Comment organiser une collecte de fonds?

Vous pouvez choisir d'organiser une course de 5 km pour votre collecte de fonds pour la recherche — Par exemple, vous pouvez choisir d'organiser une course de 5 km pour votre collecte de fonds pour la recherche sur le cancer.

Organiser une collecte de fonds réussie peut être une tâche colossale, en particulier pour un planificateur inexpérimenté. Vous devrez planifier chaque détail de votre événement, constituer une équipe pour vous aider à le réaliser, déterminer vos finances et planifier chaque partie de votre logistique et de votre publicité. Cependant, si vous prenez le temps de passer à travers chacune de ces étapes à l'avance et d'apporter une bonne aide, vous constaterez que la réalisation d'une collecte de fonds peut être un processus gérable. Bien que chaque collecte de fonds soit différente, utilisez les étapes suivantes comme guide général pour vous-même.

Partie 1 sur 5: Planifiez votre événement

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Poser des objectifs. Vos objectifs sont ce que vous espérez atteindre avec votre collecte de fonds. Cela peut sembler évident, mais votre première étape devrait être de répondre exactement à la raison pour laquelle vous faites la collecte de fonds. Faites-vous connaître une cause? Essayez-vous de collecter des fonds pour un certain type de recherche ou de projet? S'agit-il d'une combinaison d'objectifs? Définissez de la manière la plus claire possible ce que vous espérez réaliser avec votre collecte de fonds.
- Par exemple, imaginez que vous souhaitez organiser une collecte de fonds pour collecter des fonds pour la recherche sur le cancer. Il est préférable d'identifier un type spécifique de cancer, de centre de recherche ou d'organisme de bienfaisance auquel vous allez donner de l'argent. Cela peut vous aider à cibler vos efforts à partir de maintenant.
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Identifiez votre public. Décidez qui sera au centre de vos efforts de marketing. Autrement dit, quel groupe de personnes est susceptible de vouloir faire un don à votre cause? Vous pouvez définir votre démographie par âge, sexe, intérêts ou tout autre critère que vous pouvez imaginer. L'important est que vous définissiez clairement qui est ce groupe. Cela vous permettra d'adapter le reste de votre planification et de votre organisation à leurs besoins.
- Votre public cible peut également être des groupes, comme des familles, ou simplement inclure tout le monde.
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Choisissez un type de collecte de fonds. Vous devez d'abord décider dans quelle catégorie générale de collecte de fonds appartiendra la vôtre. Êtes-vous simplement en train de collecter des fonds pour une cause en sollicitant des dons? Ou y aura-t-il un événement avec votre collecte de fonds? Un événement peut être n'importe quoi, d'un dîner à un concert ou à une course. Il existe des options pratiquement illimitées pour le type de collecte de fonds que vous pouvez organiser.
- Le choix d'une collecte de fonds créative et différente améliorera le montant que vous collectez. Les ventes de pâtisseries et les lavages de voitures fonctionnent, mais ne sont pas si originaux. Des collectes de fonds totalement originales attireront plus de monde.
- Un autre type de collecte de fonds à considérer est le financement participatif en ligne via une plate-forme comme Kickstarter ou Indiegogo. Les campagnes sur ces sites Web sont relativement faciles à mettre en place et peuvent vous offrir un moyen simple d'offrir des récompenses pour différents niveaux de dons. En outre, des sites comme Causes et Crowdrise se concentrent spécifiquement sur les campagnes de financement participatif pour les organisations à but non lucratif.
- Votre événement doit être spécifique à votre public. Cela peut également refléter votre propre expérience en tant que collecteur de fonds et la cause que vous soutenez.
- Par exemple, vous pouvez choisir d'organiser une course de 5 km pour votre collecte de fonds pour la recherche sur le cancer. À partir de là, vous pouvez ajouter des éléments créatifs comme en faire une course en anneau ou une course de peinture.
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Identifiez une date limite. Si vous organisez un événement de collecte de fonds, vous aurez une date limite évidente dans la date de l'événement. Cependant, si vous organisez une campagne de financement en ligne ou que vous sollicitez des dons d'une autre manière, vous devrez fixer une date limite. Cela motivera votre équipe et vos donateurs à obtenir des dons rapidement. Cela informera également d'autres efforts, comme l'obtention de récompenses aux donateurs (le cas échéant).
- Envisagez de créer plusieurs délais correspondant à différentes étapes du processus organisationnel. Cela créera un sentiment d'urgence qui aidera votre équipe à se motiver pour atteindre chaque objectif à temps.
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Étudiez d'autres collectes de fonds réussies du même type. Revenez sur les autres collectes de fonds dans votre région. Pensez à où ils ont réussi et à ce qu'ils auraient pu faire différemment. Essayez de demander autour de vous ce que pensent les autres à ce sujet. Faites une liste de ce que vous proposez et utilisez-la pour améliorer la conception de votre propre collecte de fonds.

