Comment faire un bon de paiement?
Si vous avez un logo pour l'organisation (ou les organisations) impliquées, incluez-les sur le bon de paiement.
Les bons de paiement font partie de nombreux programmes gouvernementaux et d'entreprise, ayant un objectif quelque part entre une obligation au porteur et un reçu. La création d'un bon pour des programmes de cette taille peut constituer une fraude ou même une contrefaçon. Cependant, le concept de bon de paiement peut être appliqué tout aussi facilement aux efforts locaux ou même familiaux, comme une foire scolaire ou le suivi des contributions à une collecte de fonds.
- 1Mettez en place des accords avec toutes les parties impliquées dans les transactions que vous souhaitez suivre. Les bons ne fonctionnent que si tout le monde à bord accepte leur utilisation et comprend ce qu'ils représentent.
- 2Choisissez un design de base pour votre bon. Si vous n'en avez pas en tête, pensez aux modèles de chèques - cadeaux et de certificats de récompense disponibles sur de nombreux logiciels de productivité.
- 3Créez le bon dans votre suite de productivité, y compris des informations sur le montant payé, à qui et pourquoi.
- C'est une bonne idée de donner à chaque bon un numéro de suivi ou de série unique. Cela peut empêcher la falsification et aider à suivre les erreurs qui surviennent lors de l'utilisation. Cela devient plus important à mesure que les montants représentés sur les bons deviennent plus importants.
- Si vous avez un logo pour l'organisation (ou les organisations) impliquées, incluez-les sur le bon de paiement. Cela aidera à donner au document une apparence officielle et rendra la falsification un peu plus difficile pour les personnes n'ayant pas accès aux fichiers du logo.
- 4N'imprimez que le nombre de bons dont vous avez besoin pour répondre aux besoins immédiats. Suivez chaque bon imprimé dans une base de données, une feuille de calcul ou un autre programme afin de pouvoir confirmer les réclamations ultérieures.
- L'utilisation de papier de couleur ou d'autres styles de papier inhabituels est un autre moyen de se prémunir contre la contrefaçon. Vous pouvez également acheter des certificats spéciaux ou du papier pour billets dans la plupart des magasins de fournitures de bureau.
- 5Mettre en place et maintenir un système de suivi des bons lorsqu'ils sont utilisés. En fonction de votre programme, vous pouvez l'utiliser par courtoisie pour trouver ceux qui n'ont pas utilisé leurs bons ou comme protection supplémentaire contre la fraude.
De nombreux programmes de tenue de livres et de comptabilité vous permettent de créer des bons de paiement virtuels pour suivre les dépenses au sein de votre organisation.
- De nombreux programmes de tenue de livres et de comptabilité vous permettent de créer des bons de paiement virtuels pour suivre les dépenses au sein de votre organisation. Les méthodes spécifiques varient d'un programme à l'autre, mais vous pouvez généralement trouver la fonctionnalité en recherchant dans la documentation d'aide le mot «bon».
- Les bons de paiement se présentent sous différentes formes. Les scripts ou les billets que vous utilisez lors d'une foire locale sont une forme de bon de paiement, représentant l'argent payé au comptoir d'entrée et dépensé aux jeux et aux concessions.
- Comprenez les lois régissant les bons de paiement dans votre région. Bien que la plupart des groupes privés soient autorisés à les utiliser pour des questions internes, il peut y avoir des restrictions si vous sortez de votre organisation.
- Ordinateur avec logiciel de productivité
- Imprimante couleur
- Papier couleur
- Clipart ou autres graphiques
- Marqueur permanent
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Questions et réponses
- Les étapes et les procédures sont-elles les mêmes?Non. «Procédure» fait généralement référence à toute la série d'actions, dans un certain ordre, nécessaires pour atteindre votre objectif. Une étape est l'une de ces actions.
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