Comment rédiger un rapport d'incident?

Comment pourrais-je rédiger un rapport d'incident sur la découverte d'un patient agenouillé ou observé comme agenouillé sur le sol?

Si vous êtes un agent de sécurité ou un agent de police déployé sur les lieux d'un incident, rédiger un rapport détaillé et précis est un élément important pour bien faire votre travail. Un bon rapport d'incident donne un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé sans passer sous silence des informations peu recommandables ou omettre des faits importants. Il est essentiel de suivre le protocole approprié, de décrire clairement l'incident et de soumettre un rapport soigné.

Partie 1 sur 3: protocole suivant

1
Obtenez les formulaires appropriés de votre établissement. Chaque institution a mis en place un protocole différent pour traiter un incident et déposer un rapport.
- Suivez les instructions qui accompagnent les formulaires. Chaque organisation utilise un format différent, alors faites attention aux directives.
- Dans certains cas, vous êtes responsable de remplir un formulaire émis par votre institution. Dans d'autres cas, il vous sera demandé de taper ou de rédiger vous-même le rapport.
Astuce: Si possible, rédigez votre rédaction à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. Il aura l'air plus soigné et vous pourrez utiliser la vérification orthographique pour le peaufiner lorsque vous aurez terminé. Si vous rédigez votre rapport à la main, imprimez clairement au lieu d'utiliser la cursive. Ne laissez pas les gens deviner si vos 7 sont réellement des 1.
2
Fournissez les faits de base. Il se peut que votre formulaire comporte des espaces vierges à remplir avec des informations sur l'incident. Sinon, commencez le rapport par une phrase énonçant clairement les informations de base suivantes:
- L'heure, la date et le lieu de l'incident (soyez précis; écrivez l'adresse postale exacte, etc.).
- Votre nom et numéro d'identification.
- Noms des autres membres de votre organisation qui étaient présents
3
Incluez une ligne sur la nature générale de l'incident. Décrivez ce qui vous a amené sur les lieux de l'incident. Si vous avez reçu un appel, décrivez-le et notez l'heure à laquelle vous l'avez reçu. Écrivez une phrase objective et factuelle décrivant ce qui s'est passé.
- Par exemple, vous pourriez écrire que vous avez été appelé à une certaine adresse après qu'une personne a été signalée comme ivre et désordonnée.
- Notez que vous ne devez pas écrire ce que vous pensez avoir pu arriver. Tenez-vous en aux faits et soyez objectif.
Comment conclure un rapport d'incident?
4

Démarrez le rapport dès que possible. Écrivez-le le même jour que l'incident si possible. Si vous attendez un jour ou deux, votre mémoire commencera à devenir un peu floue. Vous devez noter les faits de base dont vous devez vous souvenir dès que l'incident se produit. Rédigez votre rapport dans les 24 premières heures qui suivent.