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Partie 2 sur 5: constituer une équipe

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Cherchez des bénévoles. Travaillez dans votre église, votre lieu de travail ou tout autre groupe communautaire pour trouver des bénévoles pour votre cause. Demandez aux personnes que vous amenez de passer le mot à des amis ou à des membres de votre famille qui, selon eux, pourraient être intéressés à aider. Si vous avez besoin de certaines compétences, comme un comptable ou un annonceur, envisagez de demander autour de vous des personnes connues pour avoir ces compétences.

CONSEIL D'EXPERT

Recherchez des démarreurs autonomes. Selon Direct Relief, une organisation d'aide humanitaire, vous devriez essayer de trouver des volontaires qui sont enthousiastes à l'idée de faire le travail eux-mêmes. «Nous avons trouvé le plus de succès lorsque nous trouvons des bénévoles engagés qui sont prêts à prendre sur eux de courir avec leurs idées. Nous organisons un événement tous les deux ans qu'un groupe organise pour nous, et il y a beaucoup de choses à faire. Mais cela le fait que ce soit un groupe extérieur qui met cela en place signifie que Direct Relief peut en bénéficier sans avoir à investir des ressources qui pourraient être utilisées ailleurs. "
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Autorité de déléguation. Pour les collectes de fonds importantes ou plus complexes, il peut vous être presque impossible de prendre toutes les décisions vous-même. Pour cette raison, vous devez répartir vos responsabilités entre un groupe central de membres de confiance de l'équipe. Par exemple, pensez à demander à quelqu'un de bon avec de l'argent de s'occuper des finances de la collecte de fonds. Une autre personne pourrait être en charge des efforts de promotion. Pour de nombreux segments de la collecte de fonds, vous aurez peut-être besoin d'un responsable afin de pouvoir coordonner la collecte de fonds dans son ensemble sans vous concentrer sur les moindres détails.
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Répartissez les tâches. Répartissez les tâches entre différents volontaires ou groupes de volontaires. Cela augmentera non seulement les chances de succès de votre collecte de fonds, mais vous soulagera également une partie de la pression lorsque vous déléguerez des tâches complexes à des bénévoles qualifiés. Assurez-vous simplement que vous avez une structure en place pour que ces différents groupes se coordonnent les uns avec les autres. Pour ce faire, vous voudrez peut-être organiser des réunions régulières de toute l'équipe de collecte de fonds.
- Formez un comité pour vous assurer que toute la planification et la collecte des documents sont accomplies.
- Par exemple, pour votre 5 km caritatif, vous voudrez peut-être avoir un groupe responsable des rafraîchissements après la course et un autre pour la mise en place du parcours. Ces deux groupes devraient communiquer pour s'assurer qu'il y a suffisamment de place à la ligne d'arrivée pour les rafraîchissements.
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Pensez aux autres professionnels dont vous aurez besoin sur place. Pour certains types d'événements de collecte de fonds, vous aurez besoin d'autres professionnels présents pour vous assurer que vos événements se déroulent sans heurts. Par exemple, un concert aurait besoin de techniciens du son et de l'éclairage. Alternativement, une course de 5 km nécessiterait la présence de professionnels de la santé au cas où l'un des coureurs serait blessé. Pensez à vos besoins pour ces personnes et intégrez le coût de leur mise en place dans votre budget.

Imaginez que vous souhaitez organiser une collecte de fonds pour collecter des fonds pour la recherche — Par exemple, imaginez que vous souhaitez organiser une collecte de fonds pour collecter des fonds pour la recherche sur le cancer.

Partie 3 sur 5: Déterminer vos finances

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Définissez votre objectif de collecte de fonds. Votre objectif de collecte de fonds peut être un montant très subjectif, après tout, il est facile de penser simplement: «Je veux amasser autant que possible». Cependant, vous devez vous fixer un objectif élevé mais réalisable. Pensez à des événements similaires dans votre région du passé et analysez combien ils ont soulevé. Ensuite, fixez votre objectif un peu plus haut.
- Dans certains cas, un objectif clair peut être défini. Par exemple, si vous collectez des fonds pour construire une école, vous devriez avoir une estimation des coûts pour le faire et construire votre objectif à partir de là.
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Pensez au coût. Si vous décidez d'en faire un événement de financement public, pensez au coût, au parrainage et à la participation. Un exemple serait un lave-auto, qui est une collecte de fonds très courante pour les groupes de jeunes et les clubs. Le coût comprendrait du savon, des débarbouillettes et l'utilisation d'une installation pour organiser l'événement.
- Si vous organisez un événement coûteux, vous aurez besoin de billets tout aussi chers pour couvrir le coût.
- Vous pouvez revenir sur vos dons, mais pas sur vos dépenses. Soyez économe dans votre planification.
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Solliciter des sponsors. Les sponsors peuvent fournir des lieux, des rafraîchissements, des produits, des services gratuits ou de l'argent pour aider votre collecte de fonds. Cependant, pour obtenir ces sponsors, vous devrez les convaincre que votre collecte de fonds sera couronnée de succès et que votre cause est digne de leurs efforts. Pensez aux entreprises locales qui partagent vos valeurs et pourraient être disposées à soutenir votre collecte de fonds. Ensuite, contactez-les par téléphone ou en personne et faites votre cas.
- Vous pourrez peut-être également profiter des contacts au sein de votre équipe pour obtenir le soutien des entreprises. Organisez une réunion de brainstorming avec eux pour trouver des sponsors potentiels.
- Pensez à avoir des niveaux de sponsor (or, argent, etc.) qui reflètent le degré d'implication des sponsors. Ils peuvent être disposés à payer plus pour avoir de meilleurs emplacements de leur logo autour de l'événement.
- Par exemple, votre organisme de bienfaisance 5k pourrait essayer de contracter des organismes de bienfaisance locaux, des hôpitaux et des magasins d'athlétisme dans la ville. Ces organisations partagent un intérêt commun avec votre cause et les personnes qui assisteront à votre événement.
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Déterminez comment vous accepterez de l'argent. Lorsque vous commencerez à accepter des dons, vous aurez besoin d'un moyen d'organiser et de stocker cet argent. Pour les transactions physiques (en espèces ou par chèque), vous aurez besoin d'un compte bancaire caritatif pour stocker l'argent pendant qu'il s'accumule. De plus, vous pouvez utiliser le compte bancaire pour accepter les virements bancaires des donateurs.
- Pour les dons en ligne, vous devrez mettre en place un moyen d'accepter de l'argent par voie électronique. Cela peut être fait via PayPal ou via l'utilisation d'un site de financement participatif comme Kickstarter ou Indiegogo.

Partie 4 sur 5: planification de la logistique

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Choisissez une heure et une date pour l'événement. Les lavages de voitures, les barbecues et les ventes de garage sont plus rentables et agréables par beau temps, mais ils peuvent ne pas convenir au milieu de l'hiver ou au milieu de l'été dans des endroits très chauds. La fréquentation sera plus élevée le samedi, mais regardez le calendrier de la communauté pour vous assurer qu'aucun autre événement n'est prévu pour le jour que vous choisissez et qui occupera les gens à faire autre chose pendant que vous organisez votre collecte de fonds.
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Trouvez un bon emplacement. De nombreux commerces de détail permettent à différents groupes d'utiliser leurs locaux pour des lavages de voitures, des ventes de pâtisseries et d'autres activités de collecte de fonds s'ils sont compatibles avec leurs valeurs et qu'ils soutiennent ce pour quoi vous travaillez. Pour d'autres types d'événements, comme des concerts ou des carnavals, assurez-vous de disposer de suffisamment d'espace pour organiser votre événement.
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Créez des horaires. Créez un calendrier pour le jour de la collecte de fonds, chaque événement individuel ayant son propre début et sa fin bien définis. En outre, vous devez également créer un calendrier pour l'exécution des tâches jusqu'à la date de l'événement. Par exemple, choisissez un jour où vous souhaitez accueillir vos sponsors et une date ultérieure pour l'impression des bannières de parrainage.
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Planifiez le suivi. Ce à quoi le suivi se réfère dépendra de la nature de votre collecte de fonds. Pour une collecte de fonds purement basée sur les dons, votre suivi serait de contacter personnellement les donateurs pour les remercier. Pour un événement, en revanche, vous devrez spécifier qui restera par la suite pour aider à nettoyer.

La meilleure façon d'organiser une collecte de fonds est de commencer par choisir le type de collecte de fonds que vous souhaitez organiser; cela peut être une vente aux enchères, un marathon ou même un concert!

Partie 5 sur 5: faire passer le mot

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Utilisez Internet. Internet est la meilleure ressource pour atteindre de grands groupes de personnes à faible coût. Pour commencer, chaque collecte de fonds doit avoir une page Facebook remplie d'informations pertinentes et mise à jour régulièrement. Ensuite, vous pouvez utiliser Twitter ou Instagram pour faire passer le mot et vous connecter avec des donateurs potentiels. Pour des collectes de fonds plus avancées, envisagez de créer un site Web qui comprend un lien de don.
- Vous pourrez peut-être obtenir l'aide d'un concepteur de site Web local à un prix inférieur s'il croit en votre cause. Cela vous permettra d'avoir un site Web professionnel sans frais.
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Afficher. Cela peut signifier placer des panneaux dans la ville et sur les babillards communautaires, diffuser des informations par le bouche à oreille ou parler aux médias de radiodiffusion pour voir quel type de publicité ils proposent. De nombreuses stations de radio et chaînes de télévision locales ont des babillards communautaires et des messages d'intérêt public pour les groupes à but non lucratif.
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Obtenez de l'aide d'entreprises et d'organisations locales. Demandez aux sponsors et à d'autres entreprises locales de vous aider à faire passer le mot en achetant certains de vos billets ou en affichant une affiche pour votre événement dans leur boutique. D'autres entreprises peuvent être en mesure de vous aider par d'autres moyens; vous ne saurez pas comment faire avant de demander.
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Demandez l'aide de votre équipe. Votre équipe peut être une excellente ressource pour faire passer le mot. Dites-leur de parler de la collecte de fonds dans la mesure du possible et faites un effort pour informer leurs amis de l'événement. En outre, ils peuvent envoyer un e - mail à des connaissances lointaines susceptibles d'être intéressées et publier des informations sur la collecte de fonds sur les réseaux sociaux. N'importe quelle manière qu'ils peuvent faire passer le mot ne fera qu'aider votre cause.

Mises en garde

Les ventes de pâtisseries et les plats cuisinés doivent être gérés de manière à ce que les aliments soient sûrs et manipulés correctement.
Assurez-vous de ne pas enfreindre les lois locales avec vos efforts.
Si vos efforts impliquent des ventes à domicile, voyagez en équipe pour votre sécurité.

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