Comment adresser une lettre à une ambassade?

La manière dont vous adressez une lettre à une ambassade dépend du pays et de la personne à qui vous écrivez.

Une ambassade est le bureau officiel de l'ambassadeur d'un pays dans un autre pays. L'ambassadeur est le représentant officiel de leur pays. Les ambassades et les consulats gèrent les affaires d'un pays tandis que dans un autre pays. Si vous souhaitez vous adresser à l'ambassadeur ou à un autre membre de l'ambassade ou du personnel consulaire, vous devez rédiger une lettre officielle. Cette lettre doit inclure vos informations personnelles, vos demandes et raisons d'écrire, ainsi que vos salutations formelles, sinon vous risquez de ne pas obtenir de réponse. La manière dont vous adressez une lettre à une ambassade dépend du pays et de la personne à qui vous écrivez.

Partie 1 sur 3: Mise en forme de votre lettre

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Tapez votre lettre sur un ordinateur. Les lettres manuscrites sont difficiles à lire et peuvent ne pas recevoir de réponse. Si vous voulez que votre lettre soit lue et prise au sérieux, il est important de la taper soigneusement en utilisant un format de lettre commerciale reconnu .
- Utilisez une application de traitement de texte standard, même si vous prévoyez d'envoyer la lettre par courrier électronique. Il est généralement préférable d'envoyer une pièce jointe que d'écrire votre lettre dans le corps d'un e-mail. Cependant, vous devriez probablement vérifier d'abord auprès de l'ambassade pour voir ce qui est préféré.
- La plupart des applications de traitement de texte ont un modèle que vous pouvez utiliser pour créer une lettre commerciale. Ces modèles définissent généralement vos marges et vos styles de paragraphe pour vous.
- Utilisez une police standard lisible telle que Times New Roman ou Helvetica, dans une taille de 12 points. N'utilisez pas de polices de script. #Recherchez des modèles. Dans la plupart des cas, vous écrirez à l'ambassade concernant un problème d'immigration - soit en votre nom, soit pour un ami ou un membre de votre famille. Il existe un certain nombre de sites Web d'aide à l'immigration qui ont des modèles de lettre pour diverses questions.
- Ces modèles vous donnent des suggestions de langage à utiliser afin que vous puissiez rédiger et adresser plus facilement votre lettre. Cependant, ne les copiez pas textuellement. Lisez-les attentivement et assurez-vous que la langue suggérée convient à votre situation. Si l'un d'entre eux ne s'applique pas, ne l'incluez pas.
- Regardez dans l'arrière-plan du site Web avant d'utiliser la langue suggérée. La plupart de ces sites Web ont une page «à propos de» où vous pouvez découvrir qui est en charge du site Web. Assurez-vous qu'il s'agit d'une personne ou d'une organisation en qui vous pouvez avoir confiance.
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Utilisez des blocs de paragraphes. Les lettres commerciales traditionnelles sont écrites dans des paragraphes à simple interligne, justifiés à gauche avec un double espace entre les paragraphes. L'utilisation d'un double espace signifie que vous n'avez pas à mettre en retrait la première ligne de chaque paragraphe.
- Si vous écrivez dans une langue qui se lit de droite à gauche, comme l'arabe ou l'hébreu, vos paragraphes seront justifiés à droite.
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Mettez la date en haut. La première ligne que vous tapez sera la date à laquelle vous envoyez la lettre. Votre programme de traitement de texte peut insérer automatiquement la date si vous utilisez un modèle. Si vous ne prévoyez pas d'envoyer votre lettre pendant quelques jours, vous devrez ajuster cette date pour refléter la date d'envoi.
- En règle générale, vous ne devriez pas vous inquiéter si vous finissez par être un jour de congé. Par exemple, vous pouvez terminer votre lettre avec l'intention de la poster ce jour-là, mais ne pas vous rendre au bureau de poste avant la fermeture des bureaux. Cela signifierait que vous devrez poster votre lettre le lendemain, mais vous n'auriez pas à imprimer une nouvelle lettre avec une date différente.
- Cependant, bien que retarder un jour ou deux soit bien, si vous ne parvenez pas à envoyer la lettre pendant une semaine ou plus, vous voudrez probablement imprimer une nouvelle copie avec une date ajustée. Votre lecteur s'attendra à ce que la date sur la lettre soit identique ou proche de la date du cachet de la poste.
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Trouvez l'adresse appropriée. Le haut de votre lettre comprendra une zone pour vous permettre d'écrire votre propre nom et adresse, puis le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez. Appelez l'ambassade ou consultez son site Web pour connaître l'adresse à laquelle vous devez envoyer votre lettre.
- Gardez à l'esprit que de nombreuses ambassades plus grandes auront des adresses différentes à utiliser en fonction de la raison de votre lettre.
- Si vous ne le savez pas déjà, vous devrez également trouver la bonne personne à qui vous adresser et qui pourra vous aider à résoudre votre problème. Des sites Internet, tels que Project Visa ou Embassy World, ainsi que des recherches sur Internet pour le pays et le mot «ambassade» peuvent vous aider à identifier la bonne personne. Vous pouvez également appeler l'ambassade directement pour identifier le meilleur contact.
- Tapez le nom de la personne à laquelle vous vous adressez, le nom de l'ambassade et l'adresse de l'ambassade à laquelle vous écrivez. Écrivez ceci dans le même format que vous l'écririez sur une enveloppe pour l'envoi.
- Par exemple, si vous écrivez à un membre du personnel de l'ambassade à l'ambassade du Canada, vous écrirez «M. Potter, Ambassade du Canada» sur la première ligne du bloc d'adresse, suivi de l'adresse physique. Si M. Potter est l'ambassadeur, vous écririez «L'honorable M. Potter, ambassadeur du Canada, ambassade du Canada». Notez que pour de nombreux pays, le titre correct pour un ambassadeur est «Excellence», comme dans «Son Excellence M. Potter, Ambassadeur du Canada, Ambassade du Canada».
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Écrivez une ligne d'objet. Après les adresses, insérez une ligne qui permet au destinataire de votre lettre de savoir pourquoi vous écrivez et de quoi il s'agit. Vous n'êtes pas obligé d'inclure votre nom dans la ligne d'objet et il n'est pas nécessaire que ce soit une phrase complète.
- Par exemple, vous pourriez écrire «Demande de visa touristique pour les parents» ou «Invitation à une fête du consulat de France».
- Si vous écrivez en anglais, la ligne d'objet est généralement précédée des lettres «RE», une abréviation latine qui signifie essentiellement «concernant».
- Votre ligne d'objet permet à la personne qui reçoit votre lettre de la diriger vers le bon membre du personnel de l'ambassade, dans le cas où vous l'avez envoyée à la mauvaise personne. Avec une ligne d'objet, ils peuvent le faire rapidement sans avoir à lire toute la lettre. Pour cette raison, une ligne d'objet est particulièrement importante si vous n'avez pas été en mesure d'identifier une personne en particulier.