Partie 2 sur 3: décrire ce qui s'est passé

1
Rédigez un récit à la première personne racontant ce qui s'est passé. Écrivez un récit chronologique de ce qui s'est passé exactement lorsque vous vous êtes rendu sur les lieux.
- Utilisez les noms complets de chaque personne incluse dans le rapport. Identifiez toutes les personnes la première fois qu'elles sont citées dans votre rapport en énumérant: prénom, deuxième prénom et nom de famille; date de naissance, race, sexe et référence un numéro d'identification émis par le gouvernement. Dans les phrases suivantes, vous pouvez ensuite vous y référer en utilisant uniquement leur prénom et leur nom: "Doe, John" ou "John Doe". Commencez un nouveau paragraphe pour décrire les actions de chaque personne séparément. Répondez au qui, quoi, quand, où et pourquoi de ce qui s'est passé.
- Par exemple, lorsque le policier mentionné ci-dessus arrive à la résidence où il a reçu l'appel, il pourrait dire: "À son arrivée, le policier a observé un homme blanc, maintenant connu sous le nom de Doe, John Edwin; date de naissance: 035998; permis de conduire californien 00789142536, criant et hurlant après une femme blanche, connue sous le nom de Doe, Jane, sur la pelouse de l'endroit ci-dessus (adresse donnée plus tôt). L'agent a séparé les deux parties impliquées et a mené des entretiens sur le terrain. M.. John Doe qu'il était rentré du travail et a découvert que le dîner n'était pas fait pour lui. Il a ensuite déclaré qu'il était en colère contre sa femme Mme Jane Doe pour ne pas avoir préparé le dîner pour lui. "
- Si possible, assurez-vous d'inclure des citations directes de témoins et d'autres personnes impliquées dans l'incident. Par exemple, dans le scénario ci-dessus, l'officier pourrait écrire: «Jane m'a dit:«Johnny était en colère parce que je n'avais pas dîné prêt à l'heure».
- Incluez une description précise de votre propre rôle au cours de ce qui s'est passé. Si vous deviez utiliser la force physique pour détenir quelqu'un, ne le négligez pas. Indiquez comment vous avez géré la situation et ses conséquences.
2
Soyez minutieux. Écrivez autant que vous vous en souvenez - plus il y a de détails, mieux c'est. Ne laissez pas la place aux personnes qui lisent le rapport d'interpréter quelque chose de la mauvaise manière. Ne vous inquiétez pas du fait que votre rapport soit trop long ou trop verbeux. L'important est de rapporter une image complète de ce qui s'est passé.
- Par exemple, au lieu de dire «quand je suis arrivé, son visage était rouge», on pourrait dire: «quand je suis arrivé, il criait, à bout de souffle, et son visage était rouge de colère». Le deuxième exemple est meilleur que le premier car il y a plusieurs raisons pour lesquelles le visage d'une personne est rouge, pas seulement parce qu'il est en colère.
- Ou, au lieu de dire "après mon arrivée sur les lieux, il a chargé vers moi", vous devriez dire "quand je suis arrivé sur les lieux, j'ai exigé que les deux parties arrêtent de se battre. Après avoir repris son souffle et m'avoir regardé, il s'est mis à courir rapidement vers moi et leva la main comme s'il était sur le point de me frapper. "
3
Soit précis. N'écrivez pas dans le rapport quelque chose dont vous n'êtes pas sûr qu'il s'est réellement produit. Signalez le ouï-dire comme du ouï-dire et non comme un fait.
- Par exemple, si un témoin vous dit qu'il a vu quelqu'un sauter par-dessus une clôture et s'enfuir, indiquez clairement que votre rapport d'incident était basé sur un témoignage de témoin; ce n'est pas encore un fait avéré.
- De plus, si vous rapportez ce que le témoin vous a dit, vous devez noter tout ce dont vous vous souvenez sur le comportement du témoin. Si leur déclaration suscite une controverse plus tard, votre rapport peut s'avérer utile. Par exemple, il serait utile de savoir qu'un témoin a semblé excité en vous racontant ce qui s'est passé, ou s'il a semblé très calme et impartial.
Un bon rapport d'incident donne un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé sans passer sous silence des informations peu recommandables ou omettre des faits importants.
4
Être clair. N'utilisez pas un langage fleuri et déroutant pour décrire ce qui s'est passé. Votre écriture doit être claire et concise. Utilisez des phrases courtes, précises et axées sur les faits qui ne laissent pas de place à l'interprétation.
- Gardez votre écriture claire et concise.
- De plus, n'utilisez pas de termes juridiques ou techniques: par exemple, dites «véhicule personnel» au lieu de «PDV» (véhicule personnel) et «scène du crime» au lieu du code numéroté typique que la police utilise généralement pour informer les autres de leur arrivée.
- Utilisez des phrases courtes et précises qui mettent l'accent sur les faits et qui ne laissent pas de place à l'interprétation. Au lieu d'écrire "Je pense que le suspect voulait se venger de sa femme, parce qu'il semblait avoir de mauvaises intentions quand il s'est approché d'elle et l'a attrapée", écrivez "Le suspect [insérer le nom] s'est dirigé vers sa femme [nom] et l'a attrapée avec force par le poignet. "
5

Être honnête. Même si vous n'êtes pas fier de la façon dont vous avez géré la situation, il est impératif que vous rédigiez un compte rendu honnête. Si vous écrivez quelque chose de faux, cela peut finir par refaire surface plus tard, mettre votre travail en péril et causer des problèmes aux personnes impliquées dans l'incident. Préservez votre intégrité et celle de l'institution que vous représentez en disant la vérité.

Partie 3 sur 3: peaufiner le rapport

1
Vérifiez les faits de base. Assurez-vous que les informations de base (orthographe des noms, dates, heures et adresses, numéros de plaque d'immatriculation, etc.) correspondent à celles que vous avez répertoriées dans votre rapport.
- N'essayez pas de vous assurer que les déclarations de votre rapport correspondent à celles de vos collègues. Les rapports déposés individuellement garantissent que plus d'un récit d'un incident survit. Les rapports d'incident peuvent apparaître plus tard devant un tribunal. Si vous modifiez les faits de votre rapport pour qu'ils correspondent à ceux d'un autre, vous pouvez être pénalisé.
Si vous avez besoin de rédiger un rapport d'incident, commencez à noter les faits de base dont vous devez vous souvenir le plus tôt possible, afin de ne pas oublier les détails.
2
Modifiez et relisez votre rapport. Lisez-le pour vous assurer qu'il est cohérent et facile à comprendre. Assurez-vous de ne laisser aucune information qui aurait dû être incluse. Recherchez des lacunes évidentes dans le récit que vous pourriez avoir besoin de combler.
- Vérifiez-le une fois de plus pour les erreurs d'orthographe et de grammaire.
- Supprimez tous les mots qui pourraient être considérés comme subjectifs ou jugés, comme les mots décrivant des sentiments et des émotions.
3

Soumettez votre rapport d'incident. Renseignez-vous sur le nom de la personne ou du service à qui votre rapport doit être envoyé. Dans la mesure du possible, soumettez un rapport d'incident en personne et rendez-vous disponible pour répondre à d'autres questions ou fournir des éclaircissements. Dans les situations où un rapport d'incident doit être envoyé par la poste ou par courrier électronique, effectuez un suivi par un appel téléphonique dans un délai de 10 jours pour vous assurer que votre rapport a été reçu.

Lisez aussi: Comment déposer une accusation de harcèlement?

Comment rédiger un rapport d'incident?

Pas

Partie 1 sur 3: protocole suivant

Partie 2 sur 3: décrire ce qui s'est passé

Partie 3 sur 3: peaufiner le rapport

Questions et réponses

Les commentaires (17)

Lisez aussi: