Comment demander aux employés de répondre à un sondage?
Si vous devez demander à vos employés de répondre à une enquête, préparez-les en leur envoyant un e-mail quelques semaines à l'avance. Une fois que vous êtes prêt à envoyer le sondage, ajoutez-y un mémo qui présente toutes les informations clés. Par exemple, expliquez à vos employés pourquoi vous menez l'enquête et comment les résultats seront éventuellement utilisés. Assurez-vous de les rassurer que leurs réponses sont confidentielles. De cette façon, plus de personnes sont susceptibles de répondre à l'enquête. Vous devez également donner à vos employés une date limite et un lieu confidentiel pour déposer leurs réponses, comme la salle de repos des employés. Pour obtenir de l'aide supplémentaire, par exemple comment créer une enquête que vos employés sont plus susceptibles de répondre, lisez la suite!
Pour obtenir de l'aide supplémentaire, par exemple comment créer une enquête que vos employés sont plus susceptibles de répondre, lisez la suite!
Les sondages auprès des employés sont un excellent moyen d'évaluer la satisfaction des employés ou d'avoir une idée de la façon dont vous pouvez améliorer votre entreprise, mais ils ne fonctionnent que si vos employés les complètent! En donnant à vos employés toutes les informations clés sur le sondage, il est plus probable qu'ils le remplissent. La création d'enquêtes papier pouvant être soumises dans des espaces semi-publics peut aider vos employés à se sentir plus anonymes, ce qui augmente la probabilité qu'ils transforment leurs enquêtes. La façon dont vous rédigez l'enquête est également importante.
Partie 1 sur 3: inviter les employés à participer à l'enquête
- 1Faites savoir à vos employés que l'enquête est à venir. Envoyez à vos employés quelques courriels dans les semaines précédant l'envoi du sondage. S'ils savent que cela arrive, cela sera déjà dans leur esprit quand il arrivera réellement. Cela peut augmenter la probabilité qu'ils répondent à l'enquête.
- 2Rédigez un mémo contenant des informations clés sur l'enquête. Une fois que vous êtes prêt à envoyer le sondage, ajoutez-y un mémo. Le mémo doit inclure toutes les informations clés sur l'enquête.
- Dites à vos employés ce qui se passe et pourquoi. Par exemple, vous pouvez dire quelque chose d'aussi simple que "Nous menons une enquête auprès des employés pour évaluer la satisfaction des employés après notre fusion d'entreprises".
- Assurez-vous de rassurer vos employés que l'enquête est confidentielle.
- Dites à vos employés comment vous utiliserez les résultats. Par exemple, vous pouvez dire "Nous utiliserons vos réponses pour réorganiser la façon dont vous travaillez avec vos superviseurs."
- Donnez à vos employés une date limite et indiquez-leur où remettre leurs sondages. Assurez-vous de mettre en place un lieu confidentiel pour remettre leurs sondages. Un espace commun est préférable, comme une salle de repos ou près de l'horloge.
- 3Dites à vos employés combien de temps cela prendra. Si les employés savent à l'avance combien de temps le sondage prendra, ils sont plus susceptibles de prévoir le temps de le remplir. Si vous ne leur donnez aucune indication sur le temps qu'ils doivent dépenser, ils ignoreront probablement l'enquête.
- Assurez-vous de dire à vos employés qu'ils peuvent répondre à leurs sondages à l'heure de l'entreprise. Ils seront plus susceptibles de le terminer s'ils savent qu'ils peuvent prendre du temps pour le faire au travail que s'ils doivent le ramener à la maison.
En donnant à vos employés toutes les informations clés sur le sondage, il est plus probable qu'ils le remplissent. - 4Demandez au leader le mieux classé possible de signer le mémo. Si l'invitation à participer à l'enquête provient directement d'un dirigeant de haut rang, les employés sont plus susceptibles de se sentir écoutés et donc plus susceptibles de participer.