Partie 2 sur 3: rédiger votre lettre

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Recherchez l'étiquette utilisée dans le pays dans lequel vous écrivez. Différents pays ont leurs propres formalités et protocole diplomatique pour s'adresser aux ambassadeurs et aux autres membres du personnel de l'ambassade.
- Vous pourrez peut-être trouver ces informations sur le site Web de l'ambassade ou en effectuant une recherche rapide sur Internet en utilisant le nom du pays avec des mots tels que «étiquette», «protocole diplomatique» ou «formes d'adresse».
- Gardez à l'esprit que dans les pays qui ont une monarchie et reconnaissent la noblesse, il peut y avoir des nobles qui servent d'ambassadeurs ou d'autres postes d'ambassade. Ces titres peuvent remplacer tout titre général des membres du personnel de l'ambassade.
- Votre lettre doit être rédigée sur un ton formel, en utilisant le maximum de politesse et de courtoisie. Si vous écrivez dans une langue qui a un «vous» formel, comme le français ou l'espagnol, vous devriez l'utiliser.
- Faites très attention lorsque vous écrivez à l'ambassadeur en particulier, car le titre diffère selon que vous êtes un citoyen du pays pour lequel l'individu agit en tant qu'ambassadeur. Si vous êtes citoyen du même pays que l'ambassadeur, vous pouvez vous adresser à eux en tant que «l'honorable». Cependant, si vous êtes citoyen d'un autre pays, vous devez généralement les appeler «Son [ou Son] Excellence», conformément à la coutume diplomatique. Assurez-vous d'avoir le bon sexe - ne vous contentez pas de supposer en fonction du nom.
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Commencez par votre salutation. Une fois que vous avez terminé les blocs d'adresses et la ligne d'objet de votre lettre, vous êtes prêt à commencer la lettre elle-même. Utilisez une salutation formelle et adressez-vous à la personne à qui vous écrivez par son titre complet.
- Pour vous adresser correctement à la personne, vous devrez suivre la bonne étiquette ou le protocole diplomatique en fonction de vos recherches.
- Si vous vous adressez au consul général ou à tout autre employé de l'ambassade, vous utiliserez généralement leur nom complet. Par exemple, vous pourriez écrire «Cher M. Potter». Cependant, faites attention à tous les autres titres que la personne pourrait avoir, par exemple si elle est membre de la noblesse ou si elle détient un doctorat.
- Utilisez «Cher Honorable Ambassadeur» si vous vous adressez directement à l'ambassadeur.
- Si vous ne connaissez pas le nom ou le sexe de la personne à qui vous écrivez, vous pouvez commencer votre lettre «Cher Monsieur ou Madame». Cependant, vous devez tout mettre en œuvre pour adresser votre lettre à une personne en particulier. Si vous vous trompez de personne, elle peut toujours être réacheminée.
- Suivez la salutation avec la ponctuation habituelle dans le pays de l'ambassade. Dans certains cas, une virgule est appropriée, tandis que d'autres suivent le message d'accueil avec un deux-points.
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Présentez-vous. Double-espace après votre message d'accueil et commencez votre lettre en faisant savoir au destinataire qui vous êtes. Incluez toutes les informations d'identification nécessaires, telles que les numéros de demande ou les numéros de référence liés à l'objet de votre lettre.
- La première phrase doit indiquer votre nom et votre pays de citoyenneté. Suivez cela avec toute information d'identification supplémentaire qui est pertinente à votre raison d'écrire.
- Suivez la première phrase avec une brève description de la raison pour laquelle vous écrivez. Cela ne devrait pas dépasser une phrase ou deux.
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Expliquez votre raison d'écrire. Dans les paragraphes restants de votre lettre, vous expliquerez le contexte de votre cas, y compris toute information dont le destinataire aura besoin pour répondre correctement à votre lettre.
- La longueur de votre lettre et le contenu des paragraphes restants dépendront de la raison de votre rédaction. Si vous avez besoin de donner un historique ou une chronologie d'une situation à laquelle vous voulez que l'ambassadeur ou un autre représentant de l'ambassade réponde, cela peut être long.
- Si vous écrivez pour une raison de procédure, comme pour demander un visa de visiteur, votre lettre ne doit généralement pas comporter plus de trois paragraphes et ne doit pas dépasser une page ou deux au maximum.
- Gardez votre écriture claire et concise et utilisez un langage formel partout. Si vous vous adressez à la personne à qui vous écrivez n'importe où dans le corps de votre lettre, utilisez son titre officiel et suivez toutes les autres règles d'étiquette que vous avez glanées dans vos recherches.
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Ajoutez votre clôture. Le dernier paragraphe de votre lettre n'est généralement qu'une phrase ou deux qui indiquent au destinataire les mesures que vous souhaitez qu'il entreprenne en réponse à votre lettre. Si vous attendez une réponse dans un certain laps de temps, il convient de le mentionner ici.
- Si vous avez besoin de quelque chose de spécifique de la part de la personne, indiquez ce que c'est et le délai dans lequel vous en avez besoin. N'oubliez pas de prévoir du temps pour l'envoi.
- Soyez prudent en donnant une date limite, en particulier si vous écrivez à l'ambassadeur ou à un membre du personnel de rang supérieur. Au lieu de faire une demande, dites quelque chose comme "Veuillez noter que je dois avoir le document que j'ai demandé dans un délai d'un mois, sinon je ne pourrai pas terminer ma demande" ou "Veuillez répondre d'ici la fin du mois afin que je puisse rencontrer ma date limite. "
- Suivez cela avec une phrase remerciant le destinataire pour son temps et son attention. Par exemple, vous pourriez écrire: «Je comprends que vous ayez beaucoup de temps à vous consacrer. Merci pour votre attention rapide à cette question».
- Si vous ne savez pas si vous avez envoyé votre lettre à la bonne personne, vous voudrez peut-être inclure une note à cet effet. Par exemple, vous pourriez écrire: «S'il y a quelqu'un d'autre à l'ambassade qui est mieux à même de gérer mon problème, je vous demande de bien vouloir lui faire parvenir cette lettre».

