Comment rédiger un manuel de sécurité?
Un bon manuel de sécurité est fondamental pour une bonne gestion de la sécurité, car c'est ce que les employés consulteront pour s'assurer qu'ils se conforment aux règlements et à la politique de l'entreprise.
Un manuel de sécurité est un recueil d'informations, d'instructions, de politiques et de procédures destinées à garantir le fonctionnement en toute sécurité d'un appareil et une conduite sûre sur le lieu de travail. Un bon manuel de sécurité est fondamental pour une bonne gestion de la sécurité, car c'est ce que les employés consulteront pour s'assurer qu'ils se conforment aux règlements et à la politique de l'entreprise. Les étapes suivantes expliquent comment rechercher et rédiger un manuel de sécurité.
Méthode 1 sur 2: recherche du manuel de sécurité
- 1Identifiez tous les dangers connus qui nécessitent une documentation. Cela établira la portée de votre manuel de sécurité. Selon la nature de votre entreprise, vous devrez peut-être produire une série de manuels, dont chacun se concentre sur un domaine particulier, avec un manuel principal comportant des sections composées des manuels individuels.
- 2Rassemblez les normes appropriées de l'industrie. Des organisations telles que l'Organisation internationale de normalisation (ISO) produisent des normes dans des domaines tels que la gestion des risques et la gestion de la sécurité alimentaire. Ces normes fournissent un point de départ pour les manuels de sécurité des entreprises dans ces domaines.
- 3Suivez toutes les réglementations gouvernementales concernant le contenu du manuel de sécurité. Les organisations gouvernementales telles que l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) peuvent exiger des manuels de sécurité pour certaines pratiques et procédures et peuvent également préciser ce que le manuel doit couvrir au minimum. Le non-respect de ces réglementations, et encore moins le fait de ne pas disposer d'un manuel lorsque celui-ci est requis, peut exposer les entreprises à des poursuites et, dans certains cas, à des poursuites pénales.
Les étapes suivantes expliquent comment rechercher et rédiger un manuel de sécurité. - 4Impliquez la direction et les employés dans la préparation du manuel. Bien que la rédaction proprement dite puisse être confiée à un rédacteur technique expérimenté dans la rédaction de manuels de sécurité, elle sera plus acceptée au sein de l'entreprise si la direction et les employés sont impliqués dans son adoption. La haute direction doit informer les employés de la nécessité du manuel, et les employés eux-mêmes peuvent aider à identifier le contenu du manuel.
Méthode 2 sur 2: rédaction du manuel de sécurité
- 1Écrivez pour les personnes qui liront régulièrement le manuel de sécurité. Bien que des organismes de réglementation extérieurs puissent examiner le manuel pour s'assurer que toutes les réglementations appropriées sont couvertes, ils ne le liront pas jour après jour, tout comme les employés qui doivent suivre les pratiques qu'il contient. Le manuel doit être rédigé de manière à ce qu'ils puissent facilement le comprendre et le suivre.
- Utilisez des phrases courtes et des paragraphes courts avec des mots simples.
- Écrivez dans la voix active.
- Évitez le jargon. Utilisez correctement tous les termes techniques nécessaires, en les définissant dans leur contexte si possible, et avec des définitions simples et claires dans le cas contraire.
- Expliquez les acronymes. Vous pouvez soit avoir une section d'introduction répertoriant tous les acronymes avec leurs définitions, soit les introduire dans le texte avec le terme complet suivi de son acronyme entre parenthèses et en utilisant l'acronyme par la suite.
- Expliquez les symboles. Comme pour les acronymes, vous pouvez avoir une section d'introduction ou expliquer les symboles tels qu'ils apparaissent dans le manuel.
- 2Classez par ordre de priorité les problèmes que le manuel doit couvrir. Les problèmes de sécurité les plus critiques devraient être au centre du manuel. Les problèmes préliminaires devraient être inclus, présentés avant les problèmes principaux, tandis que les problèmes connexes qui ne sont pas des prérequis devraient être traités après les problèmes principaux.
- 3Formatez le texte en fonction du type d'informations présentées.
- Utilisez des blocs de texte pour présenter des informations générales et des explications.
- Utilisez des listes à puces pour présenter des informations qui peuvent être divisées en points individuels.
- Utilisez des listes numérotées pour les procédures étape par étape, avec les étapes dans l'ordre dans lequel elles doivent être suivies.
Ai-je besoin d'un manuel de sécurité pour chaque province dans laquelle je travaille ou puis-je en créer un pour tous les couvrir? - 4Présentez le manuel pour qu'il soit facilement lu et compris. La mise en page doit aider le lecteur à se concentrer sur les concepts les plus importants et doit être cohérente tout au long du manuel.
- Prévoyez des marges et un espace blanc suffisants entre les blocs de texte.
- Utilisez des en-têtes et des sous-titres pour présenter des sujets, identifier des sous-sujets et regrouper des blocs de texte.
- Incluez une table des matières et un index.
- Placez les dessins et le texte qui les concerne sur la même page lorsque cela est possible.
- Utilisez un style de police et une taille en points lisibles. Pour le corps du texte imprimé, une taille de 10 à 12 points est la meilleure, avec une taille en points un peu plus grande pour les en-têtes. Les sous-titres peuvent avoir la même taille en points que le corps du texte, mais mis en gras, en italique ou les deux.
- Utilisez du texte noir sur du papier blanc pour obtenir le meilleur contraste entre le texte et l'arrière-plan. Les zones de texte ombrées peuvent être appropriées pour les légendes et les barres latérales tant qu'il existe encore un contraste suffisant entre le texte et l'arrière-plan.
- Les manuels de sécurité doivent être revus périodiquement à mesure que les procédures de l'entreprise, les normes internationales ou les réglementations gouvernementales changent. Les grandes entreprises peuvent désigner un comité de sécurité ou une personne pour agir en tant que chef de la sécurité, tandis que les petites entreprises peuvent inclure ces responsabilités parmi celles du chef des opérations.
Lisez aussi: Comment trouver un investisseur pour vos inventions?
Questions et réponses
- Ai-je besoin d'un manuel de sécurité pour chaque province dans laquelle je travaille ou puis-je en créer un pour tous les couvrir?Cela dépend du chevauchement. Si la plupart du contenu des différents manuels de chaque province est le même, alors oui, construisez-en un pour tous les couvrir. Vous pouvez également en créer un et joindre des annexes pour chaque province.
- Le manuel exige-t-il, par exemple, une procédure LOTO complète de notre entreprise, ou simplement une politique abrégée avec la politique réelle distincte?Cela dépend de la taille et de la lisibilité du texte final. Si vous avez une politique de dix pages mais que la procédure loto est de 200 pages, alors elle est distincte. Mais si la procédure peut être écrite en deux pages, vous pouvez même supprimer la version de 200 pages et ne conserver que la version abrégée.
Lisez aussi:
Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