Partie 2 sur 3: administrer l'enquête
- 1Donnez des sondages sur papier. Les enquêtes informatisées sont plus faciles à collecter, mais les employés savent également qu'il existe des moyens de suivre leurs réponses (même si vous ne le faites pas). Permettre à vos employés de remplir des sondages sur papier leur donnera le sentiment que leurs réponses sont plus susceptibles d'être anonymes.
- 2Incluez les sondages avec le mémo d'invitation. Si vous incluez le sondage (et une enveloppe vierge pour le retourner) avec le mémo d'invitation, les employés n'ont pas à se soucier d'en demander un ou d'en prendre un à un endroit où tout le monde peut les voir. Cela augmente leur sentiment d'anonymat et vous permet de garder leurs réponses confidentielles.
- 3Créez un lieu anonyme pour envoyer les sondages. Si vous demandez aux employés de donner leurs sondages remplis à une personne au sein de l'entreprise, ils sont moins susceptibles de les rendre. Ils peuvent craindre que la personne qui recueille les sondages ne regarde leurs réponses ou ne sache quelle enquête est la leur. Au lieu de cela, configurez une boîte de collecte verrouillée où les employés peuvent déposer les sondages remplis.
Si les employés savent à l'avance combien de temps le sondage prendra, ils sont plus susceptibles de prévoir le temps de le remplir. - 4Offrez des incitatifs pour répondre au sondage. Les incitations de groupe à répondre aux sondages peuvent contribuer à augmenter le taux de réponse. Par exemple, vous pouvez offrir un déjeuner au bureau au département ayant le taux de réponse le plus élevé. Si votre entreprise est petite, comptez sur des incitations individuelles.
Partie 3 sur 3: créer votre enquête
- 1Fiez-vous à des questions à l'échelle. Les questions à l'échelle présentent une opinion, un fait ou une situation, puis demandent aux répondants d'évaluer la véracité ou la vraisemblance de cette situation. Les employés sont plus susceptibles de répondre à ce type de questions, car ils n'ont qu'à remplir une bulle, qu'aux questions ouvertes où ils doivent écrire une réponse.
- Par exemple, vous pouvez poser des questions telles que «Mon superviseur résout rapidement le conflit client», puis proposer des réponses à l'échelle. Donnez-leur 5 bulles sur une ligne horizontale, et placez «Pas du tout d'accord» au-dessus de la bulle tout le chemin vers la gauche et «Tout à fait d'accord» au-dessus de la bulle tout le chemin vers la droite.
- 2Rédigez un sondage qui prend moins de 20 minutes. Si votre enquête est trop longue, vos employés sont susceptibles d'abandonner à mi-parcours et de ne jamais la rendre. L'enquête ne devrait prendre qu'environ 20 minutes, ce qui signifierait entre 50 et 75 questions à l'échelle.
Si vous devez demander à vos employés de répondre à une enquête, préparez-les en leur envoyant un e-mail quelques semaines à l'avance. - 3Formulez certaines questions de manière négative. Si vous posez trop de questions qui semblent suggérer que vous cherchez une réponse positive, les employés peuvent arrêter l'enquête. La formulation négative d'environ un tiers de vos questions d'enquête peut empêcher cela.
- Par exemple, au lieu de formuler une question qui dit: «Nous faisons un bon travail de résolution des conflits dans mon ministère», dites-la de façon à ce qu'elle dise: «Nous faisons un mauvais travail de résolution des conflits dans mon ministère».
- 4Placez des questions sur les données démographiques à la fin de l'enquête. L'anonymat est l'un des facteurs les plus importants pour amener les employés à répondre aux sondages. Si vous posez des questions démographiques à l'avance, les employés peuvent avoir l'impression que cela révélera qui ils sont et ils seront moins susceptibles de répondre au reste de l'enquête.
- Si vous devez poser des questions démographiques, limitez le nombre que vous en incluez. Trois est le plus absolu que vous devriez utiliser.
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