Partie 3 sur 3: envoyer votre lettre

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Finalisez votre lettre. Lorsque vous avez fini de rédiger votre lettre, relisez-la attentivement et corrigez les erreurs typographiques et les erreurs de grammaire ou de ponctuation. Vous voudrez peut-être lire votre lettre à haute voix pour vous assurer qu'elle se lit facilement.
- Terminez votre lettre par un message de clôture tel que «Sincèrement vôtre» et laissez quelques lignes vides pour votre signature. En dessous, saisissez votre nom et votre adresse, ainsi que toute autre information d'identification ou de contact que vous jugez nécessaire, comme votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail.
- Si vous incluez d'autres documents avec votre lettre, indiquez-les au bas de votre lettre afin que le lecteur sache à quelles pièces jointes il doit s'attendre. Vous pouvez également utiliser cette liste comme liste de contrôle pour vous assurer que vous avez inclus tout le nécessaire.
- Imprimez votre dernière lettre et signez-la à l'aide d'un stylo à encre bleue ou noire. Vérifiez la date sur votre lettre avant de l'envoyer et assurez-vous que vous n'avez pas besoin de l'ajuster.
- Lorsque vous avez signé votre lettre, faites une copie de la lettre signée pour vos propres dossiers.
Pour adresser une lettre à une ambassade, commencez par inscrire la date dans le coin supérieur gauche de la page.
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Rassemblez toutes les pièces jointes. S'il y a des documents supplémentaires que vous devez inclure avec votre lettre, faites-en des copies. Vérifiez si vous devez envoyer des originaux ou si des copies suffiront. Si vous devez envoyer des originaux, faites une copie pour vos propres archives avant d'envoyer le document.
- Si vous envoyez des documents originaux, il est généralement préférable d'utiliser une enveloppe manille plus grande qui vous permettra de les poster sans les plier.
- Pour les copies, utilisez une enveloppe de format lettre standard à moins que vous n'ayez plus de trois ou quatre feuilles, auquel cas il est généralement préférable d'utiliser une enveloppe plus grande et de les laisser à plat plutôt que de les plier.
- Marquez soigneusement chaque copie ou document au cas où ils seraient séparés les uns des autres.
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Envoyez votre lettre. Une fois que vous avez tout dans une enveloppe, vous devrez vous rendre au bureau de poste pour vous assurer que vous avez le bon affranchissement sur la lettre et que vous avez correctement formaté l'adresse, en particulier si vous l'envoyez dans un pays étranger.
- Incluez votre nom et l'adresse de retour sur l'enveloppe. Cela sera écrit soit au dos de l'enveloppe, soit dans le coin supérieur droit, selon la coutume du pays.
- Le nom et l'adresse de votre destinataire doivent être écrits dans la partie centrale ou en bas à droite de l'enveloppe, toujours en fonction de la coutume du pays. Utilisez le titre officiel du destinataire, le cas échéant.
- Vous voudrez peut-être attendre d'arriver au bureau de poste pour adresser votre enveloppe ou faire des recherches sur le formatage à l'avance.
- Si vous écrivez à la main les adresses sur l'enveloppe, utilisez un stylo à bille pour que l'encre ne tache pas et imprimez soigneusement ou écrivez en majuscules. N'écrivez pas en cursive ou en script sur l'enveloppe, car elle est difficile à lire.

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Partie 1 sur 3: Mise en forme de votre lettre

Partie 2 sur 3: rédiger votre lettre

Partie 3 sur 3: envoyer votre lettre

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