne vendrez ni ne distribuerez leurs données.
• Un moyen de vous inscrire à votre liste de diffusion de prospectus, catalogues, e-mails et autres publicités, ainsi qu'une méthode simple pour supprimer des noms de la liste.
• Une déclaration sur la façon dont les ventes par carte de crédit sont traitées et que les informations ne sont pas conservées sur place.
• Vous aurez également besoin d'un processus de réclamation concernant la politique de confidentialité. Demandez à votre client de lui faire part de ses préoccupations par écrit et de le soumettre par courrier ou par courrier électronique. Cela vous protège et vous garantit de comprendre les préoccupations du client.

Assurer la confidentialité des employés dans le service des ressources humaines. Dans le cadre de l'embauche et au cours de l'emploi, les entreprises rassemblent de nombreuses informations privées sur leurs salariés. Non seulement les informations de contact, mais en cette ère de sécurité et de contrôle accrus, les entreprises peuvent également collecter des rapports de fond, des informations de crédit et des données médicales. Pour vous protéger des poursuites judiciaires et pour favoriser la bonne volonté de vos employés, vous devez disposer d'une politique de confidentialité interne qui traite de la sécurité des informations des employés.

• Sécurisez physiquement vos fichiers papier. Les dossiers des employés doivent être conservés dans des classeurs verrouillés avec un accès limité.
• Assurez-vous que l'accès à l'ordinateur est protégé par mot de passe, qu'il dispose d'un accès limité et d'une sécurité logicielle adéquate.
• Créez une politique de conservation des enregistrements claire et respectez-la. Les dossiers pré-emploi tels que les rapports de solvabilité et les tests de dépistage de drogues doivent être purgés dès que possible. Gardez une note des résultats, mais jetez les copies papier à moins que la loi ne l'exige pour le poste.

Sécurisez votre réseau. Les réseaux sans fil plus anciens ou mal installés peuvent créer des points d'accès Wi-Fi involontaires dans et autour de votre entreprise. Un réseau non sécurisé peut permettre à quelqu'un d'accéder à vos enregistrements. Si aucun membre du personnel ne peut évaluer la sécurité de votre réseau, consultez un professionnel de l'informatique et effectuez une mise à niveau si nécessaire. Vos protocoles de sécurité réseau doivent être référencés dans votre politique de confidentialité.

• Si vous installez un nouveau réseau ou envisagez des mises à niveau majeures, envisagez de faire appel à un professionnel de l'informatique pour installer, sécuriser et tester le réseau. Même si vous avez installé vous-même le premier réseau, vous n'êtes peut-être pas au courant des dernières menaces et vulnérabilités de votre réseau et de vos logiciels.

Créer une politique de médias sociaux sur le lieu de travail À l'ère des smartphones et de la connectivité instantanée, votre entreprise doit avoir une politique clairement définie pour l'utilisation des médias sociaux pendant les heures de travail. De nombreuses entreprises ont une politique vague sur l'utilisation des ordinateurs de l'entreprise à des fins personnelles. La vérité est que le téléphone ou la tablette moyen est probablement plus rapide et dispose d'une meilleure connexion Internet. Un employé peut tweeter à propos du déjeuner et la photo indique le nom de votre plus gros client ou les chiffres de vente récents sur un document à côté de son sandwich.

• Interdire toute utilisation des médias sociaux pendant les heures de travail affectera le moral et sera difficile à appliquer. À moins que l'employé ne se trouve dans une zone de haute sécurité, comprenez que l'utilisation du courrier électronique et des médias sociaux va se produire et élaborez des politiques pour que cette utilisation soit minimale et non perturbatrice.
• Une politique de médias sociaux bien conçue explique la nécessité de respecter la vie privée et les processus de travail des clients en énonçant les conséquences spécifiques de la violation de ce respect. Insistez également sur le fait que les plaintes concernant le travail et les patrons sur les réseaux sociaux reflètent mal l'entreprise et, si cela se produit pendant les heures de travail, peuvent soumettre l'employé à des procédures disciplinaires.
• Votre politique de médias sociaux devrait également énumérer tout ce qui est interdit et les conséquences potentielles. Des exemples de ceci seraient des activités qui enfreignent la vie privée des patients, la confidentialité des clients ou enfreignent les règles contre la divulgation d'informations sur des enfants mineurs et des étudiants. Détailler et appliquer cette politique pourrait aider l'entreprise à se défendre contre une action en justice.
• Les meilleures pratiques pour les politiques de médias sociaux incluent l'exigence de The Gap que les employés contactent l'équipe des médias sociaux s'ils font une erreur, et Hewlett-Packard indique clairement qu'ils se réservent le droit de consulter, modifier et même supprimer les articles de blog et de médias sociaux publiés sur son nom.

Sécurisez les informations du fournisseur. Les entreprises qui traitent avec votre entreprise doivent pouvoir se fier à ce que les informations, notamment les offres, les estimations, les listes de prix, les coordonnées, les listes de clients et les processus internes, soient respectées et sécurisées. Votre politique de confidentialité interne doit comporter un processus permettant de marquer les informations des fournisseurs comme confidentielles et de les garder en sécurité à la fois sur papier et sous forme électronique.